فواتير المشتريات في قيود
1. تعريف عام
ما هي فاتورة المشتريات؟
فاتورة المشتريات هي المستند الذي يوثّق التزامك المالي الفعلي تجاه المورد عند شراء منتجات أو خدمات. بخلاف أمر الشراء (الذي هو مجرد طلب)، فاتورة المشتريات عند اعتمادها تُسجَّل في الحسابات وتؤثر على المخزون وتُنشئ رصيدًا مستحقًا للمورد.
- الموقع: القائمة الجانبية > المشتريات > فواتير المشتريات.
- الرابط:
app.qoyod.com/tenant/bills
الفرق الجوهري عن أمر الشراء
- أمر الشراء: طلب شراء بلا أثر مالي أو مخزني.
- فاتورة المشتريات (بعد الاعتماد): تُدخل البضاعة للمخزون وتنشئ التزامًا ماليًا يُسدَّد لاحقًا بسند صرف.
2. دورة حياة فاتورة المشتريات (الحالات)
الفواتير تمر بعدة حالات، وقد تحمل الفاتورة الواحدة أكثر من حالة معًا (مثل: "موافق عليه + متأخرة + مسترجعة").
الحالات
مسودة
- حُفظت مبدئيًا.
- قابلة للتعديل والحذف.
- لم تُعتمد ولا تؤثر ماليًا أو مخزنيًا.
بإنتظار الموافقة
- مُرسلة للاعتماد.
- تنتظر موافقة المسؤول.
- قابلة للتعديل والحذف
- لم تعتمد ولا تؤثر مالياً او مخزنياً.
موافق عليه
- معتمدة.
- أثّرت على المخزون والحسابات.
- أصبحت مستحقة السداد.
دفعت جزئيًا
- سُدِّد جزء من قيمتها.
- تبقّى رصيد مستحق.
دفعت
- سُدِّدت بالكامل.
- الرصيد = 0.
متأخرة
- تجاوزت تاريخ الاستحقاق دون سداد كامل.
مسترجعة
- صدر عليها إشعار مدين (مرتجع مشتريات) كليًا أو جزئيًا.
3. الشاشة الرئيسية لفواتير المشتريات
عند الدخول الى المشتريات ومن ثم فواتير المشتريات
أ) أزرار أعلى الصفحة
- إنشاء فاتورة — لإنشاء فاتورة جديدة.
- إنشاء سند مورد — لتسجيل دفعة للمورد مباشرة.
- الإشعارات المدينة — للانتقال لمرتجعات المشتريات.
- إدارة السندات — لإدارة سندات الموردين.
- تصدير — تصدير القائمة CSV.
- إضافة إلى عملية التدقيق.
- حسب الحالة (أعمدة).
- المساهمة في الإجمالي (دائري).
- الحالة " موافق عليه , بإنتظار الموافقة , مسوده , تم الالغاء , دفعت , دفعت جزئياً , متأخرة "
- نوع التاريخ (إصدار/استحقاق).
- من–إلى تاريخ.
- السنة المالية
- الفترة المالية.
- الموقع ( الفرع ).
- المشاريع.
- العملة.
- الحقول الإضافية ( قائمة منسدلة بالحقول الاضافية بالاضافة الى خانة لكتابة القيمة المراد التصفية عليها )
- اسم المورد أو الرقم المرجعي .
- المرجع.
- حد أقل ( قيمة الفاتورة )
- حد اعلى ( قيمة الفاتورة )
- زر بحث.
- زر إعادة تعيين.
- المرجع.
- اسم المورد.
- تاريخ الإصدار.
- تاريخ الاستحقاق.
- القيمة الإجمالية.
- القيمة بالعملة الأجنبية.
- الرصيد (المتبقي غير المسدّد).
- الرصيد بالعملة الأجنبية.
- الحالة.
- الخيارات.
عمود "الرصيد" هو مؤشر السداد: مثال — فاتورة قيمتها 50 ورصيدها 20 تعني أنها "دفعت جزئيًا" وتبقّى عليها 20.
