اعدادات فواتير المبيعات
تعريف عام ومسار الوصول
إعدادات فواتير المبيعات هي مجموعة من الخيارات التي تتحكم في السلوك الافتراضي لكل فواتير المبيعات الجديدة في المنشأة (الترقيم، الخصم، الملاحظات، التذكيرات، رمز QR، ضمان حسن التنفيذ، وغيرها).
مسار الوصول: من القائمة الجانبية اليمنى اختر الإعدادات ← الإعدادات العامة، ثم من الأزرار العلوية اضغط على تبويب «إعدادات فواتير المبيعات». الصفحة كلها صفحة واحدة طويلة تحتوي كل أقسام الإعدادات، وزر «إعدادات فواتير المبيعات» ينقلك مباشرةً إلى القسم الخاص بها.
هذا القسم مقسّم إلى أربعة أجزاء فرعية بالترتيب التالي: التفاصيل الرئيسية، ثم الملاحظات، ثم التذكير والإرسال التلقائي، ثم إعدادات أخرى. وفي نهاية القسم يوجد زر «حفظ» واحد يحفظ كل إعدادات فواتير المبيعات دفعةً واحدة، ورابط «تحميل نموذج» (PDF) لعرض شكل الفاتورة، وروابط المصمم.
قاعدة مهمة يجب أن يعرفها العميل: أي تغيير في هذه الإعدادات لا يُطبَّق إلا بعد الضغط على زر «حفظ»، والتغييرات تنعكس على الفواتير الجديدة التي تُنشأ بعد الحفظ، ولا تُعدّل الفواتير القديمة المحفوظة مسبقاً بأثر رجعي (باستثناء ما يُذكر صراحةً).
1. الجزء الأول: «التفاصيل الرئيسية»يضم هذا الجزء خمسة عناصر: مفتاح تفعيل خصم إجمالي للمستند، وحساب خصم المبيعات الافتراضي، ونمط ترقيم الفواتير، ورقم المعرِّف، وابتداء رقم التسلسل.
1.1 تفعيل خصم إجمالي للمستند (مفتاح تشغيل/إيقاف)
هذا المفتاح يحدد ما إذا كان بإمكانك إضافة خصم على إجمالي الفاتورة كاملةً (خصم على مستوى المستند) وليس فقط خصماً على كل بند/منتج على حدة.
- عند التفعيل (تشغيل): تظهر في ملخص إجماليات الفاتورة سطر خصم على مستوى الفاتورة كاملة، فيصبح الملخص يعرض «الإجمالي قبل الخصم» ثم «الخصم» ثم المجموع بعد الخصم. أي يمكنك خصم مبلغ ( غير متاح نسبة ) من إجمالي الفاتورة كلها دفعةً واحدة.
- عند التعطيل (إيقاف): يختفي سطر الخصم الإجمالي من ملخص الفاتورة، ويعرض الملخص «الإجمالي قبل الضريبة» ثم «قيمة الضريبة» ثم «المجموع» فقط بدون خصم إجمالي.
ملاحظة مهمة جداً: هذا الخيار لا يلغي خصم البنود الفردية. يبقى في جدول بنود الفاتورة عمود «الخصم %» الخاص بكل منتج على حدة موجوداً في الحالتين. الفرق فقط في وجود/غياب الخصم على إجمالي الفاتورة.
أفضل ممارسة: فعّله إذا كنت تمنح عملاءك خصومات على قيمة الفاتورة الإجمالية (مثل خصم تسوية أو خصم كمية على الطلب كامل). اتركه معطّلاً إذا كنت تتعامل بالخصومات على مستوى كل صنف فقط لتبسيط شكل الفاتورة.
1.2 حساب خصم المبيعات الافتراضي (قائمة منسدلة)
عند إعطاء خصم في الفاتورة، يحتاج النظام إلى حساب محاسبي يُسجَّل فيه مبلغ الخصم في القيد المحاسبي. هذه القائمة تحدد الحساب الافتراضي الذي يُرحّل إليه الخصم تلقائياً.
