اثر الاشعار المدين للمشتريات على المخزون والمورد

أولًا: ما هو الإشعار المدين للمشتريات

الإشعار المدين للمشتريات هو مستند يُستخدم عادةً عند إرجاع بضائع إلى المورد بعد تسجيل فاتورة المشتريات.

عند اعتماد الإشعار، يقوم النظام عادةً بما يلي:

إخراج الكمية المرتجعة من المخزون.
تخفيض قيمة المخزون.
تخفيض صافي المبلغ المستحق للمورد.
إنشاء رصيد دائن لصالح المنشأة لدى المورد.
إتاحة استخدام هذا الرصيد لتسوية فواتير مشتريات لاحقة للمورد نفسه.

مهم: الإشعار المدين في حالة «مسودة» لا يترتب عليه أثر فعلي على المخزون أو الحسابات.

ثانيًا: الفرق بين الاشعار الدائن المسودة والإشعار الموافق عليه ( حالته مستعمل , غير مستعمل )

1. الإشعار في حالة «مسودة» او بانتظار الموافقة

عندما يكون الإشعار المدين للمشتريات مسودة او بانتظار الموافقة :

لا يحمل رقمًا مرجعيًا رسميًا.
لا يؤثر على كمية المخزون.
لا يؤثر على قيمة المخزون.
لا يغير رصيد المورد.
لا ينشئ رصيدًا قابلًا للتخصيص.

2. الاشعار المدين لفاتورة المشتريات بعد الاعتماد

عند اختيار «حفظ وموافقة» أو اعتماد الإشعار:

تتحول حالته إلى «غير مستعمل».
يحصل على رقم مرجعي رسمي.
تخرج الكمية المرتجعة من المخزون.
تنخفض قيمة المخزون.
ينشأ رصيد دائن لصالح المنشأة لدى المورد.
يصبح الرصيد متاحًا للتخصيص أو الإرجاع، حسب الحالة.

ثالثًا: أثر اعتماد الاشعار المدين للمشتريات على المخزون

عند اعتماد إشعار مدين للمشتريات يتضمن إرجاع أصناف إلى المورد:

تنخفض كمية الصنف المرتجع في المخزن.
تنخفض قيمة المخزون بقيمة الإرجاع المسجلة في الإشعار.

مثال رقمي

تم اعتماد إشعار مدين مشتريات بالبيانات التالية:

المنتج: مشمش.
الكمية: 10 قطع.
سعر القطعة: 50 ريالًا.
إجمالي الإشعار: 500 ريال.
الضريبة: 0%.
المخزن: Main.

كمية المشمش في مخزن Main

قبل الاعتماد: 28,715 قطعة.
بعد الاعتماد: 28,705 قطعة.
الفرق: انخفاض بمقدار 10 قطع.

قيمة المخزون في مخزن Main

قبل الاعتماد: 2,274,032.37 ريال.
بعد الاعتماد: 2,273,532.37 ريال.
الفرق: انخفاض بمقدار 500 ريال.

التفسير

بمجرد اعتماد الإشعار:

خرجت 10 قطع من المخزون.
انخفضت قيمة المخزون بمبلغ 500 ريال.
اعتُبرت البضاعة مرتجعة إلى المورد.

أما إذا بقي الإشعار مسودة، فلن يحدث أي تغيير في كمية المخزون أو قيمته.

رابعًا: أثر اعتماد الإشعار المدين للمشتريات على حساب المورد

اعتماد الإشعار المدين يؤدي إلى تخفيض صافي المبلغ المستحق للمورد، لأن المنشأة أصبحت تملك رصيدًا لصالحها لدى المورد.

مثال رقمي

الرصيد الختامي للمورد قبل الاعتماد: 289,331.84 ريال.
الرصيد الختامي للمورد بعد الاعتماد: 288,831.84 ريال.
الفرق: انخفاض بمقدار 500 ريال.

التفسير

انخفض صافي ما على المنشأة للمورد بمبلغ 500 ريال.

وقد يظهر هذا الأثر في «الرصيد الختامي» أو صافي كشف حساب المورد، بينما قد يبقى «إجمالي الفواتير» الظاهر في بطاقة المورد دون تغيير مباشر.

