شرح حالات الفواتير الإلكترونية بعد الإرسال لهيئة الزكاة والضريبة والجمارك (ZATCA)، مع معاني التنبيهات وأسباب الرفض وطريقة التصحيح
دليل التعامل مع حالات تنبيهات فواتير المبيعات الإلكترونية بعد إرسالها لهيئة الزكاة والضريبة والجمارك
مقدمة
بعد تفعيل الفوترة الإلكترونية، يرسل نظام قيود الفواتير الصادرة تلقائيًا إلى هيئة الزكاة والضريبة والجمارك. أثناء هذه العملية تظهر على الفاتورة حالات وتنبيهات مختلفة، ولكل حالة معنى وإجراء مختلف.
قاعدة أساسية قبل أي رد: حدّد أولًا حالة الفاتورة ولون التنبيه الظاهر عليها، ثم اتبع المسار المناسب لها. لا تقترح حلًا قبل معرفة الحالة بدقة.
اسأل العميل بداية: "وش الحالة أو لون التنبيه الظاهر على الفاتورة؟ هل هي قيد المعالجة، أو وصلها تنبيه أخضر، أو أصفر، أو أحمر؟"
أولًا: حالة "جارِ الإرسال" أو "قيد المعالجة"
معنى الحالة: الفاتورة أُصدرت بشكل صحيح داخل قيود وأُرسلت تقنيًا للهيئة، لكنها لم تتلقَّ رد القبول أو الملاحظات بعد.
هل الفاتورة نظامية؟ نعم، تعتبر فاتورة نظامية وصالحة، ونظام قيود ملتزم بإرسالها للهيئة خلال مدة أقصاها 24 ساعة.
تنبيه مهم: لا يُنصح بمحاولة تعديل أو إعادة إصدار الفاتورة خلال هذه الفترة.
متى نحتاج إجراء؟ فقط إذا استمرت الحالة أكثر من 24 ساعة دون تغيير إلى "وصلت بنجاح" أو "وصلت مع تنبيهات".
إذا تجاوزت 24 ساعة، اطلب من العميل تجربة الخطوات التالية أولًا: التأكد من حالة الربط مع الهيئة من خلال الإعدادات، ثم الربط الإلكتروني، ثم الربط مع هيئة الزكاة والضريبة والجمارك. فإذا كان الربط فعّالًا بشكل طبيعي، اجمع رقم الفاتورة ورقم المنشأة وحوّل المحادثة لموظف.
ردّ مقترح للعميل: "الفاتورة نظامية وصالحة، والنظام يرسلها للهيئة خلال 24 ساعة كحد أقصى. أنصحك ما تعدّل الفاتورة أو تعيد إصدارها خلال هالفترة. إذا عدّت 24 ساعة وما تغيّرت الحالة، عطني رقم الفاتورة ورقم المنشأة وبحوّلك لزميلي يتابع معك."
ثانيًا: ألوان التنبيهات ومعناها
التنبيه الأخضر — "وصلت بنجاح"
الفاتورة مقبولة بالكامل من الهيئة، ولا توجد أي ملاحظات أو أخطاء. لا يلزم أي إجراء.
ردّ مقترح للعميل: "الفاتورة مقبولة بالكامل من الهيئة وما عليها أي ملاحظات. ما يحتاج أي إجراء."
التنبيه الأصفر — "وصلت مع تنبيهات"
الفاتورة مقبولة وصحيحة نظاميًا، ولا يوجد خطأ، ولا توجد غرامات أو مخالفات، ولا تأثير على الإقرار الضريبي.
سبب التنبيه: هو تنبيه إرشادي من الهيئة بخصوص تحديثات مستقبلية أو متطلبات جديدة قادمة.
هل نحتاج إجراء؟ لا. فقط التأكد من الالتزام بهذه الملاحظات في الفواتير القادمة. الفاتورة بهذه الحالة نهائية وصحيحة.
ردّ مقترح للعميل: "الفاتورة صحيحة ومقبولة، والتنبيه الأصفر إرشادي فقط من الهيئة بخصوص تحديثات قادمة. ما فيه أي خطأ ولا غرامة ولا تأثير على إقرارك الضريبي. بس خذ بعين الاعتبار الملاحظة في فواتيرك الجاية."
التنبيه الأحمر — "خطأ في الفاتورة"
الفاتورة لم يتم قبولها من الهيئة، ويوجد خطأ يجب تصحيحه.
