فواتير المشتريات البسيطة في قيود
1. ما هي الفاتورة البسيطة؟
الفاتورة البسيطة هي فاتورة مصروفات أو خدمات تسجّلها على المورد دون التعامل مع المخزون أو المنتجات.
تكتب فيها المبلغ مباشرةً أمام «تصنيف المصروف» (حساب المصروف) بدل اختيار صنف بكمية وسعر.
تستخدمها لأشياء مثل:
- فواتير الكهرباء.
- الإيجار.
- التسويق.
- الصيانة.
- الاستشارات.
- رسوم الخدمات.
أي مصروف لا يدخل مخزنك كبضاعة.
2. الفرق الجوهري بينها وبين فاتورة المشتريات
1. فاتورة المشتريات
- إدخال البنود: منتج + كمية + سعر وحدة.
- تؤثر على المخزون وتزيد كميات الأصناف.
- الاستخدام: شراء بضاعة للبيع أو التخزين.
- القيد المحاسبي: مخزون + ضريبة مدخلات مقابل المورد.
- تظهر في بطاقة المورد ضمن تبويب «الفواتير».
- إدخال البنود: اختيار الحساب من شجرة الحسابات مباشرة ( تصنيف مصروف ) + مبلغ مباشر.
- لا تؤثر على المخزون إطلاقًا.
- الاستخدام: مصاريف وخدمات لا تُخزَّن.
- القيد المحاسبي: حساب مصروف + ضريبة مدخلات مقابل المورد.
- تظهر في صفحةالمورد عند استعراضه ضمن تبويب مستقل «الفواتير البسيطة».
- إذا كان ما تشتريه بضاعة تدخل المخزن، استخدم «فاتورة مشتريات».
- إذا كان مصروفًا أو خدمة (كهرباء، إيجار، دعاية، صيانة...)، استخدم «فاتورة بسيطة».
3. حالات الفاتورة البسيطة
1. مسودة
- غير معتمدة
- لا تؤثر على الحسابات.
- قابلة للتعديل
- مُرسلة لمن يملك صلاحية الاعتماد.
- غير معتمدة
- لا تؤثر على الحسابات.
- قابلة للتعديل
- معتمدة.
- سُجّل المصروف.
- زاد ما عليك للمورد.
- لا يمكن تعديلها
- معتمدة.
- تجاوزت تاريخ استحقاقها دون سداد.
- تم دفعها كلياً او جزئياً بسند دفع.
4. الشاشة الرئيسية
الوصول:
المشتريات > فواتير بسيطة
أعلى الصفحة- رسم بياني يوزّع الفواتير حسب الحالة.
- زر «فاتورة بسيطة جديدة».
- زر «تصدير».
- المرجع.
- اسم المورد.
- تاريخ الإصدار.
- القيمة الإجمالية.
- الرصيد.
- الحالة.
- الخيارات.
- المورد/الرقم المرجعي.
- المرجع.
- الحالة ( قائمة منسدلة بالحالات )
- تاريخ الإصدار (من/إلى).
- حد أدنى للقيمة.
- حد أعلى للقيمة.
- المشروع.
- المخزن.
- السنة المالية
- الفترة المالية.
- الحقول الاضافية
5. إنشاء فاتورة بسيطة خطوة بخطوة :
لاضافة فاتورة بسيطة يتم الضغط على ( + ) بجانب خيار فاتورة بسيطة في القائمة المنسدلة في تبويبة المشتريات.
الحقول في صفحة انشاء الفاتورة البسيطة :
- المرجع ( إلزامي لكنه يُنشأ تلقائياً وهو رقم مرجعي فريد للفاتورة البسيطة ( يمكنك التحكم بتسلسل الفواتير البسيطة ورقم المعرف و ابتداء رقم التسلسل وهل الترقيم قابل للتعديل او لا من خلال الذهاب الى الاعدادات ومن ثم الاعدادات العامة ومن ثم اختر " اعدادات الفواتير البسيطة " من الخيارات العلوية ومن ثم ستظهر لك الخيارات لجعل ترقيم الفواتير البسيطة قابل للتعديل او لا وكذلك اضافة رقم المعرف و ابتداء رقم التسلسل ).
