الاشعار المدين لفواتير المشتريات في قيود

«الإشعارات المدينة لفواتير المشتريات» (مرتجعات المشتريات)

1. ما هو الإشعار المدين لفواتير المشتريات؟

الإشعار المدين هو المستند الذي تُسجّل به إرجاع بضاعة إلى المورد بعد أن اشتريتها منه (بضاعة تالفة، خطأ في الصنف، زيادة عن الحاجة… إلخ).

ببساطة:

فاتورة المشتريات تزيد ما عليك للمورد.
الإشعار المدين يخفّضه لأنك أعدت له بضاعته.

لذلك يُسمّى «مدين» لأنه يجعل المورد «مدينًا» لك بقيمة المرتجع.

2. أهم قاعدة يجب أن يعرفها العميل

الإشعار المدين في قيود لا يُنشأ من فراغ؛ حقل «فاتورة المشتريات الأصلية» إلزامي (عليه علامة *).

أي أنك لا تستطيع إرجاع بضاعة إلا وأنت تشير إلى الفاتورة التي اشتريتها بها أصلًا.

وعند اختيار الفاتورة الأصلية، يقوم النظام تلقائيًا بجلب:

أصنافها.
كمياتها.
أسعارها.
ضرائبها.

داخل الإشعار، ثم تعدّل أنت الكميات المُرتجعة فقط.

3. حالات الإشعار المدين

مسودة

مسجّل مبدئيًا ولم يُعتمد.
لا يؤثر على المخزون ولا على حساب المورد.
قابل للتعديل والحذف.

بإنتظار الموافقة

مُرسل لمن يملك صلاحية الاعتماد (في حال تفعيل مسار الموافقات).
لا يؤثر على المخزون ولا على حساب المورد.
قابل للتعديل والحذف.

غير مستعمل

مُعتمد.
لكنك لم تستخدم رصيده بعد في تسوية أي فاتورة أو استرداد نقدي.

مستعمل جزئيًا

استُخدم جزء من قيمته.
بقي جزء متاح.

مستعمل

استُخدمت كامل قيمته.

4. الشاشة الرئيسية للإشعارات المدينة

الوصول:

المشتريات > الإشعارات المدينة

الأعمدة المعروضة لقائمة الاشعارات المدينة :

المرجع.
اسم المورد.
تاريخ الاصدار.
تاريخ الاستحقاق.
القيمة الإجمالية.
الرصيد.
الرصيد ( العملة الاجنبية )
الحالة.

الأزرار العلوية في صفحة الاشعارات المدينة لفواتير المشتريات

إنشاء إشعار مدين.
تصدير " لتصدير قائمة الاشعارات المدينة الى اكسل ".
إضافة إلى عملية التدقيق.

الفلاتر

اسم المورد او الرقم المرجعي .
المرجع.
التاريخ : قائمة منسدلة ( تاريخ الاصدار , تاريخ الاستحقاق)
التاريخ (من/إلى).
الحالة.
العملة.
الموقع ( الفرع/المخزن).
المشروع.
السنة المالية
الفترة المالية.
الحقول الاضافية ( قائمة منسدلة بالحقول المعدة مسبقاً بالاضافة الى خانة لكتابة القيمة المراد التصفية عليها )

5. إنشاء إشعار مدين خطوة بخطوة (كما جرّبته)الحقول في نموذج الإنشاء

المرجع (يُنشأ تلقائيًا) :
تقدر تتحكم بترقيم الاشعارت المدينة لفواتير المشتريات من خلال الذهاب الى الاعدادات ومن ثم الاعدادات العامة ومن ثم " اعدادات الاشعارات المدينة " من الخيارات العلوية ومن ثم ستجد خيار باسم " ترقيم الاشعارات المدينة " مع خيارين ( قابل للتعديل أو غير قابل للتعديل ) وكذلك " رقم المعرف : الي تبدأ فيه الاشعارات المدينة و" ابتداء رقم التسلسل " .
الوصف.
سبب الإصدار.
المورد (إلزامي).
العملة.
فاتورة المشتريات الأصلية (إلزامي) : ستظهر لك قائمة منسدلة بفواتير المشتريات التابعة للمورد وكذلك سيظهر لك خيار " مرجع خارجي لفاتورة المشتريات الاصلية " ومن ثم حثل لكتابة مرجع فاتورة المشتريات الاصلية و يستخدم بحالة لم يتم اضافة فاتورة المشتريات على النظام لعدة اسباب مثل : الانتقال من برنامج محاسبي اخر او تم ادخال الفواتير كرصيد افتتاحي دون ادخال كل الفواتير.
التاريخ.
شروط الدفع. " حسب اعدادات شروط الدفع من خلال الاعدادات ومن ثم شروط الدفع "
تاريخ الاستحقاق.
الموقع/المخزن (إلزامي).
بنود الأصناف.

