اوامر الشراء في قيود
1. تعريف عام ما هو أمر الشراء؟
أمر الشراء (Purchase Order) هو مستند يُرسله المشتري إلى المورد لطلب منتجات أو خدمات بكميات وأسعار محددة، قبل استلام الفاتورة الفعلية. في قيود، يُعد أمر الشراء الخطوة الأولى في دورة المشتريات، ويمكن تحويله لاحقًا إلى فاتورة مشتريات بضغطة واحدة.
موقعه في النظام:
القائمة الجانبية > المشتريات > أوامر الشراء
الرابط المباشر:
app.qoyod.com/tenant/purchase_orders
- أمر الشراء: هو طلب شراء يُرسل للمورد. ولا يُنشئ قيدًا محاسبيًا ماليًا بحد ذاته.
- فاتورة المشتريات: هي إثبات الشراء الفعلي من المورد.
2. دورة حياة أمر الشراء (الحالات)
يمر أمر الشراء بعدة حالات، وتختلف الإجراءات المتاحة بحسب الحالة.
مسودة (Draft)- تم حفظ أمر الشراء مبدئيًا.
- يمكن تعديله أو حذفه.
- لم يتم اعتماده بعد.
- لم يتم اعتماده بعد ولا ينشأ عنه اي قيد محاسبي
- تم إرسال امر الشراء للاعتماد.
- بانتظار موافقة المسؤول.
- لم يتم اعتماده بعد ولا ينشأ عنه اي قيد محاسبي.
- تم اعتماد أمر الشراء.
- أصبح جاهزًا للتحويل إلى فاتورة مشتريات.
- تم تحويل أمر الشراء إلى فاتورة مشتريات فعلية.
- تم إلغاء أمر الشراء.
- تجاوز تاريخ الانتهاء دون تحويله إلى فاتورة.
3. الشاشة الرئيسية لأوامر الشراء
عند فتح صفحة اوامر الشراء ستظهر العناصر التالية:
أولًا: نظرة عامة على المستنداتتشمل رسومًا بيانية تعرض:
- رسم أعمدة يوضح عدد أوامر الشراء حسب الحالة.
- رسم دائري يوضح توزيع القيم حسب الحالة.
تتضمن الحقول التالية:
- اسم المورد أو الرقم المرجعي
- المرجع
- الحالة ( تمت الفوترة , موافق عليه , بانتظار الموافقة , مسوده , متأخرة )
- الحد الأدنى للقيمة
- الحد الأعلى للقيمة
- نوع التاريخ (الإصدار أو الاستحقاق)
- من تاريخ
- إلى تاريخ
- السنة المالية
- الفترة المالية
- العملة
- المشاريع
- الفرع أو الموقع
- الحقول الإضافية ( حقل لاختيار الحقل الاضافي من قائمة منسدلة بالاضافة الى خانة لاضافة القيمة المراد التصفية عليها )
وفي أسفلها:
- بحث
- إعادة تعيين
- اسفل الخيارات ومن خلال خيار " في الصفحة " لديك إمكانية تغيير عدد النتائج في الصفحة (15، 25، 50، 75، 100).
- إنشاء أمر شراء
- تصدير
- إضافة إلى عملية التدقيق
تتضمن الأعمدة التالية:
- المرجع
- اسم المورد
- تاريخ الإصدار
- تاريخ الانتهاء
- القيمة الإجمالية
- القيمة الإجمالية بالعملة الأجنبية
- الحالة
- الخيارات
أسفل القائمة يظهر:
- عدد النتائج المعروضة.
- أرقام الصفحات.
4. إنشاء أمر شراء جديد
من زر "إنشاء أمر شراء" في صفحة اوامر الشراء او من خلال الضغط على ( + ) بجانب اوامر الشراء من القائمة المنسدلة
أولًا: بيانات الرأسيتضمن النموذج:
المرجع (إلزامي)
- رقم متسلسل يُنشأ تلقائيًا (مثل ORD000026) " يمكنك التحكم برقم المعرف وبداية رقم التسلسل وكذلك امكانية تعديل الترقيم او لا وذلك من خلال الاعدادات ومن ثم الاعدادات العامة ومن " اعدادات اوامر الشراء " من الخيارات العلوية وسيظهر لك خيار ترقيم اوامر الشراء مع خيارين ( قابل للتعديل , غير قابل للتعديل ) وكذلك رقم المعرف وابتداء رقم التسلسل "
الوصف
- وصف اختياري لأمر الشراء.
المورد (إلزامي)
- اختيار المورد من قائمة تحتوي على بحث.
