فك تخصيص سند الصرف (Deallocation) — إرجاع الفاتورة إلى حالة مستحقة
1. ما معنى «فك التخصيص»؟
عند دفعك للمورد تُنشئ سند صرف وتربط مبلغه بفاتورة معيّنة، وهذا هو «التخصيص».
أما فك التخصيص فهو التراجع عن هذا الربط فقط، بحيث:
- يُفصل مبلغ السند عن الفاتورة.
- تعود الفاتورة إلى حالة «مستحقة».
- يبقى السند موجودًا.
- يتحول مبلغ السند إلى رصيد «غير مستعمل» يمكن تخصيصه لاحقًا على فاتورة أخرى.
فك التخصيص ≠ حذف السند
- فك التخصيص: يُلغي الربط فقط ويُبقي مبلغ السند كرصيد معلّق لدى المورد.
- حذف السند: يُلغي حركة الدفع بالكامل.
2. متى تستخدمه؟
يُستخدم فك التخصيص في الحالات التالية:
- خصّصت الدفعة على الفاتورة الخطأ.
- أردت تحويل الدفعة إلى فاتورة أقدم أو أحدث.
- رغبت في إعادة توزيع مبلغ سند واحد على أكثر من فاتورة بطريقة مختلفة.
بدلًا من حذف السند وإنشائه من جديد، يمكنك فقط فك التخصيص ثم إعادة تخصيصه كما تريد.
3. أين تجده؟
المسار الفعلي
يتم فك التخصيص من صفحة تفاصيل السند وليس من قائمة السندات.
المسارالمشتريات > سندات الموردين > افتح السند المطلوب بالضغط على خيار " عرض " مقابله.
داخل صفحة التفاصيل يوجد جدول باسم:
«تخصيصات السند»
ويعرض جميع الفواتير المرتبطة بالسند مع مبالغها.
في عمود «الخيارات» أمام كل سطر توجد أيقونة سلة الحذف.
الضغط عليها هو ما يقوم بفك التخصيص.
حالة السند
قبل فك التخصيص:
- مستعمل.
بعد فك التخصيص:
- غير مستعمل.
مثال عملي عند حذف فاتورة من التخصبص
المبلغ غير المخصَّص في السند
قبل:
0.00
بعد:
460.00
جدول «تخصيصات السند»
قبل:
- يحتوي على سطر:
- SBill1-Jul-26 = 460.00.
بعد:
- أصبح فارغًا.
- المجموع = 0.00.
حالة الفاتورة SBill1-Jul-26
قبل:
- دفعت.
بعد:
- موافق عليه.
المبلغ المستحق للفاتورة
قبل:
0.00
بعد:
460.00
الرصيد الختامي للمورد
قبل:
289,631.84
بعد:
289,631.84
(لم يتغير).
إجمالي المستحق للمورد
قبل:
294,529.52
بعد:
294,989.52
(ارتفع بمقدار 460).
6. الملاحظة المحاسبية الأهم (لماذا لم يتغيّر الرصيد الختامي؟)
هذه نقطة يخطئ فيها كثير من المستخدمين.
عند فك التخصيص:
- لم يرتفع الرصيد الختامي للمورد.
- لأن السند لم يُحذف.
فالنقود خرجت بالفعل من الصندوق أو البنك وما زالت خارجة، لكنها أصبحت الآن:
رصيدًا غير مخصَّص لدى المورد.
لذلك:
- عادت الفاتورة إلى حالة مستحقة.
- وارتفع «إجمالي المستحق» بمقدار 460.
- وفي المقابل أصبح لديك سند غير مستعمل بنفس القيمة.
وبالتالي:
المحصلة الصافية = صفر.
لذلك بقي الرصيد الختامي:
289,631.84
كما هو.
إذا أردت إلغاء أثر الدفعة بالكامل وإرجاع النقد، فيجب حذف السند وليس فقط فك تخصيصه.
7. الفرق بين فك التخصيص وحذف السند
1. فك التخصيص
- تعود الفاتورة إلى حالة موافق عليها " مستحقة " .
- يبقى السند موجودًا.
- يتحول السند إلى «غير مستعمل».
- يُستخدم عند الرغبة في إعادة توزيع الدفعة على فواتير أخرى.
- تعود الفاتورة إلى حالة موافق عليها " مستحقة " .
- تُلغى حركة الدفع بالكامل.
- يعود أثر النقد إلى الحساب.
- يُستخدم عندما تكون الدفعة نفسها خاطئة ولم تحدث أصلًا.
8. ماذا تفعل بالسند بعد فك التخصيص؟
بعد فك التخصيص يصبح مبلغ السند:
«غير مستعمل».
ويكون أمامك ثلاثة خيارات:
- إعادة تخصيصه على الفاتورة الصحيحة من شاشة تخصيص السند.
- تركه كرصد معلّق لدى المورد لاستخدامه في أول فاتورة قادمة.
- حذف السند نهائيًا إذا كانت عملية الدفع نفسها خاطئة.
9. الأسئلة الشائعة
س: هل فك التخصيص يُرجع لي أموالي إلى الصندوق؟
ج: لا.
فك التخصيص لا يعيد النقد، وإنما يجعل مبلغ السند غير مخصَّص فقط.
إذا أردت إرجاع النقد فعليًا، فيجب حذف السند.
س: بعد فك التخصيص عادت الفاتورة إلى «موافق عليه» وليست «متأخرة» أو «مسودة»، هل هذا صحيح؟
ج: نعم.
ترجع الفاتورة إلى حالتها قبل الدفع مباشرة، وهي «موافق عليه» (معتمدة ومستحقة).
وقد تظهر أيضًا «متأخرة» إذا تجاوز تاريخ استحقاقها.
س: هل يمكنني فك جزء من التخصيص فقط؟
ج: فك التخصيص يُلغي سطر التخصيص كاملًا لتلك الفاتورة.
إذا أردت تخصيص مبلغ مختلف:
- افك التخصيص.
- ثم أعد التخصيص بالمبلغ الجديد.
س: فككت التخصيص بالخطأ، كيف أرجع الوضع؟
ج: أعد تخصيص السند على نفس الفاتورة بنفس المبلغ من خلال خيار "تخصيص السند " من الخيارات مقابل السند في صفحة السندات ، فتعود الفاتورة إلى حالة «دفعت».
س: هل فك التخصيص يحذف الفاتورة؟
ج: لا إطلاقًا.
الفاتورة تبقى موجودة، ويتغير فقط أنها تعود إلى حالة مستحقة.
س: لدي سند مرتبط بعدة فواتير، هل يمكن فك تخصيص فاتورة واحدة فقط؟
ج: نعم.
كل فاتورة تظهر في سطر مستقل داخل جدول «تخصيصات السند»، ولكل سطر أيقونة حذف خاصة به، ويمكنك فك التخصيص لأي فاتورة دون التأثير على باقي الفواتير.
س: أين أرى أن السند أصبح «غير مستعمل»؟
ج: من قائمة «سندات الموردين»، حيث:
- يتغير عمود «الحالة» إلى «غير مستعمل».
- ويعرض عمود «المبلغ غير المخصَّص» القيمة الكاملة.
في مثالنا:
460.00 ريال.
س: لماذا ارتفع «إجمالي المستحق» ولم يرتفع «الرصيد الختامي»؟
ج: لأن:
- الفاتورة عادت إلى حالة مستحقة، فزاد إجمالي المستحق.
- وفي المقابل أصبح السند غير المخصَّص يقابل نفس القيمة.
لذلك بقي الرصيد الصافي للمورد ثابتًا، وهذا هو السلوك المحاسبي الصحيح.