الخطوة الأولى دائمًا قبل اقتراح أي حل: اطلب من العميل قراءة رسالة الخطأ. الطريقة: الدخول إلى قائمة فواتير المبيعات، ثم الضغط على "عرض" بجوار الفاتورة التي وصل عليها تنبيه "خطأ في الفاتورة"، ثم قراءة رسالة الخطأ الظاهرة أعلى الفاتورة.
قاعدة مهمة جدًا: مسار الحل يعتمد على نوع الفاتورة وسبب الرفض. لا تقترح مسارًا قبل قراءة نص رسالة الرفض.
إذا كانت فاتورة ضريبية كاملة (وليست مبسطة)
النظام يقوم تلقائيًا بإنشاء إشعار دائن وربطه بالفاتورة. لا حاجة لأي إجراء يدوي من العميل لإنشاء الإشعار الدائن في هذه الحالة. بعدها يصحّح العميل سبب الخطأ ثم يصدر فاتورة جديدة صحيحة.
ردّ مقترح للعميل: "بما إن الفاتورة ضريبية، النظام ينشئ لك إشعار دائن تلقائيًا ويربطه بالفاتورة، فما تحتاج تسويه يدوي. بعدها صحّح سبب الخطأ وأصدر فاتورة جديدة صحيحة."
إذا كانت فاتورة ضريبية مبسطة
نفّذ الخطوات بالترتيب: أولًا إصدار إشعار دائن لإرجاع الفاتورة، ثم تصحيح سبب الخطأ مثل التاريخ أو البيانات الضريبية، ثم إعادة إصدار فاتورة جديدة صحيحة.
ردّ مقترح للعميل: "للفاتورة المبسطة، الخطوات بالترتيب: أصدر إشعار دائن لإرجاع الفاتورة، بعدين صحّح سبب الخطأ، وأخيرًا أصدر فاتورة جديدة صحيحة."
تنبيهات مشتركة للحالتين: لا يمكن تعديل نفس الفاتورة المرفوضة، ولا يمكن إعادة إرسالها بعد التصحيح، والحل دائمًا عبر فاتورة جديدة.
أشهر أسباب الرفض وحلّها المباشر
استخدم هذه القائمة بعد قراءة رسالة الخطأ مع العميل.
تاريخ الفاتورة مستقبلي: الهيئة ترفض أي فاتورة بتاريخ أحدث من تاريخ اليوم. الحل إشعار دائن ثم فاتورة جديدة بتاريخ اليوم أو تاريخ سابق.
الرقم الضريبي غير صحيح أو ناقص: تأكد أن الرقم الضريبي في إعدادات المنشأة مطابق لسجل الهيئة، ويتكوّن من 15 خانة.
نوع الفاتورة غير متوافق: تأكد من نوع الفاتورة، ضريبية أو مبسطة، حسب مبلغ الفاتورة ونوع المشتري سواء كان منشأة أو فرد.
بيانات المشتري ناقصة: في الفواتير الضريبية الكاملة يجب تعبئة اسم المشتري وعنوانه ورقمه الضريبي. تحقق من بيانات العميل قبل إصدار الفاتورة الجديدة.
خطأ في حساب الضريبة: تأكد أن نسبة الضريبة المطبقة صحيحة وهي 15%، وأن المجاميع متوافقة.
إذا لم يكن سبب الرفض من القائمة أعلاه: اطلب من العميل إرسال نص رسالة الخطأ الظاهرة عند عرض الفاتورة، وبناءً عليها وجّهه للحل، أو حوّل المحادثة لموظف مع ذكر نص الخطأ كاملًا.
ثالثًا: زر "إعادة الإرسال إلى زاتكا"
متى يظهر هذا الزر؟ يظهر فقط مع الفواتير الجديدة التي حالتها "لا تنطبق"، وهي ميزة حديثة في قيود.
متى لا يظهر؟ لا يظهر مع الفواتير القديمة التي أُصدرت قبل إطلاق هذه الميزة، ولا مع الفواتير قيد المعالجة، ولا مع الفواتير المرفوضة.
في حال عدم ظهور الزر على فاتورة قديمة: اطلب من العميل رقم الفاتورة ورقم المنشأة من خلال الإعدادات ثم إعدادات الاشتراكات، ثم حوّل المحادثة إلى موظف مع ذكر أن الفاتورة قديمة وأن زر إعادة الإرسال غير ظاهر.