الخطوات

اختر المورد أولًا.
اكتب سبب الإصدار (مثل «مرتجع بضاعة تالفة»).
اختر الفاتورة الأصلية فتُجلب البنود تلقائيًا.
عدّل الكمية المُرتجعة وسعر الوحدة إن لزم.
حدّد المخزن الذي سترجع إليه البضاعة.
احفظ.

6. الضريبة والخصم في الإشعار المدين

كل بند يحمل نفس منطق الفاتورة:

نسبة ضريبة:
- S أساسي 15%.
- Z صفري 0%.
- E معفى.
- أو نسب أخرى.
خيار «شامل الضريبة؟».
خصم بقيمة أو بنسبة.

مثال توضيحي

لو أرجعت بضاعة بقيمة 250 ريال بضريبة 15%:

قيمة الضريبة: 37.50 ريال.
الإجمالي: 287.50 ريال.

وهذا ما يُسترد لك من الضريبة التي دفعتها سابقًا للمورد.

7. أزرار الحفظ المتاحة

عند الإنشاء تظهر الخيارات التالية:

حفظ كمسودة.
حفظ وموافقة.

الاستخدام:

اختر «حفظ كمسودة» إن أردت المراجعة لاحقًا.
اختر «حفظ وموافقة» لاعتماده مباشرة.

8. الإجراءات على الإشعار بعد الحفظ

على شاشة تفاصيل الإشعار (وهو مسودة) تتوفر:

تعديل.
موافقة.
طباعة.
تحميل PDF.

وفي جدول القائمة تتوفر أيضًا خيارات مثل:

الطباعة.
فك التخصيص (deallocation).
الحذف (للمسودة).

9. ربط الإشعار المدين بباقي النظام (مهم جدًا)بفاتورة المشتريات

كل إشعار مدين مرتبط إجباريًا بفاتورة أصلية، ويظهر اسمها في تفاصيله.

بالمخزون

عند اعتماد الإشعار:

تُخصم الكميات المُرتجعة من مخزن الموقع المحدّد.
لأن البضاعة خرجت عائدة للمورد.

بحساب المورد

يُخفض رصيد ما عليك للمورد بقيمة المرتجع.

ويصبح لديك:

رصيد يمكن استخدامه لتسوية فواتير أخرى.
أو استرداده نقدًا.

بالضريبة

يعكس ضريبة المدخلات التي كنت سجّلتها على الفاتورة الأصلية.

ملاحظة هامة :
بعد انشاء اشعار المدين لفاتورة المشتريات ستكون حالته " غير مستعمل " ولديك خيارين حسب الحدث كالتالي :
1. تم ارجاع فاتورة مشتريات غير مدفوعة : وبهذه الحالة يتم تخصيص الاشعار المدين على فاتورة المشتريات من خيار " تخصيص الاشعار المدين " مقابل الاشعار المدين وستتحول حالة الاشعار المدين الى مستعمل.
2. تم ارجاع فاتورة مشتريات مدفوعة مع استرداد الدفعة : وبهذه الحالة يتم عمل " ارجاع اموال " من الخيارات مقابل الاشعار المدين وسيتم انشاء سند لاستلام ما تم دفعه للمورد وستتحول حالة الاشعار المدين الى مستعمل.

10. الأسئلة الشائعة (إشعار مدين)

س: هل أستطيع إنشاء إشعار مدين لفاتورة مشتريات دون فاتورة مشتريات؟

ج: لا، الفاتورة الأصلية حقل إلزامي.

س: هل أرجع كل الكمية أم بعضها في الاشعار المدين لفاتورة المشتريات؟

ج: كلاهما ممكن؛ عدّل الكمية في البند إلى القدر المُرتجع فقط.

س: ماذا يحدث للمخزون عند انشاء اشعار مدين لفاتورة المشتريات والموافقة عليه؟

ج: تُخصم الكمية من المخزن عند الاعتماد لأنها خرجت عائدة للمورد.

س: ما الفرق بين «غير مستعمل» و«مستعمل»؟

ج:

«غير مستعمل» يعني أن رصيد اشعار المدين لم يُستخدم بعد في تسوية فاتورة أو استرداد.
«مستعمل» يعني استُهلك كليًا.

س: هل أستطيع تعديل أو حذف الإشعار المدين؟

ج: نعم يمكنك حذف الاشعار المدين لفاتورة المشتريات بحال كانت حالته " غير مستعمل " او " مسوده " اما بحال كان " مستعمل " او " مستعمل جزئيا" لن تستطيع الحذف وسيظهر لك الخطأ " يجب تعبئة هذا الحقل External line items " ويجب اولاً الغاء التخصيص من خلال الخيارات مقابل الاشعار المدين ومن ثم تحديد الفواتير المراد الغاء التخصيص عنهم والحفظ وستتحول حالة الاشعار المدين الى " غير مستعمل " وبعدها ستتمكن من حذفه.