4. إنشاء فاتورة مشتريات (خطوة بخطوة)
من زر إنشاء فاتورة من الخيارات العلوية في صفحة فواتير المشتريات , او بالضغط على " + " الموجود بجانب كلمة " فواتير المشتريات " في القائمة المنسدلة :
أ) بيانات الرأس- المرجع* (إلزامي): تقدر تتحكم بترقيم فواتير المشتريات من خلال الذهاب الى الاعدادات ومن ثم الاعدادات العامة ومن ثم " اعدادات فواتير المشتريات " من الخيارات العلوية ومن ثم ستجد خيار باسم " ترقيم فواتير المشتريات " مع خيارين ( قابل للتعديل أو غير قابل للتعديل ) وكذلك " رقم المعرف : الي تبدأ فيه فاتورة المشتريات و" ابتداء رقم التسلسل " .
- وصف الفاتورة: اختياري.
- المورد* (إلزامي): قائمة بحث، وعند اختياره تظهر بياناته تلقائيًا (الاسم، الهاتف، البريد، الرقم الضريبي، الرصيد الحالي). بجانبه زر + لإضافة مورد جديد.
- العملة: افتراضيًا رعملة المنشأة.
- تاريخ الإصدار* (إلزامي).
- شروط الدفع: تحتاج إعدادًا من خلال الاعدادات ومن ثم " شروط الدفع".
- تاريخ الاستحقاق* (إلزامي): موعد السداد — تجاوزه يجعل الفاتورة "متأخرة".
- تاريخ التوريد* (إلزامي): تاريخ استلام البضاعة فعليًا.
- الموقع/الفرع* (إلزامي): يحدد المستودع الذي تدخله البضاعة.
لكل بند:
- المنتج.
- الوصف.
- الكمية. ( العدد , الوحدة )
- سعر الوحدة.
- شامل؟.
- الخصم. " قيمة او نسبة "
- الإجمالي قبل الضريبة.
- الضريبة %.
- قيمة الضريبة.
- القيمة.
عند اختيار المنتج يُعبَّأ السعر والضريبة تلقائيًا حسب البيانات التي تم ادخالها مسبقاً في تفاصيل المنتج ويمكن للمستخدم التعديل عليهم بحال كان لديه الصلاحية ، وزر إضافة المزيد لبنود إضافية.
ج) الإجماليات- الإجمالي الفرعي (قبل الخصم).
- الخصم (مع حساب الخصم).
- الإجمالي قبل الضريبة (بعد الخصم).
- ضريبة القيمة المضافة.
- الإجمالي.
- الشروط والأحكام.
- ملاحظات.
- السندات (لتسجيل دفعة فورية أثناء الإنشاء).
- المرفقات.
- معلومات إضافية. ( لاضافة مشروع معين او تعبئة حقل اضافي معد مسبقاً )
- حفظ وموافقة (اعتماد مباشر).
- حفظ كمسودة.
5. قسم "السندات" داخل الفاتورة (تسجيل الدفع الفوري)
ميزة مهمة تميّز الفاتورة:
قسم السندات يتيح تسجيل دفعة للمورد في نفس لحظة إنشاء الفاتورة، بحقول:
- رقم المرجع.
- الحساب (الصندوق/البنك الذي يخرج منه المبلغ).
- الوصف.
- التاريخ.
- المبلغ.
فتُنشأ الفاتورة وتُسدَّد (كليًا أو جزئيًا) دفعة واحدة، ويظهر أثرها فورًا على حالة الفاتورة والرصيد وعدم اضافة سند يعتبر الفاتورة اجلة.
6. الإجراءات على الفاتورة (حسب الحالة) حيث بعد اضافة فاتورة المشتريات تظهر عدة خيارات مقابل كل فاتورة مشتريات حيث الإجراءات تختلف بحسب الحالة (مجرّبة كلها) , مرفق الخيارات مقابل فواتير المشتريات :
عرض التفاصيل
- الإجراء: عرض التفاصيل.
