طريقة اضافة وادارة اوامر الشراء

يُستخدم قسم اوامر الشراء لتنظيم طلبات شراء المخزون، سواء كان الطلب:

• من مدير الفرع إلى الإدارة

• أو من الإدارة مباشرة إلى المورد

وهو حلقة الربط الأساسية بين:
الطلب → الموافقة → الفاتورة → زيادة المخزون

متى أستخدم أوامر الشراء؟

تستخدم أوامر الشراء في الحالات التالية:

• عند نقص المخزون في أحد الفروع

• عند طلب بضاعة جديدة من المورد

• عند الرغبة في توثيق عملية الشراء قبل استلامها

• لضمان عدم زيادة المخزون إلا بعد موافقة رسمية

أولاً: الوصول إلى أوامر الشراء

المسار داخل النظام:

القائمة الجانبية
→ المحاسبة
→ أوامر الشراء

بعد الدخول:

• اختر الفرع من أعلى الصفحة لعرض أو إنشاء أوامر الشراء الخاصة به

ثانياً: إنشاء أمر شراء جديد

خطوات إنشاء الطلب

1. اضغط زر + طلب جديد أعلى الصفحة

2. اضغط إضافة عنصر

3. اختر المكون المطلوب
   (مثال: لحم)

4. حدد الكمية المطلوبة
   (مثال: 5 كيلو)

5. كرر الخطوة إذا كان الطلب يحتوي على أكثر من عنصر

6. اضغط إنشاء الطلب

حالة الطلب بعد الإنشاء

• سيظهر الطلب مباشرة بحالة: قيد الانتظار (Pending)

• هذا يعني أن الطلب لم يتم اعتماده أو استلامه بعد

ثالثاً: مراجعة الطلب والموافقة عليه

هذه الخطوة يقوم بها:

• المستخدم بصلاحية Admin

• أو المسؤول المخوّل بالموافقة

خطوات الموافقة

1. يدخل المسؤول إلى أوامر الشراء

2. يحدد الفرع

3. يعرض جميع أوامر الشراء الخاصة به

4. يضغط عرض على أمر الشراء

5. يراجع:

   • العناصر

   • الكميات

6. يختار:

   • موافقة

   • أو رفض

رابعاً: تحويل أمر الشراء إلى فاتورة مشتريات

بعد الموافقة

عند الضغط على موافقة:

• سيظهر سؤال من النظام:
  هل تريد إنشاء فاتورة مشتريات؟

اختر:
نعم – إنشاء فاتورة (Yes, Generate Invoice)

خامساً: تأكيد أسعار الشراء

قبل إنشاء الفاتورة:

• قد يطلب منك النظام تأكيد سعر الشراء

• لأن سعر السوق قد يختلف عن السعر السابق

الخطوات:

• اضغط تعديل بجانب اسم العنصر

• أدخل سعر الشراء الجديد

• احفظ التعديل

⚠️ هذا السعر:

• يُستخدم في حساب تكلفة المخزون

• ويؤثر مباشرة على الأرباح لاحقًا

سادساً: استلام المخزون

بعد إنشاء فاتورة المشتريات:

• سيظهر بجانب رقم أمر الشراء زر استلام (Receive)

لحظة الاستلام

عند الضغط على استلام:

• يقوم النظام فورًا بزيادة المخزون

• مثال:

  • كان المخزون = 20 كيلو

  • تم استلام = 5 كيلو

  • يصبح المخزون = 25 كيلو

✔️ هذه الخطوة هي الوحيدة التي تزيد المخزون فعليًا

سابعاً: عرض أوامر الشراء في الصفحة

في صفحة أوامر الشراء، وبعد اختيار الفرع، ستظهر جميع الطلبات مع البيانات التالية:

• تاريخ ووقت الطلب

• من قام بإنشاء الطلب

• حالة الطلب (بانتظار / معتمد / مرفوض)

• حالة الاستلام

• من قام بالاستلام

يساعدك ذلك على:

• متابعة الطلبات المفتوحة

• معرفة ما تم استلامه وما لم يُستلم

• تتبع المسؤوليات بدقة

ملاحظات مهمة جداً

• إنشاء أمر شراء لا يزيد المخزون

• الموافقة وحدها لا تزيد المخزون

• المخزون يزيد فقط عند الضغط على استلام

• يمكن تعديل سعر الشراء قبل إنشاء الفاتورة

• أوامر الشراء مرتبطة بالفرع المختار

• الصلاحيات قد تمنع بعض المستخدمين من:

  • الموافقة

  • إنشاء الفاتورة

  • الاستلام

دورة تدريبية: