المهام والمشاريع (مراكز التكلفة) في نظام قيود
القسم 1: المفهوم والغرض
المهام والمشاريع في قيود هي أداة لتقسيم عمليات المنشأة المالية والتشغيلية إلى وحدات (مراكز تكلفة) يمكن تتبّع إيراداتها ومصروفاتها وأرباحها بشكل منفصل. تنقسم إلى مستويين مرتبطين: المشروع وهو الوحدة الكبرى (مثل مشروع إنشائي أو فرع أو عميل)، والمهمة وهي عمل أصغر يمكن أن يكون مستقلاً (منفصل) أو تابعاً لمشروع. الفائدة الأساسية أن أي مستند مالي (فاتورة مبيعات، فاتورة مشتريات، إشعار، فاتورة بسيطة , سند , قيد) يمكن ربطه بمشروع أو مهمة، فتنعكس قيمته في تقارير المشروع، ما يعطي تحليلاً دقيقاً للربحية لكل مشروع على حدة.
مسار الوصول من القائمة الجانبية: المهام والمشاريع، وتحته المشاريع والمهام
ملاحظة مهمة عن الظهور والصلاحيات: قائمة المهام والمشاريع تظهر تلقائياً ولا توجد صلاحية لإخفائها من النظام. للتحكم في من يصل للمشروع تُستخدم خاصية "خاص" مع إضافة مستخدمين محددين في تفاصيل المشروع.
القسم 2: صفحةالمشاريع
2.1 مكوّنات صفحة المشاريع عند الدخول اليها
تعرض الشاشة أزراراً علوية: إضافة مشروع، المهام (للانتقال لقائمة المهام)، أرشيف المشاريع. ويظهر جدول بالأعمدة التالية: المرجع (PRJ-x)، الاسم، تاريخ التسليم، المالك، حالة الخصوصية (عام/خاص)، الحالة (مفتوح/مغلق)، عدد المهام المفتوحة، عدد المهام المغلقة، والإجراءات.
2.2 فلاتر البحث
تتوفر فلاتر في اعلى صفحة المشاريع للتصفية وتتضمن : المرجع، الاسم، الحالة (مفتوح/مغلق)، أنشئت بواسطة، تاريخ التسليم من/إلى، المكلف، حالة الخصوصية (عام/خاص)، مع زرّي بحث وإعادة تعيين، وعدد النتائج في الصفحة (15 حتى 100). كل الأعمدة قابلة للترتيب بالضغط على الاسهم بجانب كل عمود.
2.3 إجراءات كل مشروع
في صفحة المشاريع لكل مشروع نشط ( غير مؤرشف ) ثلاثة إجراءات: عرض (لوحة المتابعة)، تعديل، وأرشفة.
القسم 3: طريقة إنشاء مشروع جديد
من القائمة المنسدلة اضغط على " المهام والمشاريع " ومن ثم اضغط على ( + ) بجوار خيار " المشاريع " او اضغط على خيار " المشاريع " ومن ثم اضغط إضافة مشروع من الخيارات العلوية. تظهر الحقول التالية: المرجع (يُنشأ تلقائياً بالتسلسل مثل PRJ-20 وقابل للتعديل)، الاسم (إلزامي)، الوصف (اختياري)، تاريخ التسليم (تقويم اختياري)، خانة للحالة "خاص " (Checkbox)، إضافة مستخدمين (تظهر لاختيار من يُسمح لهم بالوصول عند تفعيل " خاص ")، وقسم المرفقات (تصفح ملفات أو سحب وإفلات). في الأسفل زرّا متابعة (للحفظ) وإلغاء.
عند الحفظ يظهر المشروع مباشرة أعلى القائمة بحالة "مفتوح" وحالة خصوصية حسب اختيارك.
أفضل ممارسة: يجب إنشاء المشروع/مركز التكلفة قبل محاولة تخصيص أي فاتورة له، لأن الفاتورة تختار المشروع من قائمة المشاريع المضافة مسبقاً.
القسم 4: الخصوصية والصلاحيات (عام مقابل خاص)
عند ترك المشروع عاماً يكون متاحاً لكل المستخدمين حسب صلاحياتهم العامة. عند تفعيل خاص يصبح مقيّداً، ويظهر حقل إضافة مستخدمين لاختيار المستخدمين المسموح لهم. بعد الإنشاء يمكن التحكم بالوصول من داخل لوحة المشروع عبر زر إدارة المستخدمين الذي يفتح نافذة لإضافة/إدارة المستخدمين. الخلاصة: لإلغاء صلاحية مستخدم بالوصول لمشروع معيّن، اجعل المشروع "خاص" وأضف فقط المستخدمين المطلوبين.