- متى يتاح: دائمًا.
طباعة
- الإجراء: طباعة.
- متى يتاح: دائمًا.
تحميل PDF
- الإجراء: تحميل PDF.
- متى يتاح: دائمًا.
نسخ
- الإجراء: استنساخ.
- متى يتاح: دائمًا.
تعديل
- الإجراء: تعديل.
- متى يتاح: للمسودات او بانتظار الموافقة.
موافقة
- الإجراء: اعتماد الفاتورة.
- متى يتاح: للمسودات او بانتظار الموافقة.
- يظهر الخيار عند استعراض الفاتورة ولا يظهر في صفحة فواتير المشتريات.
دفع
- الإجراء: إنشاء سند صرف مرتبط.
- متى يتاح: للموافق عليها او دفعت جزئياً غير المسددة.
حذف
- الإجراء: حذف نهائي.
- متى يتاح: لفواتير المشتريات الي حالتها مسودة او بانتظار الموافقة او موافق عليها
- لا يظهر لفواتير المشتريات الي حالتها دفعت او دفعت جزئياً الا بعد الغاء تخصيص السند عنها او الاشعار المدين او حذفهم.
طباعة سند الاستلام ( التسليم )
- متى يتاح: للمعتمدة ( موافق عليها , دفعت , دفعت جزئياً )
- يظهر عند استعراض فاتورة المشتريات وليس بالخيارات مقابل فاتورة المشتريات
- يظهر الخيار بحال كان مضاف بالفاتورة منتجات مخزنة بشكل افتراضي و لا يظهر الخيار اذا لم تكن المنتجات مخزنة الا بعد تفعيله من الاعدادات وذلك بالدخول الى الاعدادات ومن ثم الاعدادات العامة ومن ثم اختيار " اعدادات فواتير المشتريات " من الخيارات العلوية ومن ثم تفعيل خيار " إظهار المنتجات غير المخزنة والمصروفات والأصول الثابتة في سند الاستلام " .والحفظ.
تفاصيل اضافية :
الموافقة على فاتورة المشتريات
- ينقل الفاتورة من "مسودة" إلى "موافق عليه".
- يُدخل البضاعة للمخزون.
- يسجّل القيد المحاسبي.
- ينشئ الالتزام على المورد.
النسخ
- يفتح فاتورة جديدة معبّأة بكل البيانات برقم مرجع جديد (مثال: Purch4-Jul-26).
- لا تُحفظ حتى تضغط حفظ.
الحذف
- يظهر تأكيد: "هل أنت متأكد من رغبتك في الحذف؟"
- الخيارات: حذف ✓ / إلغاء ✗.
- الحذف نهائي.
- تظهر رسالة: "تم حذف الفاتورة بنجاح".
طباعة سند التسليم
- مستند تسليم منفصل يتاح بعد الاعتماد.
7. الربط مع بقية أقسام المشتريات أ) الربط مع أوامر الشراء (المصدر)
عند تحويل أمر شراء معتمد إلى فاتورة، تُنشأ الفاتورة تلقائيًا ويظهر في تفاصيلها حقل "رقم أمر الشراء" يشير للأمر الأصلي.
أما الفاتورة المُنشأة مباشرة (بدون أمر شراء) فلا يظهر لها هذا الحقل، وهذا يميّز مصدر كل فاتورة.
ب) الربط مع سندات الموردين (السداد)الفاتورة المعتمدة تنشئ مبلغًا مستحقًا يُسدَّد عبر سند مورد (نوع: صرف).
يمكن السداد من:
- أيقونة الدفع في الخيارات مقابل فاتورة المشتريات.
- أو من قسم "السندات" داخلها اثناء انشاء فاتورة المشتريات
- أو من سندات الموردين بتخصيص السند لها (يدويًا أو تلقائيًا بأقدمية الفواتير).