القائمة تعرض حسابات المصروفات المتاحة في شجرة الحسابات (مثل : «الخصم المسموح به») ويمكنك تعديله عند الحاجة اثناء انشاء الفاتورة.
أفضل ممارسة: يُنصح باختيار حساب مخصص للخصومات (مثل «خصم مسموح به») بدل حساب تكلفة البضاعة المباعة، حتى تكون تقارير الأرباح والخسائر أدق وتُظهر قيمة الخصومات الممنوحة بشكل منفصل. تغيير هذا الحساب يؤثر على الترحيل المحاسبي للخصم في الفواتير الجديدة.
انعكاسه على النظام: يظهر أثره في القيود المحاسبية الناتجة عن الفواتير، وفي تقرير قائمة الدخل ( الأرباح والخسائر ) حيث يظهر الخصم ضمن الحساب المختار.
1.3 ترقيم فواتير المبيعات (خيار: قابل للتعديل / غير قابل للتعديل)
يحدد هذا الخيار هل يستطيع المستخدم تعديل رقم/مرجع الفاتورة يدوياً وقت الإنشاء أم لا.
- قابل للتعديل (editable): حقل «المرجع» في صفحة إنشاء الفاتورة يكون قابلاً للكتابة والتعديل، فيستطيع المستخدم تغيير الرقم يدوياً.
- غير قابل للتعديل (locked): يُثبَّت الترقيم التلقائي ويصبح حقل المرجع غير قابل للتعديل، فيتولّى النظام توليد الرقم تسلسلياً بشكل إلزامي دون تدخل المستخدم.
أفضل ممارسة: اختر «غير قابل للتعديل» إذا أردت ضمان تسلسل رقمي منتظم لا يعبث به المستخدمون (وهو الأنسب لالتزامات الفاتورة الإلكترونية وترتيب الأرشفة). اختر «قابل للتعديل» فقط إذا كان لديك سبب لإدخال مراجع يدوية مخصصة.
1.4 رقم المعرِّف (Prefix / بادئة الرقم)
هو النص/البادئة التي تسبق الرقم التسلسلي للفاتورة. القيمة هي «INV». مثال: إذا كانت البادئة INV والتسلسل يبدأ من 1، تصبح أول فاتورة برقم يبدأ بـ INV.
أفضل ممارسة: استخدم بادئة قصيرة ومعبّرة (مثل INV أو فاتورة أو رمز الفرع). تجنّب تغييرها بشكل متكرر حتى لا يختلط ترتيب مراجع الفواتير.
1.5 ابتداء رقم التسلسل (Sequence Start)
الرقم الذي يبدأ منه تسلسل الفواتير.
قيد مهم: عادةً لا يُسمح بتحديد رقم بداية أقل من آخر رقم مستخدم فعلياً، لأن ذلك سيؤدي إلى تكرار الأرقام. يُستخدم هذا الحقل غالباً عند بدء استخدام النظام لأول مرة أو عند بداية سنة مالية جديدة لمواءمة الترقيم مع نظامك السابق.
ملاحظة عن الترقيم المرتبط بالسنة المالية: يوجد في قسم «الإعدادات العامة» (أعلى الصفحة) خيار «استخدم تسلسل الأرقام بناءً على السنة المالية» وخيارات «إعادة تعيين التسلسل شهرياً/سنوياً»، وهي تؤثر على طريقة إعادة تصفير التسلسل. لذلك قد يظهر في مرجع الفاتورة جزء يدل على الشهر/السنة (كما في المثال المُشاهَد INV…-Jul-26).
2. الجزء الثاني: «الملاحظات»يحتوي على محرّرَي نصوص غنيّين : أحدهما لـ«الملاحظات» والآخر لـ«الشروط والأحكام». كل محرّر يدعم تنسيق النص (عريض، مائل، تسطير، محاذاة، ألوان، جداول، روابط، خط أفقي، تراجع/إعادة).
