الإعدادات العامة في نظام قيود
1. مفهوم الصفحة وموقعها
«الإعدادات العامة» هي الصفحة التي تُخزّن فيها الهوية الرسمية للمنشأة: الاسم، الشعار، بيانات التواصل، العنوان الوطني، الرقم الضريبي، إعدادات الفوترة الإلكترونية، المعرّفات النظامية، ترقيم المستندات، تاريخ إقفال الحسابات، وبداية السنة المالية. هذه البيانات تنعكس على المستندات (فواتير المبيعات والمشتريات، عروض الأسعار، أوامر الشراء، السندات) وعلى باركود (QR) الفاتورة الضريبية.
للوصول: من القائمة الجانبية اضغط «الإعدادات» ليتوسّع، ثم اختر «الإعدادات العامة». ، وفي أعلاها شريط تبويبات لأقسام إعدادات فرعية أخرى (سيأتي ذكرها في القسم 12).
2. لماذا قد لا يظهر خيار «الإعدادات العامة» أصلًا؟عدم ظهور الخيار له سببان رئيسيان: انتهاء الاشتراك، أو عدم امتلاك المستخدم للصلاحية. الخيار يظهر فقط للمستخدم الرئيسي أو للمستخدمين الذين مُنحوا الصلاحية.
للتحقق من حالة الاشتراك: الإعدادات ← إعدادات الاشتراك، حيث تظهر تفاصيل الاشتراك والفواتير المستحقة والسداد. إذا كان الاشتراك منتهيًا لن تظهر الإعدادات العامة حتى يُجدّد.
للتحقق من الصلاحية: الإعدادات ← المستخدمين← إدارة المناصب، وتأكّد أن منصبك يملك صلاحية الدخول إلى الإعدادات العامة.
كلمات مفتاحية: «لماذا لا يظهر لي خيار الإعدادات العامة ضمن الإعدادات؟».
3. شعار المنشأة (رفع الشعار)في أعلى الصفحة يوجد رافع الشعار الذي يظهر في الفواتير والتقارير. الطريقة: اضغط «اختيار ملف» ثم اختر صورة من جهازك بصيغة صورة (مثل PNG أو JPG). بعد الرفع يمكنك ضبط طريقة العرض داخل إطار الشعار: اسحب الصورة لتحديد الجزء الظاهر، واستخدم شريط التحكم (Zoom) أسفل الصورة — السحب لليمين للتكبير ولليسار للتصغير.
تنبيه مهم: النظام يعتمد على الجزء الذي تحدّده داخل الإطار، لذا شكل الشعار في الفواتير يعتمد مباشرةً على ضبطه هنا. إذا لم يُضبط جيدًا قد يظهر الشعار بشكل غير مناسب حتى لو كانت الصورة الأصلية عالية الجودة.
4. اسم المنشأةحقل نصّي واحد لاسم المنشأة. يمكنك إدخال الاسم بالعربية أو الإنجليزية أو الاثنين معًا في نفس الحقل.
أثر تعديل الاسم: التغيير ينعكس على جميع الفواتير القديمة ويُطبّق تلقائيًا على الفواتير الجديدة، كما ينعكس على بيانات البائع داخل باركود (QR) الفاتورة الضريبية عند إعادة تحميل الـPDF وقراءة الباركود من جديد. لذلك تأكّد من صحة الاسم قبل التعديل. التعديل يشمل العنوان الظاهر على الفواتير فقط ولا يغيّر محتواها الآخر.
استكشاف خطأ «الاسم صحيح في المعاينة لكنه قديم في PDF»: اطلب من العميل تحميل الفاتورة (PDF) من جديد والتحقق وبحال استمرت اطلب صورة الفاتورة المحمّلة (PDF) التي يظهر فيها الاسم القديم، وصورة من مصمم الفواتير عبر المسار: الإعدادات ← الإعدادات العامة ← إعدادات فواتير المبيعات ← آخر الصفحة ← فتح مصمم الفواتير الضريبية أو المبسطة . تأكّد أن العميل يراجع مصمم كل نوع فاتورة (ضريبية ومبسطة) لأن لكل نوع قالبًا مستقلًا. إذا تبيّن أن الاسم ليس نصًّا ثابتًا في المصمم واستمرت المشكلة، حوّل المحادثة للفريق المختص مع إرفاق الصور.