- الوصف " اختياري "
- تاريخ الإصدار " الزامي "
- المورد " الزامي " : حيث يجب اختيار مورد مضاف مسبقاً ولا يمكن حالياً من نفس الصفحة اضافة مورد.
- الموقع : الزامي
- بنود المصروف : اكتب البيان مثل : مصروف كهرباء عن شهر كذا , تصنيف المصروف " سيظهر لك حسابات المصاريف المضافة في شجرة الحسابات " , القيمة , خيار شامل؟ , تحديد نسبة الضريبة.
- بجانب البند سيظهر لك ( ... ) يمكنك الضغط عليه لتخصيص البند الى مشروع او بعد معين.
- قسم «السندات» للسداد المباشر (اختياري) : يمكنك الضغط عليه بحال كانت الفاتورة مدفوعة وذلك لتسجيل سند الصرف , وبحال تركها ستكون الفاتورة اجلة.
- اختر المورد.
- حدّد التاريخ والموقع.
- في جدول البنود اختر «تصنيف المصروف».
- أدخل قيمة المصروف.
- حدّد نسبة الضريبة.
- اختر هل المبلغ «شامل؟».
- احفظ الفاتورة.
6. أعمدة جدول البنود
يتكوّن كل سطر من:
- البيان (وصف اختياري).
- تصنيف المصروف (حساب المصروف - إلزامي).
- القيمة (المبلغ).
- شامل؟ (هل المبلغ شامل الضريبة).
- الضريبة %.
- قيمة الضريبة.
- الخصم %.
- الإجمالي.
يمكن إضافة أكثر من سطر مصروف في نفس الفاتورة.
مثال:
الفاتورة SBill1-Jun-26 تضم ثلاثة حسابات مصروف مختلفة.
8. قسم «السندات» داخل الفاتورة (سداد مباشر)
يتيح النموذج تسجيل دفعة مباشرة أثناء إنشاء الفاتورة.
الحقول تشمل:
- حساب الدفع.
- المبلغ.
- التاريخ.
- المرجع.
وبذلك تُسجَّل الفاتورة ودفعتها في خطوة واحدة إذا كانت مدفوعة فورًا.
9. أزرار الحفظ والإجراءات عند الإنشاء
- حفظ كمسودة.
- حفظ وموافقة.
- حفظ " بحال لم يكن للمستخدم صلاحية الموافقة "
- تعديل.
- موافقة.
- طباعة.
- تحميل PDF.
- طباعة.
- تحميل PDF.
الخيارات التي تظهر مقابل الفواتير البسيطة في صفحة الفواتير البسيطة :
- عرض
- طباعة
- تحميل pdf
- دفع
- تعديل ( للحالة مسودة و بانتظار الموافقة )
- .الحذف " تعمل بحال كانت الفاتورة مسودة او بانتظار الموافقة او موافق عليها " اما بحال كانت " دفعت او دفعت جزئياً " فيجب ان يتم الغاء تخصيص السند على الفاتورة و حذفه لتتمكن من حذفها )
- نسخ
10. الأثر المحاسبي
عند اعتماد الفاتورة البسيطة والموافقة عليها :
- يُسجَّل المصروف في حساب المصروف المختار.
- تُسجَّل ضريبة المدخلات.
- يزيد رصيد المورد (الدائنون) بقيمة الفاتورة.
بينما:
- لم تتغيّر أي كمية في المخزون لأنها لا تحتوي منتجات.
11. الربط بباقي النظام بالمورد
- تظهر ضمن تبويب مستقل «الفواتير البسيطة» في عند استعراض صفحة المورد في قائمة الموردين.
- تؤثر على رصيده.
- كل سطر يُرحّل إلى حساب المصروف الذي اخترته (تصنيف المصروف).
- تُسدَّد بسند صرف.
- أو عبر قسم «السندات» المدمج داخلها.
- لا يوجد أي ارتباط بالمخزون.
- وهذا هو جوهر تسميتها «بسيطة».