القيود السهلة في نظام قيود
١. التعريف والغرض
القيود السهلة ميزة داخل قسم المحاسبة تتيح للمستخدم إنشاء قيود محاسبية دون معرفة مسبقة بمبادئ المدين والدائن. بدلاً من مطالبة المستخدم بتحديد الطرف المدين والطرف الدائن يدوياً، يقدّم النظام "قوالب" جاهزة لأشهر العمليات المالية، ويطرح أسئلة بلغة بسيطة (مثل: "من أي حساب خرجت الأموال؟" و"إلى أي حساب دخلت؟") ثم يترجمها تلقائياً إلى قيد محاسبي متوازن في دفتر الأستاذ.
الفكرة الجوهرية: كل قيد سهل تنشئه يُولّد خلف الكواليس قيداً محاسبياً حقيقياً برقم قيد في دفتر القيود، له طرف مدين وطرف دائن متساويان.
مسار الوصول: القائمة الجانبية ← المحاسبة ← قيود سهلة.
٢. شاشة القائمة الرئيسية للقيود السهلة
عند الدخول تظهر قائمة بكل القيود السهلة المُنشأة سابقاً. تحتوي الشاشة على:
زرّان علويان:
- إنشاء قيد سهل: يفتح شاشة الإنشاء ذات الخطوتين.
- إضافة إلى عملية التدقيق: يربط القيد بميزة "عملية التدقيق" (audit process) وينقلك إلى شاشتها. تُستخدم لمراجعة/تدقيق دفعة من القيود.
أعمدة الجدول: من (الحساب الدائن)، إلى (الحساب المدين)، الوصف، التاريخ، مجموع الـ دائن/مدين (قيمة العملية)، الخيارات.
أيقونات الخيارات في كل صف (أربع): عرض (العين)، تعديل (القلم)، تحميل PDF، حذف (سلة المهملات).
أدوات البحث والفلترة:
- حقلا من / إلى: فلترة حسب نطاق التاريخ.
- اختر السنة المالية: قائمة بالسنوات المتاحة (٢٠٢٤، ٢٠٢٥، ٢٠٢٦).
- اختر الفترة المالية: لتحديد فترة ضمن السنة.
- زر بحث لتطبيق الفلاتر، ورابط إعادة تعيين لإلغائها وإرجاع القائمة كاملة.
- في الصفحة: عدد السجلات المعروضة (١٥، ٢٥، ٥٠، ٧٥، ١٠٠).
- الفرز متاح بالنقر على رؤوس الأعمدة (المبلغ، التاريخ، القيمة).
٣. إنشاء قيد سهل — خطوتان
الخطوة الأولى: اختر نوع القيد السهل
تظهر ست بطاقات لأنواع القيود السهلة الجاهزة. اختيار البطاقة ينقلك تلقائياً للخطوة الثانية بالحقول الخاصة بذلك النوع. يمكن دائماً الرجوع بالضغط على تبويب "الخطوة الأولى" لتغيير النوع.
الأنواع الستة هي: تحركات أموال، إضافة رأس مال، إهلاك أصل ثابت، سحب المالك، توزيع أرباح، محاسبة الرواتب.
الخطوة الثانية: إملأ البيانات
تختلف الحقول حسب النوع (مفصّلة أدناه)، لكن جميع الأنواع تشترك في: التاريخ (إلزامي، بمنتقي تقويم)، الوصف (اختياري)، المرفقات (اختياري، رفع ملف). زر الحفظ اسمه متابعة، وبالضغط عليه يُحفظ القيد مباشرة ويُنقل المستخدم لشاشة القائمة (لا توجد شاشة مراجعة وسيطة).
ملاحظة مهمة عن الحسابات: خانات اختيار الحساب هي قوائم بحث تسحب من شجرة الحسابات في المنشأة؛ تكتب جزءاً من اسم الحساب أو رقمه فتظهر النتائج المطابقة (مثل "١١٠١٠١ - الصندوق").
