دليل رفع تذكرة بلاغ الدفع للفريق المالي

خطوات رفع التذكرة:

1. التحقق من معلومات الدفع:

قبل رفع التذكرة، تأكد من توفر المعلومات التالية:

رقم المنشأة المسدد لها.
التحقق تفاصيل الإيصال:
- المبلغ.
- تاريخ الدفع.
- البنك المحول له.
- أي ملاحظات إضافية بحال وجود أخطاء أو معلومات غير واضحة.
بعد التحقق من المعلومات يتم الرد على العميل :

" نود إخبارك أنه تم رفع الإيصال للفريق المختص , وذلك لإكمال الاجراءات اللازمة , نشكر لك تفهمك ونسعد دوماً بخدمتك "

2. رفع التذكرة في HubSpot:

الخطوة الأولى: البحث عن العميل أو الشركة

اضغط على اسم الشركة أو استخدم شريط البحث للوصول إليها.

الخطوة الثانية: إضافة تذكرة جديدة

اذهب إلى خانة Tickets واضغط على + لإنشاء تذكرة جديدة.
قم بتعبئة البيانات كما يلي:

الحقل	البيانات المطلوبة
Ticket Name	(نوع الاشتراك ( شهري , سنوي ) , نوع الباقة - ID)
Pipeline	Activation Workflow
Ticket Status	New
Ticket Description	تفاصيل المبلغ مثل: "شهرين قيود بلان"
Source	اختر طريقة التواصل: Chat, Call, أو Email
Ticket Owner	لا تعدل، اسم الموظف الذي رفع التذكرة يتم إضافته تلقائياً
Associate Records	أدخل إيميل المستخدم المتواصل معك بالشات
Contact - Association Label	No Label
Companies - Association Label	تأكد من أن اسم الشركة صحيح

اضغط على Create لإنشاء التذكرة.

الخطوة الثالثة: إضافة الملاحظات والمرفقات

إضافة ملاحظة:
- انتقل إلى خانة Note.
- قم بعمل منشن الزملاء :
- يتم إضافة رابط المحادثة بنوت اخر.
إضافة المرفقات:
- انتقل إلى خانة Attachment.
- أرفق إيصال السداد.
ملاحظة مهمة :

بعد اضافة التكيت يجب ان التحقق من ان contact مضاف و company تكون منشأة واحدة فقط وازالة اي منشأة اخرى غير مرتبطة , وكذلك اضافة نوت بمحادثة العميل ,
بعد تفعيل الاشتراك

يتم الرد على العميل بالرد الجاهز الخاص " تفعيل الباقة "
في حال تم تفعيل شهر سماح

يتم الرد على العميل :

" أسعد الله أوقاتك بكل خير أستاذ () نفيدك بأنه تم تفعيل الاشتراك ضمن مهلة السداد المستحقة وما تم سداده للفاتورة المستحقة لتاريخ ( ) الى ( ) , شاكرين لك ثقتك في قيود ومتمنين ان نقدم دائماً الخدمة التي تحوز على رضاك وترقى الى تطلعاتك , كما نسعد بتواصلك معنا في حال كان لديك أي استفسارات او كنت بحاجة الى مساعدة في أي وقت.

ملاحظة : مهلة السداد المستحقة هي مهلة شهر مستحق السداد حتى لا تتعطل الاعمال لديكم ويتوقف الاشتراك . "

ملاحظات:

تأكد من دقة التفاصيل المضافة للتذكرة لضمان سرعة معالجة البلاغ.
استخدم النماذج القياسية المذكورة أعلاه لتوحيد عملية رفع التذاكر.
بلاغ الدفع يشمل : اشتراكات النظام المحاسبي , الرواتب . نقاط البيع , طلب جهاز بعد السداد.
بحال قام فريق المالية بحذف السداد واشعارانا بان وجود اشكالية في الحوالة يتم الطلب من العميل كشف حساب يوضح خصم المبلغ وإرساله للمالية.

مثال لتذكرة مرفوعة بشكل صحيح :

اليك مثال فعلي على التذكرة اضغط هنا.

للمزيد من الاستفسارات: تواصل مع مشرفك المباشر.