الحقول الاضافية في قيود

1. التعريف والغرض

الحقول الإضافية هي حقول قابلة للتخصيص تتيح لك إضافة بيانات تحليلية خاصة بنشاطك داخل مستندات النظام (مثل: اسم المندوب، مركز التكلفة، القسم، رقم المشروع، اسم السائق، وسيلة التوصيل، طريقة التحصيل، تاريخ انتهاء الصلاحية).

ملاحظة هامة : الحقول الإضافية أداة تحليل وتصفية فقط، ولا تُحدِث أي قيود محاسبية، ولا تؤثر على الأرصدة أو الحسابات أو الضرائب إطلاقاً. فائدتها تنحصر في التصنيف، والتصفية، والتحليل المتقدم في التقارير.

2. مكان الوصول

المسار: الإعدادات > الحقول الإضافية . عند فتح الصفحة تظهر لك: قائمة "اختر الخدمة"، وقائمة "نوع الحقل"، وخانة "اسم الحقل"، وزر الإضافة (+)، وزر الحفظ.

3. الخدمات المتاحة (المديولات التي تدعم الحقول الإضافية)

عند فتح قائمة "اختر الخدمة" تظهر الخدمات التالية.

ملاحظة: تظهر فقط الخدمات المتاحة ضمن باقتك وصلاحياتك، فإن لم تكن لديك ميزة معينة لن تظهر في القائمة.

اسم الخدمة كما يظهر للمستخدم — والمديولات المرتبطة بها:

أوامر التصنيع: تخص أوامر التصنيع فقط.
أوامر الشراء، فواتير الشراء، الإشعارات المدينة والفواتير البسيطة: مجموعة واحدة تشمل هذه المستندات الأربعة معاً (الحقل الواحد يظهر فيها جميعاً).
الرواتب: تظهر في الإعدادات (انظر التنبيه المهم في القسم 13).
العملاء: تظهر في صفحة بيانات العميل.
القيود اليدوية: تُربط على مستوى القيد كامل أو على مستوى السطر.
المنتجات: تظهر في صفحة بيانات المنتج.
الموردين: تظهر في صفحة بيانات المورد.
جرد المخزون.
سندات العملاء والموردين: سندات القبض والصرف للعملاء والموردين.
فواتير المبيعات وعروض الأسعار والإشعارات الدائنة: مجموعة واحدة تشمل هذه المستندات الثلاثة معاً.
نقل المخزون.

قاعدة ثابتة: كل خدمة من هذه الخدمات لها 5 حقول مستقلة خاصة بها، منفصلة تماماً عن حقول الخدمات الأخرى.

4. الأقسام غير المدعومة (لا تظهر لها حقول إضافية)

الأقسام التالية لا تدعم الحقول الإضافية إطلاقاً: الأصول الثابتة، إهلاك الأصول، استبعاد الأصول، الموظفين، مسيرات الرواتب، سلف الموظفين، المكافآت، خصومات الموظفين، القيود السهلة، المعاملات المتكررة، والموازنات.

إذا سأل العميل عن إضافة حقل لأي من هذه الأقسام فالجواب: غير متاح.

5. أنواع الحقول المتاحة (6 أنواع)

عند فتح قائمة "نوع الحقل" تظهر الأنواع الستة التالية، وكل نوع يُنتج أداة إدخال مختلفة داخل المستند:

تاريخ: لاختيار أي تاريخ باستخدام التقويم، يُستخدم لتاريخ انتهاء الصلاحية، تاريخ الجرد، تاريخ التسليم.
خانة اختيار (Checkbox): مربع تفعيل/إلغاء (نعم/لا). يُستخدم للحالات الثنائية مثل "خارج المملكة"، "معتمد"، "مستعجل".
زمن (Time): لإدخال وقت. يُستخدم لوقت التوصيل أو الاستلام, مخصصة لـ "مدة التوصيل" أو إدخال الوقت بنظام 24 ساعة (من 00:00 وحتى الحد الأقصى 23:59) و تحديد الوقت بدقة بالساعات والدقائق.
عدد صحيح (Integer): أرقام صحيحة بدون كسور. يُستخدم لعدد الطرود، رقم المرجع الرقمي.
عدد عشري (Decimal): أرقام بكسور عشرية. يُستخدم للأوزان، الأبعاد، النسب.
نص (Text): إدخال نصي حر. الأكثر استخداماً: اسم المندوب، رقم أمر الشراء، رقم أمر الاعتماد، القسم، الفرع.