٤. أنواع القيود الستة بالتفصيل
أ. تحركات أموال
لنقل مبلغ من حساب إلى آخر (تحويل بين صندوق وبنك، إيداع، حوالة… إلخ).
- من: الحساب الذي نقصت منه الأموال (يُسجَّل دائناً).
- إلى: الحساب الذي زادت فيه الأموال (يُسجَّل مديناً).
- القيمة: قيمة العملية.
مثال عملي مؤكَّد بالتجربة: عند اختيار "من = الصندوق" و"إلى = بنك الانماء" وقيمة ٥٠٠، تولّد قيد يظهر: بنك الانماء +٥٠٠ (مدين) والصندوق -٥٠٠ (دائن).
ب. إضافة رأس مال
لتسجيل زيادة رأس المال من المالك.
- حساب رأس مال المالك: حساب رأس المال الذي ارتفع (يُسجَّل دائناً).
- الهيئة: هيئة رأس المال المضاف؛ قد تكون أموالاً (صندوق/بنك) أو أصولاً غير متداولة كالأراضي (يُسجَّل مديناً).
- القيمة المضافة: قيمة رأس المال المضاف.
ج. إهلاك أصل ثابت
لتسجيل مصروف إهلاك دوري على أصل ثابت.
- حساب الأصل الثابت: تحديد نوع الأصل المُهلَك (مجمّع الإهلاك يخفّض قيمة الأصل — يُسجَّل دائناً).
- حساب الإهلاك: الحساب المُحمَّل بمصروف الإهلاك (يُسجَّل مديناً).
- قيمة الإهلاك: المبلغ.
د. سحب المالك
لتسجيل سحب المالك مبلغاً من المنشأة لاستخدامه الشخصي.
- نوع السحب: من أي حساب قام المالك بالسحب (الصندوق/البنك — يُسجَّل دائناً).
- حساب المالك: يُفضَّل أن يكون حساب جارٍ باسم المالك (يُسجَّل مديناً).
- المبلغ المسحوب: القيمة.
هـ. توزيع أرباح
لتوزيع الأرباح على الشركاء/الملاك. يتميّز هذا النوع بأن حقل المصدر مقيَّد بقائمة ثابتة.
- الموزَّع منه: قائمة ثابتة محصورة بحساب "٣٤٠٢ - الأرباح المبقاة (أو الخسائر)" ويظهر خيار "يرجى الاختيار" (يُسجَّل مديناً/يُخفَّض).
- الموزَّع له: الحساب الذي توزَّع له الأرباح، مثل حساب جاري الشريك (يُسجَّل دائناً).
- قيمة الأرباح المراد توزيعها: المبلغ.
و. محاسبة الرواتب
أكثر الأنواع مرونة، ويحتوي على خيارين شرطيين (صندوقَي اختيار):
- تم احتساب التكلفة من قبل (صندوق اختيار): يُفعَّل إذا كان مصروف الرواتب مُسجَّلاً سابقاً في قيد آخر.
- حساب تسجيل الرواتب: الحساب الذي تُسجَّل به الرواتب (مصروف/التزام).
- لن تدفع الرواتب الآن (صندوق اختيار): يتحكم في إنشاء طرف الدفع؛ فعِّله إذا كنت تسجّل استحقاق الرواتب دون صرفها الآن.
- دفعت باستخدام: الحساب الذي تُصرف منه الرواتب (صندوق/بنك).
- المبلغ المدفوع: قيمة الرواتب.
أفضل ممارسة: استخدم الخيارين الشرطيين لفصل مرحلة استحقاق الرواتب عن مرحلة دفعها عند الحاجة، خصوصاً إذا استُحقّت في شهر ودُفعت في شهر لاحق.
٥. شاشة عرض القيد (تفاصيل القيد السهل)
بالضغط على أيقونة العرض مقابل الخيارات في صفحة القيود السهلة تظهر شاشة بيانات القيد السهل وتحتوي:
- رقم القيد: رقم القيد المحاسبي المولَّد في دفتر الأستاذ (يثبت أن القيد السهل يُنتج قيداً حقيقياً في السجل العام).