كل سداد يقلّل "الرصيد" ويحدّث الحالة (دفعت جزئيًا ← دفعت).
ج) الربط مع الإشعارات المدينة (المرتجعات)عند إرجاع بضاعة للمورد، يُنشأ إشعار مدين من الفاتورة المعتمدة، فتصبح حالتها "مسترجعة" ويُعدَّل الرصيد والمخزون تبعًا لذلك.
د) الربط مع المخزون والحساباتاعتماد الفاتورة:
- يزيد كميات المنتجات في الموقع/الفرع المحدد.
- يسجّل قيمة المشتريات والضريبة في الحسابات.
- ينشئ ذمة دائنة للمورد.
8. الأسئلة الشائعة المتوقعة (FAQ)
س: ما الفرق بين فاتورة المشتريات وأمر الشراء؟
ج: أمر الشراء طلب مبدئي بلا أثر مالي أو مخزني. الفاتورة (بعد الاعتماد) تُدخل البضاعة للمخزون وتنشئ التزامًا ماليًا فعليًا يُسدَّد للمورد.
س: أنشأت فاتورة مشتريات ولم يتغيّر المخزون، لماذا؟
ج: لأنها ما زالت "مسودة". اضغط "موافقة" لاعتمادها فيتأثر المخزون والحسابات ومن ثم تحقق من الكمية من خلال الدخول الى التقارير ومن ثم تقرير مواقع المنتجات أو من خلال الدخول الى المنتجات والتكاليف والضغط على " عرض " مقابل المنتج والاطلاع على كمية المنتج في كل موقع ويمكنك الضغط على اسم الموقع لاستعراض الحركات التفصيلية للمنتج.
س: كيف أسدّد فاتورة لمورد؟
ج: عدة طرق:
- أيقونة الدفع في صف الفاتورة.
- أو قسم "السندات" أثناء الإنشاء.
- أو من سندات الموردين بإنشاء سند صرف وتخصيصه للفاتورة.
س: ماذا يعني عمود "الرصيد" في قائمة فواتير المشتريات ؟
ج: المبلغ المتبقي غير المسدّد من الفاتورة. عند وصوله لصفر تصبح الحالة "دفعت".
س: لماذا فاتورة المشتريات تظهر "متأخرة"؟
ج: لأن تاريخ الاستحقاق مرّ دون سداد كامل. سدّدها لإزالة حالة التأخير.
س: فاتورة المشتريات تحمل حالتين معًا (موافق عليه + متأخرة)، هل هذا طبيعي؟
ج: نعم، الحالات تتراكم لتصف وضع الفاتورة بدقة (موافق عليها، ومتأخرة السداد، وقد تكون مسترجعة ).
س: كيف أرجع بضاعة اشتريتها؟
ج: من خلال انشاء اشعار مدين لفاتورة المشتريات.
س: كيف أعرف الفاتورة الناتجة عن أي أمر شراء؟
ج: من تفاصيل الفاتورة " بالضغط على عرض مقابل فاتورة المشتريات في قائمة فواتير المشتريات " ، حقل "رقم أمر الشراء" في الاعلى يعرض الأمر الأصلي (إن وُجد).
س: منتج ضريبته صفر (Z)، لماذا لم تُضف ضريبة؟
ج: لأنه منتج غير خاضع/معفى (نسبة 0%). الضريبة تُحسب تلقائيًا حسب نوع ضريبة كل منتج.
س: ما الفرق بين "حفظ" و"حفظ وموافقة" و"حفظ كمسودة"؟
ج:
- المسودة تحفظ بلا أثر وقابلة للتعديل والحذف.
- "حفظ وموافقة" تعتمد الفاتورة مباشرة (تؤثر ماليًا ومخزنيًا).
- "حفظ" حفظ عادي دون الموافقة " بحال ان المستخدم ليس لديه صلاحية الموافقة " وستظهر الفاتورة بحالة " بانتظار الموافقة"