المنتجات والتكاليف في قيود
القسم الأول: نظرة عامة والوصول إلى الشاشة
الوصول
من القائمة الجانبية، اختر المنتجات والتكاليف ثم المنتجات والتكاليف، لتفتح شاشة إدارة المنتجات
لبدء الإضافة اضغط زر إنشاء المنتجات والتكاليف (زر أزرق أعلى يسار الشاشة) او على ( + ) بجانب المنتجات والتكاليف في القائمة المنسدلة.
الأزرار المتاحة عند الدخول الى صفحة المنتجات والتكاليف
- إنشاء المنتجات والتكاليف.
- استيراد المنتجات.
- تصدير المنتجات.
- وحدات القياس.
- أصناف المنتجات.
- نقل المخزون.
- إعادة تصنيف خصائص المنتج.
- جرد المخزون.
ملاحظة: قد تختلف الأزرار والخيارات الظاهرة في صفحة المنتجات والتكاليف حسب صلاحيات المستخدم أو المزايا المتوفرة في الباقة المشترك بها. لذلك، إذا لم يكن لدى المستخدم صلاحية للوصول إلى إحدى الميزات أو كانت غير مدعومة في الباقة، فلن يظهر زرها في الصفحة، وينطبق ذلك على جميع الأزرار والخيارات المتاحة.
تبويبات تصنيف المنتجات في القائمة
المنتجات مصنّفة إلى خمسة أنواع بالإضافة إلى الأرشيف، ويظهر بجانب كل نوع عدده الحالي، مثل:
- منتج.
- منتج مجمع.
- مادة أولية.
- خدمة.
- مصروف.
- الأرشيف (للمنتجات المؤرشفة).
أدوات البحث والفلترة في القائمة
يمكن البحث بـ:
- الرقم التسلسلي.
- اسم المنتج.
- الباركود.
- فلترة حسب صنف المنتج.
- فلترة حسب نوع المنتج (منتجات نقاط بيع , منتجات غير نقاط بيع ,كل المنتجات).
- البحث في الحقول الإضافية المخصصة.
كما يوجد:
- زر بحث.
- زر إعادة تعيين.
- إمكانية تحديد عدد النتائج في الصفحة (15، 25، 50، 75، 100).
القسم الثاني: خطوات انشاء منتجات وتكاليف
عملية الإنشاء تتم عبر خطوتين واضحتين في أعلى الشاشة:
الخطوة الأولى — نوع المنتج
تختار فيها أحد الأنواع الخمسة عبر بطاقات مصوّرة. هذه الخطوة تحدد شكل الحقول التي ستظهر في الخطوة التالية.
الخطوة الثانية — املأ التفاصيل
يظهر النموذج التفصيلي الخاص بالنوع الذي اخترته.
ملاحظة مهمة يعرضها النظام نفسه:
«اضغط على الخطوة الأولى لاختيار نوع قيد مختلف».
أي يمكنك الرجوع لتغيير النوع في أي وقت قبل الحفظ عبر الضغط على الخطوة الأولى.
القسم الثالث: أنواع المنتجات الخمسة (الوصف الرسمي من النظام + متى تُستخدم)
هذا هو أهم قسم، لأن اختيار النوع الصحيح هو أكثر ما يخطئ فيه المستخدمون.
1) منتجالوصف :
«يتيح لك قيود إضافة منتج يُباع ويُشترى بنفس حالته الأصلية أو كجزء من منتج مجمع يُباع بسعر واحد».
متى يُستخدم:
للسلع التي تشتريها وتبيعها كما هي دون تصنيع (مثل: جهاز، علبة عصير، قطعة غيار).
يدعم:
- البيع.
- الشراء.
- تتبع المخزون.
- خصائص المنتجات.
2) منتج مجمع
الوصف :
«يتيح لك قيود إنشاء منتج مجمع يُصنع من عدة منتجات أو مواد أولية. المنتج المجمع يُباع كمنتج واحد ويقوم بتعديل المخزون لكل واحد من المنتجات المستخدمة في تجميعه. تفاصيل التجميع تكون ظاهرة للمنشأة فقط ولا تظهر للعميل».