الغرض: النص الذي تكتبه هنا يظهر تلقائياً وبشكل ثابت في جميع فواتير المبيعات الجديدة. أي أنه نص افتراضي موحّد لا تحتاج لإعادة كتابته في كل فاتورة.
- كتابة الملاحظات من الإعدادات تجعلها ثابتة وظاهرة في جميع الفواتير، وكذلك الشروط والأحكام.
الفرق بين الحقلين: «الملاحظات» عادةً لمعلومات عامة أو تعليمات للعميل، و«الشروط والأحكام» للبنود القانونية/التعاقدية (مثل شروط الدفع والضمان والاسترجاع).
قيد على العرض: توجد ملاحظة أسفل كل محرّر: «العرض الكامل = عرض ورقة A4»، أي أن عرض المحتوى (خصوصاً الجداول) يُفضَّل ألا يتجاوز عرض ورقة A4 حتى لا يتشوّه في الطباعة/PDF.
أفضل ممارسة: اكتب هنا النصوص المتكررة الثابتة فقط. أما الملاحظات الخاصة بفاتورة معيّنة فتُكتب داخل الفاتورة نفسها وقت إنشائها (يوجد في صفحة إنشاء الفاتورة قسمان «الشروط والأحكام» و«ملاحظات» لهذا الغرض، ويمكن تعديلهما لكل فاتورة على حدة).
انعكاسه على النظام: يظهر النص في نسخة الفاتورة المطبوعة/PDF وفي النسخة المُرسلة للعميل بالبريد بحال تم اضافة الملاحظات ضمن المصمم.
3. الجزء الثالث: «التذكير والإرسال التلقائي»يضم ثلاثة مفاتيح تشغيل/إيقاف وحقل رقمي واحد.
3.1 تذكير العميل بالدفع عبر البريد الإلكتروني (مفتاح)
عند تفعيله يُرسل النظام بريداً إلكترونياً تلقائياً إلى العميل لتذكيره بموعد استحقاق الدفع القريب
يرتبط به مباشرةً الحقل التالي: «عدد الأيام لتذكير العميل بالدفع قبل تاريخ الاستحقاق» — وهو حقل رقمي يحدد قبل كم يوم من تاريخ الاستحقاق يُرسَل التذكير.
شرط عمله: يجب أن يكون لدى العميل بريد إلكتروني مسجّل في بياناته، وأن يكون للفاتورة تاريخ استحقاق محدد. إذا كان البريد فارغاً لن يصل التذكير.
أفضل ممارسة: فعّله لتقليل تأخّر التحصيل، واضبط عدد الأيام بما يناسب دورة الدفع لدى عملائك (مثلاً 3 أيام يعطي العميل مهلة كافية للتجهيز).
3.2 الإرسال التلقائي للفاتورة عند الدفع (مفتاح)
عند تفعيله، يقوم النظام بإرسال الفاتورة تلقائياً إلى العميل بالبريد الإلكتروني بمجرد تسجيل دفعة/سداد على الفاتورة.
شرط عمله: وجود بريد إلكتروني مسجّل للعميل.
3.3 بريد الفواتير المستحقة من عملائك (أسبوعيًا) (مفتاح)
هذا الخيار يخص صاحب المنشأة/المستخدم وليس العميل. بتفعيل هذا الخيار ستتلقى أسبوعياً ملخّص الفواتير المستحقة التي تحتاج لتحصيلها من عملائك.
الفرق الجوهري: التذكير في 3.1 يُرسَل للعميل، أما هذا فيصلك أنت (المنشأة) كتقرير أسبوعي بالمستحقات لمتابعة التحصيل.
4. الجزء الرابع: «إعدادات أخرى»4.1 حجم رمز الـ QR (قائمة منسدلة)
يتحكم في حجم عرض رمز الاستجابة السريعة (QR Code) المطبوع على الفاتورة الضريبية. الخيارات المتاحة: 75%، 100%، 125%، 150%، 175%، 200% (بالإضافة إلى الخيار الافتراضي «اختر حجم رمز الـ QR»).