أفضل ممارسة: اختر النوع المطابق لطبيعة البيانات لتحصل على تحليل وتصفية دقيقة (مثلاً استخدم "تاريخ" وليس "نص" لتواريخ الصلاحية، واستخدم "خانة اختيار" للحالات الثنائية).

6. خطوات إضافة حقل إضافي (مؤكدة بالتجربة)

ادخل إلى الإعدادات ثم الحقول الإضافية.
اختر الخدمة المطلوبة من قائمة "اختر الخدمة".
حدّد "نوع الحقل" من القائمة.
أدخل "اسم الحقل" في الخانة المخصصة.
لإضافة حقل آخر اضغط على زر الإضافة (+) الأزرق فيظهر صف جديد.
بعد الانتهاء اضغط "حفظ".

يظهر الحقل مباشرة في مستندات الخدمة تحت قسم "معلومات إضافية".

ملاحظة تشغيلية: عند الدخول لخدمة فيها حقول محفوظة مسبقاً، تظهر هذه الحقول جاهزة، وتضيف الجديد أسفلها بالضغط على (+).

7. الحد الأقصى للحقول: 5 حقول فقط لكل خدمة

الحد الأقصى المؤكد بالتجربة هو 5 حقول لكل خدمة. عند محاولة إضافة حقل سادس، يمنعك النظام تلقائياً ويظهر تنبيهاً منبثقاً نصه الحرفي:

"لا يمكنك إدخال أكثر من خمسة حقول مخصصة"

عند ظهور هذه الرسالة، الحل هو: احذف حقلاً غير مستخدم لتفريغ مكان، أو أعد ترتيب أولوياتك للحقول الخمسة. لا توجد أي طريقة لزيادة العدد فوق الخمسة.

ملاحظة: هذا الحد مستقل لكل خدمة (يمكن أن يكون لديك 5 في المبيعات و5 في المشتريات و5 في المنتجات… وهكذا).

8. تعديل الحقل (الاسم والنوع)

يمكن تعديل اسم الحقل ونوعه في أي وقت حتى بعد استخدامه في مستندات سابقة. الخطوات:

ادخل الإعدادات ثم الحقول الإضافية.
اختر الخدمة.
عدّل الاسم أو النوع من القوائم.
اضغط "حفظ".

يُطبّق التعديل فوراً.

تنبيه بشأن تغيير النوع: تغيير نوع حقل مستخدم مسبقاً (مثلاً من "نص" إلى "عدد صحيح") قد يجعل القيم القديمة غير متوافقة مع النوع الجديد؛ لذا يُفضّل ضبط النوع الصحيح من البداية، وإجراء تغيير النوع بحذر على الحقول المعبّأة.

9. حذف الحقل (نهائي وغير قابل للاسترجاع)

يمكن حذف أي حقل حتى لو كان مستخدماً. عند الضغط على أيقونة سلة المهملات 🗑️ المقابلة للحقل، يظهر مربع تأكيد نصه الحرفي:

العنوان: "حذف" — الرسالة: "هل أنت متأكد من رغبتك في الحذف؟" — الأزرار: "حذف" (للتأكيد) و"إلغاء" (للتراجع).

عند الضغط على "حذف" للتأكيد، يُحذف الحقل فوراً (دون الحاجة للضغط على "حفظ") ويُحذف من جميع المستندات مع كل البيانات التي أُدخلت فيه سابقاً. الحذف نهائي ولا يمكن استرجاع الحقل ولا بياناته المحذوفة إطلاقاً. لذا يجب تنبيه العميل قبل الحذف بأن العملية لا رجعة فيها.

الفرق المهم: حذف قيمة من داخل مستند معيّن يؤثر على ذلك المستند فقط؛ أما حذف الحقل من الإعدادات فيمحو الحقل من النظام بالكامل ويمحو كل بياناته من جميع المستندات.

10. ظهور الحقل داخل المستندات

بعد حفظ الحقل يظهر تلقائياً داخل مستندات الخدمة تحت قسم "معلومات إضافية" (أسفل المستند). أداة الإدخال تطابق نوع الحقل: حقل "خانة اختيار" يظهر كمربع تفعيل، وحقل "نص" يظهر كخانة نصية، وحقل "تاريخ" كتقويم تاريخ… وهكذا.