متى يُستخدم:
للمنتجات المكوّنة من عناصر أخرى (مثل: سلة هدايا مكوّنة من عدة منتجات، وجبة مكوّنة من مكوّنات).
مميّز بقسم فريد:
تفاصيل تجميع المنتج، وهو جدول تضيف فيه المكوّنات (منتج، الوحدة، الكمية) عبر زر إضافة المزيد.
أثر مهم على المخزون:
عند بيع منتج مجمع واحد، يُخصم مخزون كل مكوّن داخله تلقائياً حسب الكمية المحددة.
3) مادة أولية
الوصف :
«مادة أولية يتم الاستعانة بها لتصنيع منتج آخر، ولا يتم بيع المادة الأولية إنما يتم استخدامها للتصنيع فقط. مثل: الخشب لصناعة الطاولات، وتُساهم هذه المواد في عملية إنتاج المنتج المجمع».
متى تُستخدم:
للمكوّنات التي تدخل في التصنيع فقط ولا تُباع مباشرة للعميل.
يدعم:
- الشراء.
- تتبع المخزون.
لا يُباع (لا يوجد سعر بيع ولا حساب مبيعات).
4) خدمة
الوصف الرسمي:
«يتيح لك قيود إضافة خدمات تُقدم للعملاء تكون مشابهة للمنتجات ولكن لا تُخزّن».
متى تُستخدم:
لما تبيعه دون مخزون (مثل: استشارة، صيانة، اشتراك، خدمة توصيل).
يدعم:
- البيع فقط.
لا يوجد مخزون ولا سعر شراء.
5) مصروف
الوصف الرسمي:
«يتيح لك قيود إضافة مصاريف متنوعة مثل فواتير الكهرباء».
متى يُستخدم:
لبنود المصروفات التي تشتريها ولا تبيعها ولا تُخزّنها (مثل: كهرباء، إيجار، اتصالات).
يدعم:
- الشراء فقط.
لا يُباع، لا يُخزّن، ولا باركود له.
مقارنة سلوك انواع المنتجات والتكاليف :
منتج
- يُباع: نعم (اختياري).
- يُشترى: نعم (اختياري).
- يتبع المخزون: نعم (اختياري).
- باركود: نعم.
- خصائص المنتجات/متغيرات: نعم.
منتج مجمع
- يُباع: نعم (إلزامي).
- يُشترى: لا.
- يتبع المخزون: نعم اختياري.
- باركود: نعم.
- خصائص المنتجات/متغيرات: لا.
- جدول تفاصيل التجميع. : نعم
مادة أولية
- يُباع: لا.
- يُشترى: نعم (مفعّل تلقائياً).
- يتبع المخزون: نعم (اختياري).
- باركود: نعم.
- خصائص/متغيرات: لا.
خدمة
- يُباع: نعم.
- يُشترى: لا.
- يتبع المخزون: لا.
- باركود: لا.
- خصائص/متغيرات: لا.
مصروف
- يُباع: لا.
- يُشترى: نعم (مفعّل تلقائياً).
- يتبع المخزون: لا.
- باركود: لا.
- خصائص/متغيرات: لا.
قاعدة عامة يفرضها النظام:
«يجب أن يكون المنتج مباعاً أو مشترى على الأقل».
لا يمكن حفظ منتج غير مباع وغير مشترى في آنٍ واحد.
القسم الرابع: شرح كل حقل في صفحة انشاء المنتجات والتكاليف (نوع «منتج» الأشمل) الحقول الأساسية (تظهر لكل الأنواع)
الاسم العربي (إلزامي)
اسم المنتج بالعربية.
رسالة الخطأ عند تركه فارغاً:
«يجب إدخال اسم المنتج».
الاسم الإنجليزي (إلزامي)
اسم المنتج بالإنجليزية.
تظهر نفس رسالة إلزامية الاسم عند تركه فارغاً.
الرقم التسلسلي (SKU) (إلزامي)
المعرّف الفريد للمنتج.
رسالة الخطأ:
«يجب إدخال رقم المنتج».
بجانبه زر توليد رقم تسلسلي يولّد رقماً تلقائياً مكوّناً من 12 خانة (مثال فعلي مولّد: 201138464347).
استخدمه إذا لم يكن لديك نظام ترقيم خاص.
الصنف (إلزامي)
تصنيف المنتج.