خلفية مهمة: رمز QR على الفاتورة مطلوب ضمن متطلبات الفاتورة الإلكترونية في السعودية (هيئة الزكاة والضريبة والدخل – ZATCA) ويحتوي على بيانات الفاتورة الأساسية.
أفضل ممارسة: اختر حجماً يجعل الرمز واضحاً وقابلاً للمسح بسهولة دون أن يزاحم بقية عناصر الفاتورة؛ 100% أو 125% مناسب لأغلب التصاميم. لا تتركه فارغاً إذا كنت ملتزماً بالفاتورة الإلكترونية.
4.2 إظهار المنتجات غير المخزّنة والخدمات في سند التسليم (مفتاح)
يتحكم في محتوى سند التسليم المرتبط بالفاتورة. عند التفعيل، تظهر أيضاً المنتجات غير المخزّنة (Non-inventory) والخدمات في سند التسليم، وليس فقط المنتجات المخزنية , بحال لم يتم تفعيله سيظهر خيار " سند التسليم " فقط بحال كان هناك منتجات مخزنة بالفاتورة , وبحال لم يكن هناك منتجات مخزنة لن يظهر الخيار في الفاتورة لتحميل سند التسليم " .
المنطق وراء الخيار: سند التسليم غرضه الأساسي إثبات تسليم بضاعة مادية (مخزنية). بعض المنشآت لا ترغب بإظهار الخدمات أو الأصناف غير المخزنية فيه لأنها لا «تُسلَّم» مادياً. هذا الخيار يمنحك التحكم.
أفضل ممارسة: فعّله إذا كنت تريد أن يشمل سند التسليم كل بنود الفاتورة (بضائع + خدمات). عطّله إذا أردت أن يقتصر سند التسليم على الأصناف المخزنية القابلة للتسليم فعلياً.
4.3 المنشأة لديها معاملات ضمان حسن التنفيذ (مفتاح)
عند تفعيله، يظهر في صفحة إنشاء الفاتورة قسم «ضمان حسن التنفيذ» يسمح باقتطاع/احتجاز نسبة أو مبلغ كضمان حسن تنفيذ (وهو شائع في عقود المقاولات والمشاريع، حيث يُحتجز جزء من قيمة المستحقات كضمان لجودة التنفيذ). ( في أسفل صفحة إنشاء الفاتورة مع بندَي «ضمان حسن التنفيذ:» و«رصيد ضمان حسن التنفيذ:» ل.
انعكاسه على النظام: يضيف بنداً في ملخص إجماليات الفاتورة لاحتجاز مبلغ الضمان، ويتتبّع النظام «رصيد ضمان حسن التنفيذ» لمتابعة المبالغ المحتجزة والمُفرَج عنها لاحقاً، مع قيود محاسبية مرتبطة.
أفضل ممارسة: فعّله فقط إذا كان نشاطك يتضمن عقود مقاولات/مشاريع فيها احتجاز ضمان. المنشآت التجارية العادية (بيع وشراء بدون احتجازات) يُفضَّل تعطيله لتبسيط الفاتورة.
5. الحفظ والانعكاسات العامة على النظاميوجد زر «حفظ» واحد أسفل القسم. عند الضغط عليه تُحفظ جميع تغييرات إعدادات فواتير المبيعات دفعةً واحدة، وتعيد الصفحة تحميل نفسها وتعود إلى موضع تبويب إعدادات الفواتير. التغييرات تسري على الفواتير الجديدة بعد الحفظ.
6. الأسئلة الشائعة المتوقعة وإجاباتها (FAQ لوكيل الذكاء الاصطناعي)س: أضفت خصماً على الفاتورة كلها لكن لا أجد الحقل، أين هو؟
ج: تأكد من تفعيل مفتاح «تفعيل خصم إجمالي للمستند» من إعدادات فواتير المبيعات ثم اضغط حفظ. بعدها سيظهر سطر الخصم على مستوى الفاتورة في ملخص الإجماليات عند إنشاء فاتورة جديدة.