القسم 5: لوحة متابعة المشروع (عرض المشروع)
عند الضغط على عرض تفتح لوحة متابعة المشروع وهي أهم شاشة تحليلية، وتحتوي:
في الأعلى أزرار: تعديل، إدارة المستخدمين، رجوع، وتبويبان: لوحة المتابعة والمهام. تعرض لوحة المتابعة معلومات المشروع (نسبة إكمال المهام كنسبة مئوية مع عدد المهام، الوصف، تاريخ التسليم، حالة الخصوصية، الحالة، أنشئت بواسطة).
قسم التفاصيل المالية وهو جوهر التتبّع: يعرض إجمالي الدخل وإجمالي المصروفات للمشروع، مع ثلاثة تبويبات فرعية مصفّاة تلقائياً على هذا المشروع فقط: الربح والخسارة (يعرض إجمالي الربح وصافي الدخل قبل الفوائد والضريبة والزكاة وصافي الربح)، والميزانية العمومية، والمستندات التجارية.
تبويب المستندات التجارية: يعرض جدولاً بالمستندات المرتبطة بالمشروع (المرجع، النوع، تاريخ الإصدار، القيمة، الحالة، الخيارات)، ويتيح خيار " إضافة مستند " لربط فاتورة/سند/قيد/اشعار مضاف مسبقاً بالمشروع حيث يمكنك من القائمة المنسدلة بجانب " اضافة مستند " والتي باسم " المستندات التجارية " اختيار المستند المطلوب من القائمة المنسدلة وبمجرد الضغط عليه سيتم تخصيصه للمشروع , كما ويظهر بجانب المستندات التجارية اشارة " حذف " وذلك بحال ترغب بالغاء ارتباط المشروع بالمستند فقط ولا يتم حذف المستند نفسه.
كما توجد قائمة النشاطات (سجل الإنشاء والتعديلات مع التواريخ) وقسم تعليقات يدعم منشنة المستخدمين بكتابة علامة + قبل بريد المستخدم المسجّل.
استعراض نسبة اكتمال المهام: تُعرض لكل مشروع على حدة داخل لوحته عبر الضغط على "عرض". لا يتوفر تقرير شامل لنسبة اكتمال المهام لكل المشاريع دفعة واحدة؛ يُطّلع عليها لكل مشروع بشكل فردي.
القسم 6: شاشة المهام وإنشاء مهمة
6.1 قائمة المهام
عند الدخول الى المهام تعرض الأعمدة: المرجع (TSK-x)، الأهمية، الاسم، تاريخ التسليم، اسم المشروع (يظهر اسم المشروع المرتبط مثل "مشروع البرج (PRJ-15)" أو منفصل إن كانت المهمة مستقلة)، حالة الخصوصية، الحالة، المالك، المرفقات، المستندات التجارية.
الفلاتر اعلى صفحة المهام : المرجع , الاسم , المكلف , انشئت بواسطة , تاريخ التسليم من , تاريخ التسليم الى , اشم المشروع الحالة (مفتوح/مغلق)، الأهمية (هام جدا / هام / متوسط / منخفض الأهمية / غير هام)، حالة الخصوصية (عام/خاص).
6.2 إنشاء مهمة
يتم انشاء مهمة جديدة بالضغط على ( + ) بجوار المهام في القائمة المنسدلة او من خلال الدخول الى المهام والمشاريع ومن ثم المهام ومن ثم الضغط على " اضافة مهمة " من الخيارات العلوية .
حقول شاشة إنشاء مهمة: المرجع (تلقائي TSK-16)، الاسم (إلزامي)، الوصف، الأهمية (قائمة بالمستويات " هام جدا , هام , متوسط , منخفض الاهمية , غير هام ")، تاريخ التسليم، خانة الخصوصية " خاص " ، إضافة لمشروع (قائمة لربط المهمة بمشروع، وإن تُركت تصبح المهمة "منفصلة")، إضافة مستخدمين، وقسم المرفقات. المهمة أيضاً يمكن ربطها بمستندات تجارية مثل المشروع.
القسم 7: أثر المهام والمشاريع على المستندات
المشاريع تؤثر على كافة النظام، ويظهر ذلك في كل مستند مالي:
7.1 فاتورة المبيعات
الربط يتم من قسم معلومات إضافية أسفل الفاتورة، حيث يوجد خيار إضافة إلى مع تبديل بين مشروع ومهمة ، ثم قائمة إضافة لمشروع لاختيار المشروع (أو المهمة). توجد طريقتان: أثناء الإنشاء (املأ الفاتورة، مرّر لقسم المعلومات الإضافية، اختر المشروع/المهمة، احفظ)؛ أو لفاتورة موجودة (المبيعات ← فواتير المبيعات ← عرض بجانب الفاتورة ← قسم المعلومات الإضافية ← اختر المشروع/المهمة ← حفظ). شرط أساسي: يجب أن يكون المشروع/مركز التكلفة مضافاً مسبقاً.