- يوجد زر (+) لإضافة مورد جديد مباشرة.
- بعد اختيار المورد تظهر بياناته تلقائيًا، مثل:
- الاسم
- الهاتف
- البريد الإلكتروني
- الرقم الضريبي
- الرصيد الحالي " اجمالي السندات الغير مستعملة وغير مخصصة على الفواتير "
العملة
- الافتراضي: عملة المنشأة.
- يمكن اختيار عملات أخرى حسب العملات الاجنبية المعرفة في الاعدادات مثل:
- الدولار
- اليورو
- الدرهم
- وغيرها.
تاريخ الإصدار (إلزامي)
شروط الدفع
- يتم اختيارها من قائمة منسدلة.
- يجب تعريفها مسبقًا من الاعدادات ومن ثم شروط الدفع.
تاريخ الانتهاء (إلزامي)
الموقع ( الفرع ) وهو (إلزامي)
مثل: Main (الرئيسي).
ثانيًا: جدول بنود المنتجات
كل بند يحتوي على:
- المنتج
- الوصف
- الكمية
- سعر الوحدة
- شامل؟
- الخصم
- الإجمالي قبل الضريبة
- الضريبة %
- قيمة الضريبة
- القيمة
ملاحظات
- عند اختيار المنتج يتم تعبئة سعر الشراء والضريبة تلقائيًا من بطاقة المنتج.
- يمكن إضافة بنود جديدة عبر زر "إضافة المزيد".
- توجد قائمة خيارات إضافية (...) لكل بند.
- لا يمكن اعادة ترتيب المنتجات في المستند بعد اضافتها ويجب الحذف والترتيب يدوي.
ثالثًا: قسم الإجماليات
يشمل:
- الإجمالي الفرعي ( قبل الخصم )
- الخصم (مع تحديد حساب الخصم)
- الإجمالي قبل الضريبة
- ضريبة القيمة المضافة
- الإجمالي النهائي
مثال
منتج بسعر 1,200 ريال × 2 = 2,400 ريال
ضريبة 15% = 360 ريال
الإجمالي النهائي = 2,760 ريال
ويتم تحديث الحسابات تلقائيًا عند تعديل أي قيمة.
رابعًا: الأقسام الإضافية
يمكن فتح أو طي الأقسام التالية:
- الشروط والأحكام
- الملاحظات
- المرفقات
- معلومات إضافية
خامسًا: خيارات الحفظ
- حفظ كمسودة
- حفظ وموافقة
- حفظ
5. الضرائب والخصومات الضرائب
يدعم النظام ضرائب متعددة، من أبرزها:
- S 15% — ضريبة القيمة المضافة.
- Z 0% — ضريبة صفرية.
- E 0% — معفى من الضريبة.
- بالإضافة إلى أي نسب مخصصة داخل المنشأة.
يمكن تطبيق الخصم بطريقتين:
- على مستوى البند (نسبة أو مبلغ).
- على مستوى أمر الشراء بالكامل مع تحديد الحساب المحاسبي.
ويتم احتساب الخصم قبل الضريبة.
خانة "شامل؟"- عند تفعيلها يكون سعر الوحدة شاملًا للضريبة.
- عند إلغائها تُضاف الضريبة فوق السعر.
6. الإجراءات المتاحة على أوامر الشراء
تختلف الإجراءات حسب حالة أمر الشراء وذلك من الخيارات مقابل امر الشراء عند الدخول الى صفحة اوامر الشراء وهي :
عرض التفاصيل- متاح دائمًا.
- متاحة دائمًا.
- متاح دائمًا.
- متاح دائمًا.
- متاح دائمًا.
يفتح أمر شراء جديد بجميع بيانات الأمر الأصلي مع إنشاء رقم مرجع جديد تلقائيًا، ولا يتم حفظه إلا بعد الضغط على "حفظ".
التعديل- متاح للمسودات واوامر الشراء بانتظار الموافقة.
- يظهر فقط عندما تكون الحالة "موافق عليه".
يقوم النظام بإنشاء فاتورة مشتريات جديدة ( لا يمكن تحويلها الى فواتير بسيطة ) ونقل جميع البيانات إليها، ثم تتحول حالة أمر الشراء إلى "تمت الفوترة" مع العلم تتحول حالة امر الشراء الى تمت الفوترة فور الضغط على ايقونة تحويل لفاتورة.
الإلغاء- يظهر فقط للأوامر الشراء بحالة " موافق عليه".
يغير حالة الأمر إلى "ملغي" دون حذفه.