المستندات القديمة: عند إضافة حقل جديد يظهر أيضاً في المستندات القديمة. لتعبئته: افتح صفحة المستندات، اضغط "عرض" بجوار المستند، انزل إلى تبويب "المعلومات الإضافية"، عبّئ الحقل، ثم احفظ.

القيود اليدوية: الحقل يُربط على مستوى القيد كامل والتعبئة من قسم "المعلومات الإضافية" أسفل القيد او على مستوى السطر (المدين/الدائن) وذلك من خلال الضغط على اشارة " الساعة " مقابل البند.

11. الظهور في الطباعة (يتطلب إضافته في المصمم)

الحقل لا يظهر في نسخة الطباعة تلقائياً؛ يجب إضافته يدوياً في مصمم المستند. الخطوات:

الإعدادات > الإعدادات العامة > إعدادات المستند المطلوب (مثل فواتير المبيعات).
انزل لأسفل واضغط "فتح المصمم".
ضع المؤشر في المكان المطلوب.
اضغط على (…) في شريط الأدوات.
اختر "الحقول الإضافية".
أضف الحقل.
احفظ.

بعدها يظهر الحقل في الطباعة.

12. تنبيه مهم بخصوص خدمة "الرواتب"

الحقول الاضافية للرواتب تظهر في مسيرات الرواتب فقط و لا تظهر للموظفين او لسلف الموظفين او لمكافئات الموظفين او لخصومات الموظفين.

13. التصفية حسب الحقول الإضافية (في قوائم المستندات)

في صفحات المستندات (مثل فواتير المبيعات، عروض الأسعار، أوامر الشراء، فواتير الشراء، أوامر التصنيع، الفواتير البسيطة، الإشعارات المدينة والدائنة، العملاء، القيود اليدوية، المنتجات، الموردين، جرد المخزون، سندات العملاء والموردين، نقل المخزون) يوجد قسم تصفية باسم "الحقول الإضافية" يعرض حقولك المخصصة. اختر الحقل والقيمة ثم ابحث لعرض النتائج المفلترة. بعدها يمكنك الضغط على زر "تصدير" لتصدير النتائج إلى Excel.

ملاحظة : حالياً لا يمكن تصفية صفحة مسيرات الرواتب باستخدام الحقول الاضافية.

تنبيه مؤكد ومهم للعميل: عند التصدير إلى Excel لن تظهر قيم الحقول الإضافية كعمود منفصل في الملف، والتصدير يشمل فقط النتائج المفلترة دون عمود باسم الحقل الاضافي. البديل العملي: صفّي أولاً بالحقل الإضافي المطلوب ثم صدّر النتائج.

14. التحليل المتقدم في التقارير

في التقارير التي تدعم ذلك — مثل قائمة الدخل، الميزانية العمومية (المركز المالي)، ميزان المراجعة، كشف الحساب، وقائمة التدفقات النقدية — يوجد خيار "تحليل متقدم" بجانب اسم التقرير أعلى الصفحة مثل : ( قائمة الدخل , الميزانية العمومية ) . عند فتحه تظهر قائمة "نوع التصفية" تحوي جميع الحقول الإضافية عبر كل الخدمات، إضافةً إلى الأبعاد التحليلية القياسية (العملاء، الموردين، المشاريع، المنتجات، الفروع والمخازن…). اختر الحقل من "نوع التصفية"، حدّد القيمة المطلوبة، ثم اضغط "بحث" لعرض النتائج المفلترة. هذا يتيح تحليل الإيرادات والأرباح حسب المندوب أو الفرع أو القسم أو أي حقل مخصص.

ملاحظة : لا يتوفر عرض قيم الحقول الإضافية كعمود منفصل بجانب العمليات داخل التقرير؛ فالحقول تُستخدم للتصفية والتحليل فقط.

15. ربط الحقل بالمستخدم (لتتبع العمليات حسب المستخدم/الفرع)

لتتبع العمليات حسب المستخدم أو الفرع:

أنشئ حقلاً في خدمة المبيعات/عروض الأسعار (مثل "اسم المندوب" أو "الفرع" من نوع "نص") واحفظه.
من الإعدادات > المستخدمين، اضغط "تعديل" على المستخدم.
انزل إلى خانة "الحقول الإضافية".
اختر الحقل المناسب لهذا المستخدم.
احفظ.