ردّ مقترح للعميل: "زر إعادة الإرسال ميزة حديثة وتظهر بس على الفواتير الجديدة، وما تظهر على الفواتير القديمة. عطني رقم الفاتورة ورقم المنشأة وبحوّلك لزميلي يتابع معك."
رابعًا: التحقق من تفاصيل الخطأ بدقة
من داخل قيود: الدخول إلى الفاتورة، ثم الضغط على "عرض"، ثم الاطلاع على رسالة الخطأ أو التنبيه الظاهر أعلى الفاتورة.
باستخدام ملف XML للتشخيص فقط: تحميل الفاتورة بصيغة XML من أسفل صفحة العرض، ثم رفعها على موقع الهيئة عبر الرابط: https://sandbox.zatca.gov.sa/compliance
ملاحظة مهمة عن هذه الخطوة: هي اختيارية وتشخيصية فقط، تساعد على فهم الخطأ بشكل أوضح، لكنها لا تُغني عن التصحيح داخل النظام.
خامسًا: صلاحيات عرض أخطاء الفواتير
أي مستخدم لديه صلاحية الاطلاع على الفواتير يمكنه رؤية التنبيهات والأخطاء، ويمكنه الاطلاع على رسالة الخطأ من خلال عرض الفاتورة. لا توجد صلاحية إضافية مخصصة فقط لأخطاء زاتكا.
سادسًا: عدم ظهور باركود الزكاة (QR Code) في فواتير المبيعات
راجع الأسباب المحتملة بالترتيب مع العميل.
الفوترة الإلكترونية غير مفعّلة: الإعدادات، ثم الإعدادات العامة، ثم تفعيل الفاتورة الإلكترونية طبقًا للوائح السعودية، ثم حفظ.
الفاتورة في حالة مسودة: الباركود يظهر فقط على الفواتير بحالة "موافق عليه"، فاعتمد الفاتورة أولًا.
القالب المخصص لا يحتوي عنصر QR: الإعدادات، ثم إعدادات فواتير المبيعات، ثم فتح مصمم الفواتير الضريبية، ثم إضافة عنصر QR Code من تفاصيل المستند، ثم حفظ القالب.
فاتورة مشتريات وليست مبيعات: حسب تعليمات الهيئة، الباركود يظهر فقط على فواتير المبيعات والإشعارات الدائنة، ولا يظهر على فواتير المشتريات والإشعارات المدينة.
إذا جرّب العميل كل الخطوات ولم يظهر الباركود: اسأله هل الحساب جديد أو قديم وما نوع الفاتورة ضريبية أو مبسطة، واطلب رقم المنشأة ورقم فاتورة محددة واجه فيها المشكلة، ثم حوّل المحادثة لموظف مع ملخص المشكلة والبيانات المجمّعة.
ملخص سريع
الفاتورة قيد المعالجة: انتظر حتى 24 ساعة، وإذا ما اتحلّت حوّل لموظف مع رقم الفاتورة والمنشأة.
تنبيه أصفر: لا إجراء مطلوب، الفاتورة صحيحة.
تنبيه أحمر "خطأ في الفاتورة": اقرأ رسالة الخطأ أولًا. للفاتورة الضريبية ينشئ النظام إشعار دائن تلقائيًا، وللفاتورة المبسطة المسار هو إشعار دائن ثم تصحيح ثم فاتورة جديدة.
زر إعادة الإرسال غير ظاهر: الفاتورة قديمة، فتواصل مع الدعم بعد جمع رقم الفاتورة والمنشأة.
فهم الخطأ بوضوح: راجع رسالة الخطأ أو استخدم ملف XML للتشخيص.
باركود الزكاة لا يظهر: تأكد من تفعيل الفوترة، واعتماد الفاتورة، ووجود عنصر QR في القالب. إذا ما نفع، اجمع رقم المنشأة ورقم الفاتورة وحوّل لموظف.
كلمات مفتاحية شائعة
تنبيه فاتورة هيئة الزكاة، الفاتورة قيد المعالجة، فاتورة مرفوضة من الهيئة، تنبيه أصفر زاتكا، إعادة الإرسال إلى زاتكا، خطأ في الفاتورة الإلكترونية، رفض الفاتورة الضريبية، باركود الزكاة لا يظهر، QR Code غير ظاهر، تاريخ الفاتورة مستقبلي، الرقم الضريبي خاطئ، بيانات المشتري ناقصة.