شجرة الحسابات في قيود
١. التعريف والغرض
شجرة الحسابات هي الهيكل المحاسبي الأساسي للمنشأة، وتضم جميع الحسابات مرتّبة هرمياً وفق ترقيم متسلسل.
كل عملية مالية في النظام (فاتورة، سند، قيد، راتب…) تُسجَّل في نهاية المطاف على حسابات من هذه الشجرة.
مسار الوصول:
المحاسبة ← شجرة الحسابات.
٢. الهيكل الهرمي وطبيعة الحسابات
تنقسم الشجرة إلى خمسة حسابات رئيسية تمثّل:
- ١ - الأصول (asset).
- ٢ (١٢) - الالتزامات/الدائنون (liability).
- ٣ - حقوق الملكية (owner_equity).
- ٤ - الإيرادات (revenue).
- ٥ - المصاريف (expense).
تتفرّع تحت كل حساب رئيسي مجموعات رئيسية (مثل ١٦ أصول متداولة، ١١٠١ النقد ومايعادله) ثم حسابات فرعية (مثل ١١٠١٠١ الصندوق).
الترقيم تسلسلي هرمي:
كل مستوى يضيف خانتين لرمز الأب، فمثلاً تحت "١١٠١" تُنشأ الحسابات "١١٠١٠١، ١١٠١٠٢…".
لكل حساب في الجدول الأعمدة التالية:
- اسم الحساب (مع الرمز).
- النوع (التصنيف الفرعي مثل: النقدية ومافي حكمها، حساب البنك، المخزون، المدينون، عقارات وآلات ومعدات، مصاريف مستحقة… إلخ).
- طبيعة الحساب ( الاصول , الالتزامات , حقوق الملكية , المصاريف , الايرادات ).
- الوصف.
- الرصيد (رابط ينقلك لتقرير كشف حساب للحساب).
- يمكن الدفع والتحصيل بهذا الحساب ( رمز " صح " او " اكس " ).
- والخيارات.
٣. شريط الأدوات العلوي في صفحة شجرة الحسابات
يضم الأزرار التالية:
- إضافة حساب (إنشاء حساب جديد).
- تعديل سريع (تعديل مباشر للحسابات دون فتح صفحة منفصلة).
- أرشيف الحسابات (عرض الحسابات المؤرشفة/غير النشطة).
- تحميل PDF (تصدير الشجرة PDF).
- تصدير الحسابات (تصدير شجرى الحسابات إلى Excel/xlsx).
- وإستيراد الحسابات (استيراد دفعة حسابات عبر الاكسل).
٤. أدوات البحث والعرض في صفحة شجرة الحسابات
يمكن الفلترة حسب:
- الاسم.
- الرمز.
- طبيعة الحساب (قائمة الحسابات الخمس الرئيسية ).
- النوع (قائمة طويلة بكل التصنيفات الفرعية).
الأزرار:
- بحث لتطبيق الفلاتر.
- إعادة تعيين لإلغائها.
زر توسيع الكل يفرد الشجرة بالكامل لعرض كل المستويات (ويتحول إلى "طي الكل")، أو يمكن توسيع كل فرع على حدة بالنقر على علامة + بجانب اسم الحساب الأب.
٥. إنشاء حساب جديد في شجرة الحسابات
عند الضغط على " إضافة حساب " تظهر صفحة انشاء حساب بالحقول التالية:
- حساب رئيسي:
اختيار الحساب الأب الذي يندرج تحته الحساب الجديد, بمجرد اختيار الحساب الرئيسي، يرث الحساب الجديد نوع حساب الاب تلقائياً ، ويُولّد النظام رمزاً تسلسلياً تلقائياً (مثلاً عند اختيار "١١٠١ - النقد ومايعادله" اقترح النظام الرمز "١١٠١٠٧"). هذه أفضل ممارسة لأنها تضمن سلامة التصنيف والترقيم. - نوع الحساب (إلزامي):
تابع لنوع الحساب الرئيسي. - طبيعة الحساب (إلزامي):
اختيار من:- الأصول.
- الدائنون.
- حقوق الملكية.
- الإيرادات.
- المصروفات.
- كود التأجيل (اختياري):
ربط الحساب بأحد قوالب التأجيل (DEF001، DEF002…) الموجودة في قسم "قوالب التأجيل"، ويُستخدم للمصروفات/الإيرادات المؤجلة كالإيجارات والتأمين. - الاسم الإنجليزي (إلزامي).
- الاسم العربي (إلزامي).
اسم الحساب باللغتين.
- الرمز (إلزامي):
رقم الحساب، ويُقترح تلقائياً بناءً على الأب، ويجب أن يكون فريداً. - الوصف (اختياري):
شرح موجز لطبيعة استخدام الحساب. - يمكن الدفع والتحصيل بهذا الحساب (خانة اختيار):
عند تفعيلها يصبح الحساب متاحاً كوسيلة دفع/تحصيل في سندات القبض والصرف (يُفعَّل لحسابات النقدية والبنوك).