والسبب أن الإشعار المدين:

لا يلغي فاتورة محددة تلقائيًا.
ينشئ رصيدًا مستقلًا لصالح المنشأة.
يمكن استخدام هذا الرصيد لاحقًا لتسوية فواتير أخرى أو طلب استرداده نقدًا.

ويظهر الرصيد المتاح على الإشعار بقيمة 500 ريال في المثال السابق.

خامسًا: حالات الإشعار المدين

1. مسودة

في هذه الحالة:

لا يوجد رقم رسمي.
لا يوجد أثر على المخزون.
لا يوجد أثر محاسبي فعلي.
لا يمكن استخدام الرصيد لأنه لم يُعتمد بعد.

2. غير مستعمل

تظهر هذه الحالة بعد اعتماد الإشعار عندما يكون كامل الرصيد متاحًا ولم يتم استخدامه.

النتائج:

يحصل الإشعار على رقم رسمي.
تخرج البضاعة من المخزون.
ينشأ رصيد دائن لدى المورد.
يصبح الرصيد جاهزًا للتخصيص أو الإرجاع.

3. مستعمل جزئيًا

تظهر عند استخدام جزء من رصيد الإشعار فقط.

مثال:

الرصيد الأصلي: 500 ريال.
المبلغ المستخدم: 300 ريال.
الرصيد المتبقي: 200 ريال.

4. مستعمل

تظهر عند استهلاك كامل الرصيد، سواءً من خلال:

تخصيصه لفاتورة أو أكثر.
أو استخدام خيار «إرجاع أموال» لاسترداد قيمته.

سادسًا: تخصيص رصيد الإشعار لفاتورة مشتريات

الفكرة

بعد اعتماد الإشعار المدين، يصبح للمنشأة رصيد دائن لدى المورد.

يمكن استخدام هذا الرصيد لتسوية فاتورة مشتريات جديدة بدلًا من دفع مبلغ نقدي.

هذه العملية عبارة عن مقاصة محاسبية بين:

رصيد لصالح المنشأة لدى المورد.
مبلغ مستحق على المنشأة للمورد.

ولا ينتج عنها أي حركة على الصندوق أو البنك.

سابعًا: مثال عملي على التخصيص

تم إنشاء فاتورة مشتريات جديدة للمورد نفسه، وتفاصيلها كالتالي:

رقم الفاتورة: Purch5-Jul-26.
المنتج: مشمش.
الكمية: 6 قطع.
سعر القطعة: 50 ريالًا.
إجمالي الفاتورة: 300 ريال.

تم اعتماد الفاتورة، وأصبحت:

الحالة: موافق عليه.
المبلغ المستحق: 300 ريال.

وكان لدى المنشأة إشعار مدين بالبيانات التالية:

الرقم: DBN1-Jul-26.
الرصيد: 500 ريال.
الحالة: غير مستعمل.

خطوات التخصيص

الدخول إلى:
المشتريات > الإشعارات المدينة.
العثور على الإشعار المطلوب.
اختيار:
تخصيص الإشعار المدين.
اختيار الفاتورة المراد تسويتها.
إدخال المبلغ المطلوب تخصيصه.
الضغط على «حفظ».

تم تخصيص مبلغ 300 ريال من رصيد الإشعار للفاتورة.

النتيجة على الفاتورة

قبل التخصيص:

الحالة: موافق عليه.
المبلغ المستحق: 300 ريال.

بعد التخصيص:

الحالة: دفعت.
المبلغ المستحق: صفر ريال.

النتيجة على الإشعار المدين

قبل التخصيص:

الرصيد: 500 ريال.
الحالة: غير مستعمل.

بعد التخصيص:

الرصيد: 200 ريال.
الحالة: مستعمل جزئيًا.

الأثر النقدي

لم يتم إصدار سند صرف.
لم يخرج أي مبلغ من الصندوق أو البنك.
تمت تسوية الفاتورة باستخدام رصيد المرتجع فقط.