قائمة منسدلة قابلة للبحث.
بجانبها زر + يفتح نافذة سريعة لإنشاء صنف جديد دون مغادرة الصفحة (حقولها: اسم الصنف، والصنف الأب/الرئيسي لإنشاء تصنيف متفرّع).
الأصناف تُدار بشكل مستقل من أصناف المنتجات من الخيارات العلوية عند الدخول الى صفحة المنتجات والتكاليف.
وحدة القياس (إلزامي)
مثل:
- قطعة.
- كرتون.
- كيلو جرام.
- متر مربع.
قائمة قابلة للبحث مع زر + لإضافة وحدة جديدة.
رسالة الخطأ عند تركها:
«يجب إدخال الوحدة».
تُدار الوحدات أيضاً من وحدات القياس من الخيارات العلوية عند الدخول الى صفحة المنتجات والتكاليف.
الضريبة % (إلزامي)
نسبة ضريبة القيمة المضافة المطبّقة (مثل 15%، 5%، 0%، معفاة، غير خاضعة).
رسالة الخطأ:
«يجب إدخال نوع الضريبة».
الوصف
اختياري عادة.
الشروط والأحكام
اختياري.
الباركود
اختياري، للأنواع التي تدعمه.
يمكن إدخاله يدوياً أو توليده.
لا يظهر لنوعي الخدمة والمصروف.
صورة المنتج
اختياري.
النص الظاهر:
«اضغط هنا لاختيار صورة».
الحقول المرتبطة بالبيع (تظهر عند تفعيل «يُباع»)
- سعر البيع.
- سعر البيع يشمل الضريبة؟ (نعم/لا).
- حساب المبيعات.
الحقول المرتبطة بالشراء (تظهر عند تفعيل «يُشترى»)
- سعر الشراء.
- سعر الشراء يشمل الضريبة؟
- حساب المصروف / تكلفة البضاعة المباعة (COGS).
الحقول المرتبطة بالمخزون (تظهر عند تفعيل «المنتج مخزون»)
حد إعادة الطلب
الكمية التي إذا وصل المخزون إليها ينبّهك النظام لإعادة الطلب.
يظهر معه زر + إضافة المزيد لتحديد حد إعادة طلب مختلف لكل مخزن/موقع.
ملاحظة جوهرية عن الرصيد الافتتاحي
لا يوجد حقل كمية افتتاحية أو رصيد أول المدة داخل شاشة إنشاء المنتج.
الكمية الافتتاحية للمخزون تُدخل من خلال الارصدة الافتتاحية وذلك بالذهاب الى المحاسبة ومن ثم قيود محاسبة يدوية ومن ثم " ارصدة افتتاحية " من الخيارات العلوية ومن ثم " المنتجات والتكاليف " وتعبئة البيانات.
هذه نقطة شائعة جداً في استفسارات العملاء.
خيار «منتج نقاط بيع»
خيار (pos_product) يحدد ما إذا كان المنتج متاحاً في نظام نقاط البيع (POS) ويظهر في تطبيق نقاط البيع.
القسم الخامس: الميزات المتقدمة 1) مجموعة الخصائص (المتغيرات / Variants) — لنوع «منتج» فقط
حقل مجموعة الخصائص هو حقل اختياري يتيح إنشاء متغيرات المنتج تلقائياً بتركيبات مختلفة من الخصائص.
النص التوضيحي الرسمي:
«اختر مجموعة خصائص لإنشاء متغيرات المنتج تلقائياً بتركيبات مختلفة من الخصائص».
مثال:
مجموعة الحجم/اللون تنشئ متغيرات مثل:
- صغير - أحمر.
- صغير - أزرق.
- كبير - أحمر.
تُدار مجموعات الخصائص بشكل منفصل، ويمكن إعادة تصنيفها لاحقاً من إعادة تصنيف خصائص المنتج.
متى تُستخدم:
الملابس، الأحذية، العطور بأحجام مختلفة، أو أي منتج له نسخ متعددة تشترك في الاسم الأساسي.
2) تحويل الوحدات (وحدات متعددة للمنتج)
قسم تحويل الوحدات يتيح تعريف أكثر من وحدة قياس للمنتج نفسه مع معامل التحويل بينها.
