ربط العملاء بالمواقع
ما الميزة؟
تتيح لمنشآت التي لديها فروع متعددة ربط كل عميل بموقع (فرع) واحد أو أكثر، بحيث تُصفّى قوائم العملاء والمستندات (فواتير، عروض أسعار، إشعارات) تلقائيًا حسب صلاحية المستخدم على الفروع. الهدف: منع موظف فرع من رؤية أو اختيار عملاء تابعين لفرع آخر لا يملك صلاحية عليه.
من يستفيد منها؟
المنشآت التي تستخدم ميزة "إدارة المواقع/الفروع" في قيود، خصوصًا التي لديها فروع بعملاء منفصلين (مثل سلاسل المحلات، الفروع الإقليمية).
أولًا: كيف تربط عميلًا بموقع (فرع)؟
هناك طريقتان، والنتيجة نفسها لأن الربط ثنائي الاتجاه:
الطريقة الأولى — من صفحة العميل:
١. ادخل الى المبيعات ومن ثم العملاء من القائمة الجانبية.
٢. اضغط على تعديل بجوار العميل المطلوب (أو أنشئ عميلًا جديدًا).
٣. في صفحة إضافة/تعديل العميل ستجد حقلًا جديدًا باسم "المواقع".
٤. اختر موقعًا واحدًا أو أكثر يتبع لها هذا العميل.
٥. احفظ. ستظهر المواقع المرتبطة الآن في صفحة تفاصيل العميل.
الطريقة الثانية — من صفحة الموقع:
١. اذهب إلى المنتجات والتكاليف ومن ثم "المواقع"
٢. اضغط على " تعديل " مقابل الموقع المطلوب.
٣. ستجد تبويبًا باسم "العملاء المرتبطون" يعرض كل العملاء المرتبطين بهذا الموقع حاليًا.
٤. من نفس الصفحة تقدر تضيف عملاء جدد للموقع أو تحذف عملاء مرتبطين.
الإضافة والحذف من أي من الطريقتين ينعكس فورًا على الطريقة الأخرى (نفس البيانات، عرض من زاويتين مختلفتين).
ثانيًا: كيف تُصفّى قائمة العملاء؟
- في صفحة قائمة العملاء، يوجد فلتر لتصفية العملاء حسب الموقع.
- تقدر تختار أكثر من موقع في نفس الوقت لعرض عملاء عدة فروع معًا.
- يوجد خيار "غير معيّن" يعرض فقط العملاء غير المرتبطين بأي موقع على الإطلاق.
- المستخدم لا يرى في هذا الفلتر إلا المواقع التي يملك صلاحية الوصول إليها؛ المواقع الأخرى لا تظهر له أصلًا.
ثالثًا: كيف تنعكس الميزة على المستندات (الفواتير، عروض الأسعار...)؟
تنطبق آلية التصفية على المستندات التالية:
- فواتير المبيعات
- الإشعارات الدائنة (Credit Notes)
- عروض الأسعار
- الإشعارات المدينة للمبيعات (Debit Notes)
- عند استنساخ أي من هذه المستندات
آلية العمل خطوة بخطوة عند إنشاء مستند جديد:
١. يفتح الموظف مستند جديد (فاتورة مثلًا) ويحدد الموقع/الفرع الخاص بالمستند.
٢. عند فتح حقل "العميل"، لا تظهر له إلا قائمة العملاء المرتبطين بالمواقع التي يملك صلاحية الوصول لها.
٣. العملاء غير المرتبطين بأي موقع يبقون مرئيين للجميع بغض النظر عن الفرع أو الصلاحية — وهذه نقطة مهمة يجب توضيحها للعميل لتفادي اللبس (يعني عدم ربط عميل = ظهوره للكل، وليس اختفاءه).
٤. إذا اختار الموظف عميلًا ثم بعد ذلك غيّر موقع/فرع المستند إلى فرع غير مرتبط بهذا العميل، يقوم النظام تلقائيًا بإعادة تعيين (إفراغ) حقل العميل حتى لا يبقى مستند بعميل لا يتبع لفرعه — هذه ميزة مزامنة تلقائية لضمان الاتساق ولا تحتاج تدخل يدوي.
رابعًا: التسجيل والتتبع
كل عمليات ربط أو إلغاء ربط عميل بموقع تُسجَّل في "تقرير عمليات المستخدمين" باسم "ربط موقع " ويظهر فيه:
- من قام بالعملية (المستخدم المسؤول)
- وقت تنفيذها
هذا يسمح لمدير المنشأة بمراجعة من عدّل ربط أي عميل ومتى، دون الحاجة لسؤال الموظفين.
خامسًا: الأثر على المنشأة ككل (نقاط يجب أن يعرفها العميل)
- العملاء الحاليون قبل التفعيل: أي عميل لم يُربط بموقع يدويًا يبقى "غير معيّن"، وبالتالي يظل ظاهرًا لجميع المستخدمين في كل الفروع كما كان سابقًا. تفعيل الميزة لا يُخفي أي عميل تلقائيًا — العزل يحدث فقط بعد أن يقوم شخص بربط العميل بموقع محدد فعليًا.
- الشرط الأساسي: الميزة تعمل فقط للمنشآت التي تستخدم "إدارة المواقع" أصلًا. المنشأة أحادية الفرع لا تتأثر ولا تحتاج لهذه الميزة.
- الصلاحيات هي المحرك الفعلي: التصفية مبنية على صلاحية المستخدم على الموقع (من إعدادات المستخدمين)، وليس على إعداد منفصل خاص بالعملاء. أي تعديل لاحق على صلاحيات المستخدم ينعكس فورًا على ما يراه من عملاء.
- لا يوجد حذف فعلي للبيانات: إلغاء ربط عميل بموقع لا يحذف العميل ولا أي مستندات سابقة له، فقط يعدّل من يستطيع رؤيته واختياره مستقبلًا.
- المستندات القديمة لا تتأثر: فاتورة صدرت سابقًا لعميل معين تبقى كما هي حتى لو تغيّر ربط ذلك العميل بالمواقع لاحقًا؛ التصفية تؤثر فقط على اختيار العميل عند إنشاء مستند جديد.