5. البريد الإلكتروني للمنشأةحقل يُستخدم للظهور في تصميم الفواتير وعند إرسال عروض الأسعار وأوامر الشراء وفواتير المبيعات وتذكيرات الدفع،
فرق جوهري: بريد المنشأة يختلف تمامًا عن بريد المستخدم. بريد المنشأة للتواصل الخارجي مع العملاء والموردين، بينما بريد المستخدم لتسجيل الدخول واستقبال التنبيهات والتقارير داخل النظام. كلمات مفتاحية: «طريقة تغيير ايميل الشركة».
6. رقم الهاتف والعنوان الوطنيرقم الهاتف يظهر في المستندات الصادرة كوسيلة تواصل رسمية.
العنوان الوطني يتكوّن من عدة حقول منفصلة : الشارع ، رقم المبنى، المدينة، الرمز البريدي، والحيّ ، بالإضافة إلى قائمة منسدلة «حدد الدولة» هذه البيانات تُستخدم في العنوان الرسمي على الفواتير ومتطلبات الفوترة الإلكترونية.
7. العملةقائمة منسدلة . قيد مهم جدًا: لا يمكنك تغيير العملة إذا كانت المنشأة تحتوي على عمليات مالية إلا بطلب تقني من فريق قيود.
8. الرقم الضريبيأثر تحديث الرقم الضريبي: لا ينعكس على الفواتير المُنشأة مسبقًا إذا كانت حالتها «موافق عليها» أو «دفعت جزئيًا» أو «دفعت»، تماشيًا مع متطلبات هيئة الزكاة والضريبة والجمارك للفوترة الإلكترونية. الرقم الجديد يُطبّق فقط على الفواتير الجديدة بعد التحديث، لذا تأكّد من دقة الإدخال.
أثر التغيير على الإقرار الضريبي: عند تغيير اسم المنشأة أو الرقم الضريبي لنفس المنشأة، لا يتأثر الإقرار الضريبي ويبقى إقرارًا واحدًا؛ لا يُنشأ إقرار منفصل. الإقرار يعتمد على الإدخالات الفعلية (الفواتير والقيود) خلال الفترة الضريبية، وليس على قيمة الحقل في الإعدادات.
9. إعدادات الفوترة الإلكترونية والضريبةتاريخ التوريد المستخدم في الإقرار الضريبي: خيار على شكل زرّي اختيار بين «تاريخ الإصدار» و«تاريخ الاستحقاق».. يحدّد هذا الخيار التاريخ الذي يُحتسب على أساسه التوريد في الإقرار الضريبي.
تفعيل الفاتورة الإلكترونية طبقًا للوائح السعودية: عندما تكون اللوائح مطبّقة تظهر رسالة الحالة «تم تطبيق قوانين الفاتورة الالكترونية على هذه المنشأة» بدل زر تفعيل. أي إن التفعيل يُصبح ثابتًا بعد تطبيقه.
المنشأة متعاقدة مع جهات حكومية: مربّع اختيار، استخدمه إذا كانت المنشأة تتعامل مع جهات حكومية لما لذلك من متطلبات فوترة خاصة.
التفريق بين ضريبة المبيعات وضريبة الشراء: مربّع اختيار غير مفعّل افتراضيًا. فعّله إذا رغبت أن يفصل النظام بين حسابي ضريبة المبيعات وضريبة الشراء بدل دمجهما.
10. المعرّفات الإضافيةقسم «معرفات إضافية» يتيح إضافة معرّفات نظامية عبر قائمة منسدلة خياراتها : رقم المجموعة الضريبية، رقم السجل التجاري، ترخيص وزارة الشؤون البلدية والقروية، ترخيص وزارة الموارد البشرية والتنمية الاجتماعية، ترخيص الهيئة العامة للاستثمار، رقم ٧٠٠، ومعرّف آخر. لكل معرّف حقل قيمة مجاور وزرّ حذف (×).
سلوك طبيعي: عند الضغط على «إضافة المزيد» لإضافة صف معرّف جديد دون تعبئة الصف الحالي بالكامل، يظهر تنبيه «يرجى تعبئة جميع المعلومات» ويمنع إضافة الصف. لذا يجب استكمال المعرّف الحالي (النوع + القيمة) قبل إضافة معرّف آخر.