- الوصف والتاريخ.
- جدول الحساب/القيمة: يوضّح الطرفين بإشارة موجب (مدين) وسالب (دائن)، وبمبلغين متساويين.
- النشاطات: سجل تدقيق يبيّن من أنشأ القيد ومن حدّثه مع الطابع الزمني.
- قسم تعليقات يتيح مشاركة الأفكار مع المستخدمين المضافين في المنشأة عبر كتابة علامة + قبل بريدهم.
أزرار علوية: رجوع، تعديل، تحميل PDF.
٦. التعديل
بالضغط على تعديل من الخيارات مقابل القيد السهل تُفتح شاشة "تعديل القيد السهل" بنفس حقول النوع معبّأة بالقيم الحالية، مع علامة × بجوار كل حساب لمسحه واختيار غيره.
قيد مهم: شاشة التعديل لا تعرض خطوة اختيار النوع؛ أي لا يمكن تغيير نوع القيد بعد إنشائه — يمكن فقط تعديل الحسابات والقيمة والتاريخ والوصف والمرفقات. لتغيير النوع يجب حذف القيد وإنشاء قيد جديد.
٧. الحذف
بالضغط على أيقونة الحذف تظهر نافذة تأكيد عنوانها "حذف" ورسالتها "هل أنت متأكد من رغبتك في الحذف؟" مع زرّي حذف وإلغاء. عند التأكيد يُحذف القيد السهل ويُعكَس/يُلغى القيد المحاسبي المرتبط به من دفتر الأستاذ. الحذف نهائي ولا يمكن التراجع عنه.
٨. التحقق من الصحة ورسائل الأخطاء
عند محاولة الحفظ بحقول ناقصة تظهر رسائل حمراء أسفل كل حقل:
- الحساب المطلوب (من/إلى وما يماثلهما): "هذا الحقل مطلوب".
- القيمة/المبلغ: "هذا الحقل مطلوب".
- التاريخ: "يجب إدخال التاريخ".
- الوصف والمرفقات اختياريان ولا يمنعان الحفظ إذا تُركا فارغين.
٩. الأثر على بقية أجزاء النظام
كل قيد سهل يُنشئ قيداً محاسبياً حقيقياً ينعكس فوراً على: دفتر الأستاذ العام، أرصدة الحسابات المعنية في شجرة الحسابات، والتقارير المالية (ميزان المراجعة، قائمة الدخل، الميزانية) بحسب طبيعة الحسابات. حذف القيد السهل يعكس هذا الأثر. لذلك يجب اختيار الحسابات بدقة لأن أي خطأ ينعكس مباشرة على القوائم المالية.
١٠. القيود والملاحظات المهمة
- القيمة والتاريخ إلزاميان دائماً.
- لا يمكن تغيير نوع القيد بعد الإنشاء.
- حساب "الموزَّع منه" في توزيع الأرباح مقيّد بالأرباح المبقاة.
- الحسابات تُسحب من شجرة الحسابات، فإن لم يظهر حساب مطلوب فيجب إنشاؤه أولاً في شجرة الحسابات.
- المرفقات تقبل رفع ملف واحد على الأقل مرتبط بالمستخدم الحالي.
١١. الأسئلة الشائعة (FAQ)
س: ما الفرق بين القيد السهل والقيد المحاسبي اليدوي؟
ج: القيد السهل يقدّم قالباً بأسئلة بسيطة ويحدد المدين/الدائن نيابةً عنك، بينما القيد اليدوي يتطلب منك إدخال أطراف القيد ومبالغها يدوياً. كلاهما يُنتج قيداً في دفتر الأستاذ.
س: هل ينشئ القيد السهل قيداً محاسبياً فعلياً؟
ج: نعم، يُولَّد قيد برقم مستقل يظهر في شاشة التفاصيل وينعكس على التقارير.