دليل رفع تذكرة لمشكلة تقنية للفريق المختص

خطوات رفع التذكرة:

1. التحقق من المعلومات الأساسية:

قبل رفع التذكرة، تأكد من التالي:

رقم المنشأة المتعلق بالمشكلة.
إضافة مستخدم دعم قيود من قبل العميل (إذا لم يتم إضافته، يجب توجيه العميل للقيام بذلك).

2. رفع التذكرة في HubSpot:

الخطوة الأولى: البحث عن العميل أو الشركة

استخدم شريط البحث للوصول إلى اسم الشركة أو العميل.

الخطوة الثانية: إضافة تذكرة جديدة

اذهب إلى خانة Tickets واضغط على + لإضافة تذكرة.
قم بتعبئة البيانات كما يلي:

الحقل	البيانات المطلوبة
Ticket Name	(نوع المشكلة - المديول - رقم المنشأة ) باللغة الانجليزية
	POS app - exist of the app - 12345
Pipeline	Incidents
Incident reasons	يتم اختيار المشكلة من الخيارات الموجودة , ويمكنك اختيار " اخرى " للمشاكل الغير مدرجة
Incident priority	يتم اختيار الاولوية للمشكلة Critical للمشاكل التي لها الأولوية القصوى وتحتاج إلى تدخل عاجل جدًا. مثل: عدم قدرة العميل على الدخول إلى النظام. High للمشاكل التي تعيق عمل المستخدم على النظام وتحتاج إلى أولوية عالية. مثل: عدم قدرة العميل على دخول صفحة الفواتير. عدم القدرة على إنشاء فواتير. Medium للمشاكل التي تحتاج إلى أولوية أقل ولا تعيق عمل المستخدم بشكل كبير، ويوجد بدائل لها إلى حين حلها. مثل: مشاكل بسيطة يمكن تجاوزها لحين إصلاحها. Low للمشاكل التي لها أولوية قليلة ولا تعيق عمل المستخدم على النظام. مثل: أخطاء طفيفة أو تحسينات غير مؤثرة على سير العمل الأساسي
Journey Impact	يتم اختيار تأثير المشكلة على المستخدم 1. User cant work بحال ان المستخدم لا يستطيع العمل على النظام 2. There is a workaround بحال وجود حلول بديلة الى حين الاطلاع على المشكلة 3. minimal affect تأثير طفيف
Effected users	يتم اختيار عدد المستخدمين المتأثرين بالمشكلة
Module	يتم تحديد القسم الذي يواجه به العميل المشكلة مثل : فواتير المبيعات , التقارير
Value Stream	Core Accounting يشمل جميع ما يخص المحاسبة العامة، الميزانية، الرواتب، الأصول، وأوامر التصنيع.• AR/ABيشمل كل ما يتعلق بالفواتير (مبيعات، مشتريات، تحصيل).• Platforms and Capabilitiesيشمل الربط بأنواعه، الدفوعات، الاشتراكات، والتقارير.• POSيشمل نقاط البيع.
Ticket status	Incidents
Ticket Description	وصف المشكلة، مثال: اختلاف بين تقرير الإقرار الضريبي وتقرير المبيعات ( يجب ان يكون الوصف باللغة العربية والانجليزية )
Source	اختر طريقة التواصل: Chat, Call, أو Email
Ticket Owner	لا تعدل، اسم الموظف الذي رفع التذكرة يتم إضافته تلقائياً
Associate Records	أدخل إيميل المستخدم المتواصل معك عبر الشات
Association Label	No Label
Association records	تأكد من اسم الشركة المرتبطة بالتذكرة

اضغط على Create لإنشاء التذكرة.

الخطوة الثالثة: إضافة المرفقات

إضافة مرفقات:
- انتقل إلى خانة Attachment.
- أرفق صور أو مستندات متعلقة بالمشكلة إن وجدت.
إضافة نوت برابط المحادثة

- يتم الدخول الى خانة note وإضافة رابط المحادثة.

ملاحظات:

بعد اضافة التكيت يجب ان التحقق من ان contact مضاف و company تكون منشأة واحدة فقط وازالة اي منشأة اخرى غير مرتبطة , وكذلك اضافة نوت بمحادثة العميل.
يجب أن تكون التفاصيل دقيقة وواضحة لتسريع معالجة المشكلة.
تأكد من تضمين كل المعلومات اللازمة لضمان المتابعة الفعالة.
يجب أن يكون وصف الطلب باللغتين العربية والإنجليزية.

مثال لتذكرة مرفوعة بشكل صحيح :

اليك مثال فعلي على التذكرة اضغط هنا.

للمزيد من الدعم: يمكنك التواصل مع مشرفك المباشر.