ثامنًا: قواعد تخصيص الرصيد متى يمكن تخصيص الرصيد؟

يمكن تخصيص الرصيد بعد اعتماد الإشعار، عندما تكون حالته:

غير مستعمل.
مستعمل جزئيًا، مع وجود رصيد متبقٍ.

هل يجب أن تكون الفاتورة لنفس المورد؟

نعم. لا يمكن استخدام رصيد إشعار مدين لمورد معين لتسوية فاتورة تخص موردًا آخر.

هل يجب تخصيص كامل الرصيد؟

لا. يمكن تخصيص:

كامل الرصيد.
جزء من الرصيد.
مبالغ موزعة على عدة فواتير.

ويجب ألا يتجاوز المبلغ المخصص:

الرصيد المتبقي في الإشعار.
المبلغ المستحق على الفاتورة.

عاشرًا: الفرق بين تخصيص الإشعار المدين وسند مورد

1. تخصيص رصيد الإشعار

لا يخرج نقد من المنشأة.
لا توجد حركة على الصندوق أو البنك.
تتم مقاصة بين رصيد لصالح المنشأة وفاتورة مستحقة.
ينخفض رصيد الإشعار.
ينخفض المبلغ المستحق على الفاتورة.
تتحول الفاتورة إلى «دفعت» أو «دفعت جزئيًا».

2. سند الصرف

يخرج المبلغ فعليًا من الصندوق أو البنك.
ينخفض رصيد النقدية أو الحساب البنكي.
يُستخدم السند لسداد الفاتورة نقدًا.
لا يعتمد على وجود رصيد دائن في إشعار مدين.

تنبيه: التخصيص يغير حالة الإشعار والفاتورة، بينما ينعكس أثر اعتماد الإشعار أساسًا على المخزون وكشف حساب المورد.

الحادي عشر: متى يتم استخدام «إرجاع أموال» بدلًا من التخصيص؟

إذا كانت فاتورة المشتريات قد تم سدادها سابقًا، ثم تم إرجاع البضاعة واستحق للمنشأة استرداد قيمتها نقدًا، فلا يتم تخصيص الإشعار على فاتورة مدفوعة.

في هذه الحالة يتم استخدام خيار:

إرجاع أموال

والهدف منه:

إنشاء سند قبض أو مستند استلام للمبلغ.
تسجيل استلام قيمة المرتجع نقدًا من المورد.
إنهاء رصيد الإشعار.
تحويل حالة الإشعار إلى «مستعمل».

قاعدة مهمة

إذا كان هناك مبلغ مستحق على فاتورة غير مسددة، فاستخدم تخصيص الإشعار المدين.
إذا كانت الفاتورة مسددة والمنشأة ستستلم المبلغ نقدًا، فاستخدم إرجاع أموال.

الثاني عشر: فك التخصيص

يمكن التراجع عن عملية التخصيص من خلال خيار:

فك التخصيص

وعند تنفيذ فك التخصيص:

يعود المبلغ إلى رصيد الإشعار المدين.
يعود المبلغ المستحق إلى الفاتورة.
تتغير حالة الإشعار بحسب الرصيد المتبقي.
قد تعود الفاتورة إلى حالة «موافق عليه» أو «دفعت جزئيًا»، حسب المبلغ المتبقي.

يجب توضيح أن فك التخصيص لا يعني إلغاء اعتماد الإشعار، بل يعني إلغاء استخدام رصيده في الفاتورة.

الثالث عشر: خريطة العلاقة بين المستندات

فاتورة المشتريات تزيد المبلغ المستحق على المنشأة للمورد.

بعد ذلك يمكن تسوية الفاتورة بإحدى الطرق التالية:

سند مورد ، ويترتب عليه خروج نقد من الصندوق أو البنك.
رصيد إشعار مدين، وتتم التسوية من خلال مقاصة محاسبية دون خروج نقد.

أما الإشعار المدين عند اعتماده:

فيُخرج البضاعة من المخزون.
ويخفض قيمة المخزون.
وينشئ رصيدًا دائنًا لصالح المنشأة لدى المورد.
ويُستهلك هذا الرصيد بالتخصيص على فواتير المورد حتى ينفد.
أو تتم تسويته من خلال خيار «إرجاع أموال».