بعد الربط يمكن تحليل الإيرادات والمبيعات لكل مستخدم/فرع عبر قائمة الدخل باستخدام الحقول الإضافية. الربط يدوي ويمكن ربط أكثر من حقل للتفصيل الأكبر.

16. حالة نقاط البيع (POS)

لا يمكن عرض الحقول الإضافية المضافة للعملاء داخل تطبيق نقاط البيع ولكن يمكنك تخصيص قيمة معينة لحقل اضافي لمستخدم نقاط البيع مثل تعبئة حقل " اسم المندوب " بالقيمة " احمد " للمستخدم احمد وذلك من خلال الاعدادات ومن ثم المستخدمين ومن ثم الضغط على تعديل بجوار المستخدم احمد ؛ فالتطبيق مُصمّم لتبسيط عملية البيع ويقتصر على الحقول الأساسية فقط. لتهيئة حقول خاصة بمستخدمي نقاط البيع توجد صفحة مخصصة لذلك على موقع قيود. الحقول الإضافية (Custom Fields) في قيود.

17. أمثلة عملية للاستخدام

تحليل مبيعات كل مندوب.
مقارنة ربحية الفروع والأقسام.
تحديد موقع تخزين المنتج.
تتبّع اسم السائق ووسيلة التوصيل في كل عملية.
تتبّع طريقة التحصيل.
إضافة رقم أمر الشراء أو رقم أمر الاعتماد إلى فاتورة المشتريات (بإنشاء حقل "نص" في خدمة أوامر/فواتير الشراء).
تتبّع تاريخ انتهاء الصلاحية على المنتجات.
استخدام حقل خانة اختيار مثل "خارج المملكة" أو "معتمد" لتصنيف العمليات.

18. الأخطاء الشائعة والحلول السريعة

عند ظهور رسالة "لا يمكنك إدخال أكثر من خمسة حقول مخصصة": وصلت للحد الأقصى (5)؛ احذف حقلاً غير مستخدم.

إذا لم يظهر الحقل في المستند: تأكد أنك اخترت الخدمة الصحيحة وحفظت، وأن المستند يتبع تلك الخدمة، وابحث عنه تحت قسم "معلومات إضافية" أسفل المستند.

إذا لم يظهر الحقل في الطباعة: يجب إضافته يدوياً عبر مصمم المستند (القسم 12).

إذا لم تظهر قيم الحقول في ملف Excel المُصدَّر: هذا سلوك طبيعي؛ صفّي بالحقل أولاً ثم صدّر.

إذا لم تظهر خدمة معينة في القائمة: غالباً لأنها غير مشمولة بباقتك أو صلاحياتك.

إذا حُذف حقل بالخطأ: لا يمكن استرجاعه أو استرجاع بياناته إطلاقاً؛ يجب إعادة إنشائه يدوياً وإعادة تعبئة القيم.

19. أسئلة متوقعة وإجاباتها (FAQ)

كم عدد الحقول المسموحة؟ خمسة لكل خدمة كحد أقصى، مع رسالة منع عند التجاوز.

هل يمكن تعديل الاسم والنوع بعد الإنشاء؟ نعم، حتى لو كان الحقل مستخدماً.

هل يمكن استرجاع حقل محذوف؟ لا، الحذف نهائي وغير قابل للاسترجاع.

هل يمكن جعل الحقل إلزامياً؟ لا.

هل تؤثر الحقول الاضافية على المحاسبة؟ لا، هي للتحليل والتصفية فقط.

هل يظهر الحقل في المستندات القديمة؟ نعم، ويمكن تعبئته لاحقاً من "عرض" ثم تبويب المعلومات الإضافية.

هل تظهر في الطباعة؟ نعم بعد إضافتها في المصمم.

هل يمكن التصفية بها؟ نعم في قوائم المستندات وفي التحليل المتقدم للتقارير.

هل يمكن ربطها بالمستخدم؟ نعم يدوياً من إعدادات المستخدمين.

هل تظهر كعمود في Excel؟ لا، تُستخدم للتصفية فقط قبل التصدير.