أعمدة القسم:
- وحدة واحدة من.
- عدد من الوحدة.
- سعر شراء الوحدة.
- سعر الشراء يشمل الضريبة؟
- سعر بيع الوحدة.
- سعر البيع يشمل الضريبة؟
- الباركود.
مع زر إضافة المزيد.
المثال العملي:
منتج وحدته الأساس قطعة، وتُعرّف له وحدة كرتون = 12 قطعة بسعر بيع/شراء وباركود مستقل للكرتون.
يتيح ذلك البيع والشراء بأي من الوحدتين مع مزامنة المخزون تلقائياً.
3) تفاصيل تجميع المنتج — لنوع «منتج مجمع» فقط
جدول بأعمدة:
- منتج.
- الوحدة.
- الكمية.
تضيف فيه المكوّنات عبر إضافة المزيد، وهذه المكوّنات هي التي يُخصم مخزونها عند بيع المنتج المجمع.
4) الحقول الإضافية (المخصّصة)
تظهر في أسفل النموذج الحقول الاضافية التي تم اعداداه مسيقاً من خلال الاعدادات ومن ثم الحقول الاضافية مثل اضافة :
- تاريخ انتهاء الصلاحية
- المورد المعتمد للشراء
هذه ليست حقولاً افتراضية، بل حقول مخصّصة (custom_field_values) عرّفتها المنشأة من إعداداتها ويمكنك اضافة اي حقل اضافي ترغب به.
لذلك تختلف من منشأة لأخرى، وقد لا تظهر إطلاقاً لدى عملاء آخرين.
القسم السادس: الضريبة وحالاتها الخاصة
قائمة الضريبة تعرض معدلات متعددة (0%، 5%، 10%، 15%، 20%… إلخ حسب ما هو مُعرّف في المنشأة).
عند اختيار ضريبة من فئات خاصة يظهر حقل سبب إلزامي.
ضريبة صفرية
يظهر حقل:
- special_tax_reason_for_zero.
معفاة من الضريبة
يظهر:
- special_tax_reason_for_exempt.
غير خاضعة للضريبة
يظهر:
- special_tax_reason_for_not_subject.
من أمثلة أسباب الإعفاء التي يعرضها النظام:
- الخدمات المالية.
- خدمات التأمين على الحياة.
- توريد العقار السكني.
إذا اخترت ضريبة خاصة ولم تحدد السبب، يمنع النظام الحفظ (تظهر رسالة مرتبطة تقول «يجب اختيار الوصف/السبب»).
هذه الحقول مطلوبة للامتثال لهيئة الزكاة والضريبة والجمارك.
ملاحظة:
نوعا المصروف والمادة الأولية لا يحتويان على حقول أسباب الضريبة الخاصة (تظهر أساساً في المنتج والخدمة والمنتج المجمع).
القسم السابع: رسائل التحقق والأخطاء الشائعة وحلولها
«يجب إدخال اسم المنتج»
السبب: الاسم العربي أو الإنجليزي فارغ.
الحل: املأ كلا الاسمين.
«يجب إدخال رقم المنتج»
السبب: الرقم التسلسلي فارغ.
الحل: أدخله يدوياً أو اضغط توليد رقم تسلسلي.
«يجب اختيار الصنف / يرجى اختيار الصنف»
السبب: لم تختر صنفاً.
الحل: اختر صنفاً أو أنشئ واحداً بزر +.
«يجب إدخال الوحدة»
السبب: لم تختر وحدة قياس.
الحل: اختر الوحدة أو أضف وحدة جديدة.
«يجب إدخال نوع الضريبة»
السبب: لم تختر ضريبة.
الحل: اختر نسبة الضريبة المناسبة.
«يجب اختيار السبب/الوصف»
السبب: اخترت ضريبة صفرية/معفاة/غير خاضعة دون سبب.
الحل: حدد سبب الإعفاء الضريبي.
«يجب أن يكون المنتج مباعاً أو مشترى على الأقل»
السبب: ألغيت خياري البيع والشراء معاً.
الحل: فعّل يُباع أو يُشترى على الأقل.
تنبيهات إضافية مهمة
الرقم التسلسلي المكرر
الرقم التسلسلي يجب أن يكون فريداً؛ محاولة استخدام رقم موجود مسبقاً تمنع الحفظ.