11. ترقيم المستندات وإقفال الحسابات وبداية السنة الماليةإعدادات ترقيم المستندات: يتضمّن مربّع «استخدم تسلسل الأرقام بناءً على السنة المالية للمنشأة»، وخيارَي إعادة تعيين التسلسل : «إعادة تعيين شهريًا» (يعيد التسلسل في بداية كل شهر — وهو المحدد حاليًا) أو «إعادة تعيين سنويًا» (في بداية كل سنة).
المستندات التي تطبّق عليها الميزة
يمكن استخدام ترقيم المستندات بالسنة المالية على المستندات التالية:
- فواتير المبيعات
- فواتير المشتريات
- فواتير المشتريات البسيطة
- عروض الأسعار
- أوامر الشراء
- سلف الموظفين
- مكافآت الموظفين
- خصومات الموظفين
Api Key: يظهر مفتاح API الحالي في حقل للقراءة فقط مع زر «Generate New Key» لتوليد مفتاح جديد. تنبيه: توليد مفتاح جديد يُبطل المفتاح القديم المرتبط بأي تكاملات خارجية، فاستخدمه بحذر.
تاريخ إقفال الحسابات: حقل تاريخ لتحديد تاريخ يُقفل قبله تسجيل/تعديل العمليات المحاسبية. يُستخدم لحماية فترات محاسبية منتهية من التعديل.
بداية السنة المالية (إلزامي، عليه علامة *): قائمتان منسدلتان لليوم (01–31) والشهر (الاشهر من يناير حتى ديسمبر).
بعد أي تعديل اضغط زرّ «حفظ» أسفل الصفحة ليُطبّق التغيير.
12. الأقسام الفرعية في أعلى صفحة الاعدادات العامة : (شريط التبويبات)في أعلى صفحة الإعدادات العامة شريط تبويبات وهي: الإعدادات العامة، إعدادات الطباعة العامة، إعدادات عروض الأسعار، إعدادات فواتير المبيعات، إعدادات أوامر الشراء، إعدادات فواتير المشتريات، إعدادات الفواتير البسيطة، إعدادات السندات، إعدادات الإشعارات الدائنة، إعدادات الإشعارات المدينة، إعدادات القيود المحاسبية اليدوية، إعدادات نقاط البيع، إعدادات المنتجات، إعدادات العملاء، وإعدادات المورّدين.
13. إعدادات نقاط البيع — لماذا لا تظهر؟إعدادات نقاط البيع لا تظهر لأي مستخدم إلا إذا كان مخصّصًا لاستخدام نقاط البيع. للتحقق: الإعدادات ← المستخدمين ← في قائمة المستخدمين تحقق من وجود علامة صح بجانب خيار «مستخدم نقاط بيع» للمستخدم المعني. إذا لم يكن مخصّصًا، يمكن تعديل صلاحياته لتشمل الميزة عبر الخيارات المتاحة ووفقًا لباقة الاشتراك.
14. الأسئلة الشائعة (FAQ)هل تعديل اسم المنشأة يغيّر الفواتير القديمة؟ نعم، ينعكس على القديمة والجديدة وعلى باركود QR عند إعادة تحميل الـPDF.
هل تحديث الرقم الضريبي يغيّر الفواتير السابقة؟ لا، لا يمسّ الفواتير المعتمدة/المدفوعة، ويُطبّق على الجديدة فقط.
هل يتأثر إقراري الضريبي عند تغيير الاسم أو الرقم الضريبي؟ لا، يبقى إقرارًا واحدًا يعتمد على الإدخالات الفعلية.
كيف أضيف الاسم بالإنجليزي؟ في نفس حقل اسم المنشأة يمكنك كتابة العربي أو الإنجليزي أو الاثنين معًا.
لماذا لا أستطيع تغيير العملة؟ لوجود عمليات مالية؛ يتطلب طلبًا تقنيًا من فريق قيود.
لماذا لا تظهر لي الإعدادات العامة/إعدادات نقاط البيع؟ راجع القسمين 2 و13 (اشتراك/صلاحية/تخصيص نقاط بيع).