س: ما الفرق بين الخصم في عمود البنود والخصم الإجمالي؟
ج: خصم البنود (عمود «الخصم %») يُطبَّق على كل منتج على حدة وهو موجود دائماً. الخصم الإجمالي يُطبَّق على مجموع الفاتورة كاملةً ويظهر فقط عند تفعيل خيار «تفعيل خصم إجمالي للمستند» من اعدادات فواتير المبيعات.
س: لماذا لا يستطيع الموظف تعديل رقم فاتورة المبيعات؟
ج: لأن خيار «ترقيم فواتير المبيعات» مضبوط على «غير قابل للتعديل». غيّره إلى «قابل للتعديل» واحفظ إذا أردت السماح بالتعديل اليدوي.
س: كيف أغيّر بادئة رقم الفاتورة (مثلاً من INV إلى فاتورة)؟
ج: من إعدادات فواتير المبيعات ← «رقم المعرّف»، اكتب البادئة الجديدة ثم اضغط حفظ. تسري على الفواتير الجديدة.
س: هل يمكنني جعل التسلسل يبدأ من رقم معيّن؟
ج: نعم عبر حقل «ابتداء رقم التسلسل»، بشرط ألا يكون الرقم أقل من آخر رقم مستخدم لتفادي التكرار. يُستخدم غالباً عند بداية الاستخدام أو بداية سنة مالية.
س: كتبت ملاحظات في الإعدادات، هل تظهر في كل فاتورة؟
ج: نعم، الملاحظات والشروط والأحكام المكتوبة في الإعدادات تصبح ثابتة وتظهر تلقائياً في جميع الفواتير الجديدة. ويمكن تعديلها لفاتورة معيّنة من داخل الفاتورة نفسها.
س: العميل لم يستلم بريد التذكير بالدفع؟
ج: تحقق من: تفعيل مفتاح «تذكير العميل بالدفع عبر البريد الإلكتروني»، ووجود بريد إلكتروني صحيح مسجّل للعميل، ووجود تاريخ استحقاق للفاتورة، وأن عدد الأيام المحدد لم يمرّ بعد أو يوافق وقت الإرسال.
س: ما الفرق بين «تذكير العميل بالدفع» و«بريد الفواتير المستحقة»؟
ج: الأول يُرسَل للعميل لتذكيره قبل الاستحقاق. الثاني يصلك أنت (المنشأة) أسبوعياً كملخّص بالفواتير المستحقة لمتابعة التحصيل.
س: متى تُرسل الفاتورة تلقائياً للعميل؟
ج: عند تفعيل «الإرسال التلقائي للفاتورة عند الدفع»، تُرسَل تلقائياً بمجرد تسجيل دفعة على الفاتورة (بشرط وجود بريد للعميل).
س: رمز QR كبير/صغير جداً في الطباعة؟
ج: اضبط «حجم رمز الـ QR» من إعدادات فواتير المبيعات (75%–200%) واحفظ. يُنصح بـ100% أو 125% لضمان وضوح المسح.
س: لماذا تظهر الخدمات في سند التسليم رغم أنها ليست بضاعة؟
ج: لأن خيار «إظهار المنتجات غير المخزنة والخدمات في سند التسليم» مفعّل. عطّله واحفظ ليقتصر سند التسليم على الأصناف المخزنية.
س: ما هو قسم «ضمان حسن التنفيذ» الذي يظهر في الفاتورة؟
ج: يظهر عند تفعيل خيار «المنشأة لديها معاملات ضمان حسن التنفيذ»، ويُستخدم لاحتجاز نسبة/مبلغ كضمان لجودة التنفيذ (شائع في المقاولات). عطّله إذا كان نشاطك لا يتضمن احتجاز ضمانات.
س: عدّلت الإعدادات ولم يتغير شيء؟
ج: تأكد من الضغط على زر «حفظ» أسفل القسم. كما أن التغييرات تنعكس على الفواتير الجديدة ولا تُعدّل الفواتير المحفوظة سابقاً.