الحذف- متاح لجميع اوامر الشراء.
يعرض رسالة تأكيد قبل الحذف، والحذف نهائي ولا يمكن التراجع عنه.
7. البحث والتصفية والتصدير البحث الموجود في صفحة اوامر الشراء
- حقل "اسم المورد أو الرقم" يبحث في:
- اسم المورد.
- الرقم المرجعي للمورد المورد.
ولا يبحث في رقم مرجع أمر الشراء.
للبحث برقم أمر الشراء استخدم حقل "المرجع".
التصفيةيمكن التصفية حسب:
- الحالة.
- نطاق القيمة.
- تاريخ الإصدار أو الانتهاء.
- السنة المالية.
- الفترة المالية.
تبقى الفلاتر محفوظة حتى الضغط على "إعادة تعيين".
التصديرزر "تصدير" يقوم بتنزيل ملف بصيغة CSV يحتوي على القائمة.
8. صفحة تفاصيل أمر الشراء
تعرض الصفحة:
- بيانات المنشأة.
- الحالة.
- رقم المرجع.
- تاريخ الإصدار.
- تاريخ الانتهاء.
- الموقع.
- بيانات المورد.
- جدول البنود.
- تفاصيل الضرائب.
- صندوق الإجماليات.
- وصف الفاتورة.
- قسم النشاطات، ويعرض:
- من أنشأ الأمر.
- من عدله.
- وقت الإنشاء والتعديل.
- قسم التعليقات، مع إمكانية الإشارة إلى المستخدمين باستخدام (+) قبل البريد الإلكتروني.
وفي أسفل الصفحة توجد الأزرار التالية:
- طباعة.
- تحميل PDF.
- البريد الإلكتروني.
ملاحظة : بحالة تمت الفوترة لا يظهر رقم الفاتورة المرتبطة وعليك البحث عنها بشكل يدوي في فواتير المشتريات.
9. الأسئلة الشائعة (FAQ) ما الفرق بين "حفظ كمسودة" و"حفظ وموافقة"؟
- حفظ كمسودة: يحفظ الأمر دون اعتماده، ويمكن تعديله أو حذفه.
- حفظ وموافقة: يعتمد الأمر مباشرة ويصبح جاهزًا للتحويل إلى فاتورة.
كيف أحول أمر الشراء إلى فاتورة؟
يجب أن تكون الحالة "موافق عليه"، ثم اضغط "تحويل إلى فاتورة" من الخيارات مقابل امر الشراء.
لماذا لا يظهر خيار "تحويل إلى فاتورة"؟
لأن أمر الشراء ما زال:
- مسودة، أو
- بانتظار الموافقة.
او حالته " تمت الفوترة , ملغي "
عند عمل امر شراء لا يظهر معي المنتج عند اختيار المنتج؟
يجب ان يكون المنتج مضاف في المنتجات والتكاليف ويكون مفعل خيار " يشترى " فضلاً الذهاب الى قائمة المنتجات والتكاليف واضغط على " تعديل " بجوار المنتج وتحقق من ان خيار " يشترى " مفعل او لا.
كيف تُحسب الضريبة؟
تُحسب تلقائيًا حسب الضريبة المرتبطة بالمنتج، وبعد تطبيق الخصم.
مثال:
- الإجمالي: 2,400 ريال
- الضريبة: 15% = 360 ريال
- الإجمالي النهائي: 2,760 ريال
ما معنى خانة "شامل؟"
- عند تفعيلها يكون السعر شاملًا للضريبة.
- عند إلغائها تُضاف الضريبة فوق السعر.
لماذا قائمة "شروط الدفع" فارغة عند انشاء فاتورة او امر شراء؟
يجب تعريف شروط الدفع مسبقًا من الاعدادات ومن ثم شروط الدفع.
كيف أرسل أمر الشراء إلى المورد؟
يمكن ذلك من خلال:
- البريد الإلكتروني.
- تحميل PDF ثم إرساله.
- الطباعة.
كيف ألغي أمر شراء موافق عليه دون حذفه؟
استخدم خيار "إلغاء"، وستصبح الحالة "ملغي" مع الاحتفاظ بالأمر في السجل.
كيف أعرف من عدّل أمر الشراء ومتى؟
من صفحة تفاصيل أمر الشراء > "النشاطات"، حيث تُعرض جميع عمليات الإنشاء والتعديل مع اسم المستخدم والتاريخ والوقت.
كيف أصدّر أوامر الشراء؟
من زر "تصدير" أعلى صفحة أوامر الشراء، وسيتم تنزيل ملف بصيغة CSV.