7.2 تعدد مراكز التكلفة على مستوى السطر (فواتير المشتريات والإشعارات المدينة والفواتير البسيطة)
تتيح هذه الميزة اختيار مشروع مختلف لكل سطر من أسطر الفاتورة (وليس فاتورة كاملة فقط). تظهر أيقونة (رسم بياني/خيارات) بجانب كل سطر؛ بالضغط عليها تفتح نافذة "اختر مشروع" تحتوي (مشروع ولا يمكن اختيار مهمة على مستوى البند) وقائمة اختر المشروع بكل المشاريع، وزرّي حفظ وإلغاء. عند تحديد مشروع للسطر يتغيّر لون الأيقونة إلى الأزرق، ويمكن تعديله باي وقت بعد حفظ الفاتورة وذلك بالدخول الى قائمة الفواتير والضغط على " عرض " مقابل الفاتورة ومن ثم التعديل والحفظ.
القواعد المهمة لأولوية الربط: إذا حُدّد مشروع على مستوى السطر فلن يؤثر مشروع مستوى الفاتورة على هذا السطر تحديداً. أما مشروع مستوى الفاتورة فيؤثر على جميع الأسطر التي لم يُحدَّد لها مشروع على مستوى السطر. أي أن ربط السطر يتجاوز ربط الفاتورة لذلك السطر فقط.
7.3 ربط مستندات موجودة من لوحة المشروع
يمكن أيضاً الربط عكسياً: من لوحة المشروع ← تبويب المستندات التجارية ← إضافة مستند ← اختيار فاتورة/سند موجود لربطه بالمشروع.
القسم 8: أثر المهام والمشاريع على التقارير والتصفية
8.1 آلية التصفية والتحليل المتقدم
في تقرير قائمة الدخل يوجد مفتاح "تحليل متقدم" ومفتاح "فحص" أعلى التقرير، ومجموعة عناصر تحكم: تاريخ من، مقارنة بفترة سابقة / نوع البعد، فترة (عدد الفترات)، المستوى، بحث، إعادة تعيين، تصدير (Excel/PDF). عند تصفية التقرير على مشروع يظهر عنوان فرعي صريح مثل: "تم التصفية عبر المشاريع باختيار [اسم المشروع] وتم التصنيف عبر فئة" (تحقّقنا فعلياً من ظهوره باسم المشروع الذي أنشأناه).
8.2 خيارات التحليل المتقدم المتاحة
مقارنة بفترة سابقة: السنة الماضية، الشهر الماضي، الربع السابق، الأسبوع السابق، اليوم السابق. عدد الفترات الزمنية: من فترة واحدة وحتى 13 فترة (تظهر كل فترة في عمود منفصل للمقارنة). المستويات: من "عرض نوع الحساب فقط" إلى المستوى 7. نوع البعد / خيارات الأبعاد يشمل: المشاريع، العملاء، الموردين، الموظفين، المنتجات، الفروع والمخازن، الأصول الثابتة. نوع التصفية يشمل المشروع ضمن أبعاد أخرى. النتيجة: يمكن استعراض قائمة الدخل لكل مشروع (أو لكل فترة) في عمود منفصل لتسهيل المقارنة، ويمكن تصدير التقرير إلى Excel لمزيد من التحليل.
8.3 التقارير المتأثرة بربط المشاريع
قائمة الدخل (تحليل المصروفات والإيرادات لكل مشروع)، الميزانية العمومية (تحليل الأصول/الالتزامات/حقوق الملكية لكل مشروع)، كشف الحساب (تحليل الحسابات المرتبطة بكل مشروع)، ميزان المراجعة (تحليل الحسابات حسب المشاريع — مع احتمال عدم تطابق أرصدة المدين والدائن بسبب الربط الجزئي)، وقائمة التدفقات النقدية (مع احتمال عدم تطابق الرصيد النهائي بسبب عدم تطابق المدين مع الدائن المرتبط بالمشروع في القيد).
القسم 9: المخزون والمواقع للمشاريع
لتخصيص مخزون خاص لكل مشروع: اذهب إلى المنتجات والتكاليف ← المواقع ← إضافة موقع جديد، وسمِّ الموقع باسم المشروع، فتُخصَّص عمليات المشروع على هذا الموقع لتسهيل تتبّع المخزون. لديك خياران: استخدام حساب المخزون الرئيسي مع التصفية حسب الموقع في التقارير، أو إنشاء حساب مخزون منفصل لكل مشروع في شجرة الحسابات. يمكن إضافة عدة مواقع لمشاريع متعددة، ويجب تحديد الموقع الصحيح عند تنفيذ العمليات. (يظهر حقل الموقع فعلاً في فواتير المبيعات والمشتريات).