الحل: استخدم رقماً مختلفاً أو زر التوليد التلقائي.
القسم الثامن: أثر إنشاء المنتج على بقية أجزاء النظام الفواتير والمبيعات
يصبح المنتج بحال تم تفعيل خيار يباع متاحاً للاختيار في:
- فواتير البيع.
- عروض الأسعار.
- نقاط البيع (إذا فُعّل خيار نقاط البيع).
المنتجات/المواد/المصاريف المشتراة تظهر في:
- فواتير المشتريات.
- أوامر الشراء.
المنتجات ذات خيار مخزون تُدرج في:
- تقارير المخزون.
- الجرد.
- نقل المخزون.
ويتأثر رصيدها بكل عملية بيع أو شراء أو تصنيع.
المنتج المجمعبيعه يخصم مخزون مكوّناته تلقائياً.
المحاسبةكل عملية بيع أو شراء تُرحّل قيوداً محاسبية إلى:
- حساب المبيعات.
- حساب المصروف المرتبط بالمنتج.
القسم التاسع: العمليات الإضافية على المنتج (من شاشة القائمة)
لكل منتج في القائمة أيقونات:
- عرض التفاصيل.
- تعديل.
- نسخ/استنساخ (Clone) لإنشاء منتج مطابق بسرعة.
- أرشفة/استعادة.
- حذف.
لإخفاء منتج لم يعد مستخدماً دون حذفه، ويُنقل لتبويب الأرشيف ويمكن استعادته لاحقاً.
يُفضّل الأرشفة على الحذف للمنتجات التي لها حركات سابقة.
الحذفنهائي وقد يكون مقيّداً إذا كان للمنتج حركات (فواتير/حركة مخزون) مرتبطة به.
الاستيراد والتصديريمكن استيراد عدد كبير من المنتجات دفعة واحدة عبر ملف (استيراد المنتجات)، وتصدير القائمة الحالية.
القسم العاشر: الأسئلة الشائعة المتوقعة وإجاباتها
ما الفرق بين نوع المنتج «منتج» و«منتج مجمع»؟
المنتج يُباع كما هو، والمجمّع يُصنع من عدة منتجات/مواد ويُخصم مخزون مكوّناته عند بيعه.
ما الفرق بين نوع المنتج «مادة أولية» و«منتج»؟
المادة الأولية لا تُباع للعميل، تُستخدم في التصنيع فقط؛ أما المنتج فيُباع ويُشترى.
متى أستخدم نوع المنتج «خدمة» بدل «منتج»؟
عندما لا يوجد مخزون فعلي (استشارة، صيانة، اشتراك).
متى أستخدم نوع المنتج «مصروف»؟
لبنود التكاليف التي تشتريها ولا تبيعها ولا تخزّنها (كهرباء، إيجار).
كيف أضيف كمية بداية المدة؟
ليس من شاشة إنشاء المنتج، بل من الارصدة الافتتاحية.
لماذا لا أستطيع الحفظ عند انشاء منتج جديد؟
غالباً بسبب حقل إلزامي ناقص (اسم/رقم تسلسلي/صنف/وحدة/ضريبة)، أو أنك ألغيت البيع والشراء معاً، أو أن الرقم التسلسلي مكرر.
كيف أنشئ منتجاً بألوان/أحجام متعددة؟
استخدم نوع منتج وحدّد مجموعة الخصائص لتوليد المتغيرات تلقائياً.
كيف أبيع بالكرتون والقطعة معاً؟
عرّف الوحدتين في قسم تحويل الوحدات مع معامل التحويل.
السعر يشمل الضريبة أم لا عند انشاء منتج؟
فعّل خيار يشمل الضريبة إذا كان السعر المُدخل نهائياً شاملاً للضريبة.
اخترت ضريبة معفاة ويطلب مني سبباً عند انشاء منتج؟
الضرائب الصفرية/المعفاة/غير الخاضعة تتطلب تحديد سبب الإعفاء للامتثال الضريبي.
هل أحذف أم أؤرشف المنتج؟
الأرشفة أفضل للمنتجات ذات الحركات السابقة؛ والحذف نهائي و يُمنع عند وجود ارتباطات.