زر الحفظ اسمه حفظ، وبجانبه إعادة تعيين لتفريغ النموذج.
بعد الحفظ يعود النظام إلى الشجرة ويظهر الحساب في موضعه الهرمي.
٦. الخيارات مقابل الحساب في شجرة الحسابات
1. عرض الحساب
عند الضغط على اشارة " العين " من الخيارات مقابل الحساب في شجرة الحسابات حيث تعرض صفحة بيانات الحساب:
- نوع الحساب.
- الاسمين العربي والإنجليزي.
- حالة "يمكن الدفع والتحصيل".
- الرمز.
- الوصف.
- الرصيد الحالي.
- والمسار الهرمي الكامل للحساب (من الحساب الرئيسي حتى الحساب).
يتوفر زر رجوع، ويمكن الوصول لكشف الحساب للحساب عبر النقر على ايقونة " كشف الحساب " من الخيارات العلوية.
2. تعديل الحساب
من أيقونة تعديل من الخيارات مقابل الحساب تُفتح صفحة "تعديل معلومات الحساب" وتتيح تعديل:
- طبيعة الحساب.
- كود التأجيل.
- الاسمين.
- الرمز.
- الوصف.
- خانة الدفع والتحصيل " لن يظهر بحال كان هناك فروع للحساب ".
- الحالة (نشط/أرشفة).
ملاحظة مهمة:
صفحة التعديل لا تتضمن حقل "حساب رئيسي" لأن نقل الحساب لأب آخر يتم عبر ميزة "نقل" المنفصلة، لا عبر التعديل.
3. نقل الحساب في الشجرة
أيقونة نقل تفتح نافذة تتيح إعادة تموضع الحساب تحت حساب رئيسي آخر داخل الشجرة ضمن نفس النوع " اي بحال كان اصل ينتقل بين الاصول " ، دون فقدان بياناته.
تُستخدم لإعادة تنظيم الهيكل المحاسبي.
4. أرشفة الحساب واستعادته
الأرشفة تتم من خلال الضغط على خيار ارشفة مقابل الحساب في شجرة الحسابات او من صفحة تعديل الحساب بتغيير حقل الحالة من "نشط" (Active) إلى "أرشفة" (Inactive) ثم الحفظ.
الحساب المؤرشف يختفي من الشجرة النشطة ويظهر في أرشيف الحسابات، ويتوقف ظهوره في قوائم اختيار الحسابات عند إنشاء عمليات جديدة، لكن بياناته وحركاته التاريخية تبقى محفوظة.
الاستعادة:
من صفحة "أرشيف الحسابات"، لكل حساب مؤرشف زر استعادة يعيد الحالة إلى "نشط".
5. حذف الحساب
من أيقونة الحذف تظهر نافذة تأكيد عنوانها "حذف"، ورسالتها "هل أنت متأكد من رغبتك في الحذف؟"، وزرّا حذف وإلغاء.
ملاحظة:
يمكن حذف الحساب فقط إذا كان بلا حركات ورصيده صفر.
أما الحسابات التي عليها حركات أو لها رصيد فلا يسمح النظام بحذفها ويبقى الحساب بعد محاولة الحذف.
البديل عن الحذف في هذه الحالة هو الأرشفة.
١١. الأثر على بقية أجزاء النظام
- الحسابات النشطة تظهر في قوائم اختيار الحسابات عبر كل النظام (القيود اليدوية، القيود السهلة، الفواتير، السندات، الرواتب…).
- تغيير الاسم/الوصف ينعكس على العرض في كل هذه الشاشات.
- الأرشفة تُخفي الحساب من قوائم الاختيار الجديدة دون المساس بالتقارير التاريخية.
- رصيد كل حساب يظهر مباشرة في الشجرة ويتغذّى من دفتر الأستاذ، وينعكس على التقارير المالية (ميزان المراجعة، قائمة الدخل، الميزانية العمومية) بحسب طبيعة الحساب.
- حساب مفعّل عليه خيار "الدفع والتحصيل" يصبح متاحاً في سندات القبض/الصرف.
١٢. الأخطاء الشائعة والتحقق من الصحة
عند الحفظ بحقول ناقصة تظهر الرسالة "هذا الحقل مطلوب" تحت الحقول الإلزامية:
- طبيعة الحساب.
- الاسم الإنجليزي.
- الاسم العربي.
- الرمز.
الرمز يجب أن يكون فريداً (يولّده النظام تلقائياً لتفادي التكرار).
طبيعة الحساب حقل قائمة يتطلب اختياراً فعلياً ولا يُحفظ ما لم يُحدَّد.