القسم 10: الأرشفة والحذف
لا يوجد حذف مباشر للمشروع من القائمة النشطة؛ الإجراء المتاح هو أرشفة. خطوات الحذف النهائي: من شاشة المشاريع اضغط أرشفة بجوار المشروع ← انتقل إلى " أرشيف المشاريع " من الخيارات العلوية ← من هناك تظهر أربعة إجراءات لكل مشروع مؤرشف: عرض، تعديل، اعادة تنشيط(Restore)، حذف نهائي (Delete). أي يمكن استرجاع المشروع للقائمة النشطة أو حذفه نهائياً من الأرشيف فقط
القسم 11: تشخيص "لماذا لا تظهر فواتير المشروع في تقرير المشروع؟" (سيناريو شائع)
عند إفادة العميل بأنه خصّص فاتورة لمشروع لكنها لا تظهر في التقرير، تحقّق بالترتيب:
أولاً – حالة الفاتورة: يجب أن تكون الفاتورة "موافق عليها" أو "مدفوعة جزئياً" أو "مدفوعة بالكامل". إذا كانت مسودة أو بانتظار الموافقة فلن تظهر في التقرير.
ثانياً – تخصيص المشروع فعلياً: افتح الفاتورة وتأكد أن المشروع مُختار فعلاً في قسم المعلومات الإضافية (أو على مستوى السطر)؛ أحياناً تُحفظ الفاتورة دون ربط مشروع بالخطأ.
ثالثاً – الفلاتر الزمنية: تأكد أن تاريخ الفاتورة يقع داخل الفترة المحددة في التقرير؛ فقد تكون خارج نطاق التاريخ. استخدم إعادة تعيين للفلاتر عند الشك.
صيغ الاستفسار المتوقعة: "ليش فواتير المشروع ما تظهر بالتقرير؟"، "خصصت فواتير للمشروع بس مو طالعة"، "فين راحت الفواتير اللي سويتها لمشروع معين؟"، "هل في شرط يخلي الفاتورة تطلع بتقرير المشروع؟"، "الفاتورة ما تطلع في التقرير، وش السبب؟".
القسم 12: الأسئلة الشائعة وإجاباتها
كيف أخصص فاتورة مبيعات لمشروع؟ من قسم المعلومات الإضافية أسفل الفاتورة، اختر مشروع/مهمة ثم القائمة المناسبة، ثم احفظ.
هل أقدر أعدّل فاتورة قديمة وأضيف لها مركز تكلفة؟ نعم؛ افتح الفاتورة عبر "عرض"، ومن المعلومات الإضافية اختر المشروع/المهمة واحفظ.
هل لازم يكون المشروع موجوداً قبل تخصيصه في الفاتورة؟ نعم، يجب إضافته أولاً.
كيف أضيف مركز تكلفة مختلفاً لكل سطر في فاتورة المشتريات؟ اضغط أيقونة السطر لفتح نافذة "اختر مشروع"، اختر المشروع للسطر واحفظ (متاح ما دامت مسودة).
كيف ألغي صلاحية إضافة/الوصول لمشروع لدى المستخدمين؟ اجعل المشروع "خاص" ثم أضف فقط المستخدمين المطلوبين عبر إضافة مستخدمين/إدارة المستخدمين. لا يمكن إخفاء قائمة المهام والمشاريع نفسها.
كيف أحذف مشروعاً؟ أرشفه أولاً ثم احذفه نهائياً من أرشيف المشاريع (أو استعده).
كيف أقارن بين مشاريع أو فترات في قائمة الدخل؟ فعّل "تحليل متقدم"، ومن نوع البعد اختر المشاريع (أو المقارنة بفترة سابقة)، وحدّد المشاريع/عدد الفترات، فتظهر كل واحدة في عمود، مع إمكانية التصدير لإكسل.
كيف أستعرض نسبة اكتمال المهام لمشروع؟ ادخل عرض المشروع؛ تظهر النسبة داخل لوحته. لا يوجد تقرير موحّد لكل المشاريع دفعة واحدة.
القسم 13: ملاحظات وأفضل ممارسات
أنشئ المشروع/مركز التكلفة قبل أي تخصيص. تأكد من اعتماد الفاتورة (ليست مسودة) لتظهر في تقارير المشروع. استخدم ربط السطر في المشتريات عند توزيع فاتورة واحدة على أكثر من مشروع. استخدم المواقع لتتبّع مخزون كل مشروع. استخدم الخصوصية "خاص" للتحكم بالوصول. راجع نطاق التاريخ في التقارير عند فقدان بيانات. انتبه لاحتمال عدم تطابق المدين/الدائن في ميزان المراجعة والتدفقات النقدية عند التصفية حسب المشروع بسبب طبيعة الربط الجزئي للقيود.