قسم "المواقع" في نظام قيود
1. تعريف عام ونظرة شاملة
"المواقع" (Locations) هي المستودعات / الفروع / نقاط تخزين البضائع في منشأتك داخل نظام قيود. توجد ضمن قائمة المنتجات والتكاليف في القائمة المنسدلة.
نقطة جوهرية في برنامج قيود، "الموقع" و"المستودع/المخزن" هما نفس الكيان . كل موقع يمثل مكانًا فعليًا تُخزَّن فيه الكميات، ويُربط بحساب محاسبي للمخزون، ويسجّل جميع حركات الدخول والخروج للمنتجات.
الغرض من المواقع:
- توزيع المخزون على أكثر من فرع/مستودع (مثل: المستودع الرئيسي، فرع الرياض، فرع الدمام).
- تتبّع كمية وتكلفة كل منتج في كل موقع على حدة.
- تمكين عمليات النقل بين المواقع، والجرد لكل موقع، وربط الفواتير والمبيعات والمشتريات بموقع محدد.
الوصول للقسم: القائمة المنسدلة ← المنتجات والتكاليف ← المواقع.
2. صفحة قائمة المواقع (الشاشة الرئيسية)
عند فتح الدخول الى المنتجات والتكاليف ومن ثم المواقع تظهر قائمة بجميع المواقع في جدول يحتوي الأعمدة التالية:
- الاسم الانجليزي: اسم الموقع بالإنجليزية
- الاسم العربي: اسم الموقع بالعربية
- العنوان: عنوان الموقع (اسم الشارع الذي أُدخل)
- المدينة: مدينة الموقع
- الخيارات: أيقونات الإجراءات (عرض / تعديل / حذف " يظهر للمواقع التي لا يوجد عليها اي حركة ")
عناصر التحكم في الأعلى:
- زر "إنشاء موقع" (أعلى الصفحة): لبدء إضافة موقع جديد.
- حقل بحث "الاسم" + زر "بحث": للبحث عن موقع بالاسم.
- زر "إعادة تعيين": لإلغاء البحث/الفلترة والعودة لعرض كل المواقع.
- قائمة "في الصفحة": لتحديد عدد الصفوف المعروضة (الخيارات: 15، 25، 50، 75، 100 — الافتراضي 15).
- رأس كل عمود قابل للنقر للفرز (تصاعدي/تنازلي) حسب الاسم الإنجليزي أو العربي أو العنوان أو المدينة.
- في أسفل الجدول يظهر عدّاد: "يتم عرض X مواقع".
3. إنشاء موقع جديد (خطوة بخطوة)
انقر على "إنشاء موقع"، فتظهر صفحة "إنشاء موقع" وتحتوي على قسمين: البيانات الأساسية، وتفاصيل العنوان.
أ) البيانات الأساسية (حقول أساسية)
- الاسم الانجليزي (حقل مطلوب — عليه علامة نجمة *): اسم الموقع بالإنجليزية.
- الاسم العربي (حقل مطلوب *): اسم الموقع بالعربية.
- حساب المخزون (حقل مطلوب *): قائمة منسدلة تربط الموقع بحساب محاسبي من نوع المخزون في دليل الحسابات. من أمثلة الحسابات الظاهرة في القائمة: المخزون-1، مخزون مؤقت، مخزن القلعة، مخزون المدينة ، المخزن الجديد. هذا الحساب هو الذي تُرحّل إليه قيمة المخزون محاسبيًا لهذا الموقع.
ملاحظة مهمة عن قائمة حساب المخزون: تُحمّل خياراتها لحظيًا عند الضغط عليها . يظهر في أعلى القائمة دائمًا خيار "إضافة حساب جديد" .
ب) تفاصيل العنوان (كل حقولها اختيارية)
جميع الحقول التالية اختيارية ولا تمنع الحفظ إذا تُركت فارغة:
- اسم الشارع
- رقم المبنى
- المدينة
- الحي
- الرمز البريدي
- اختر دولة (قائمة منسدلة بجميع دول العالم، ومنها: السعودية، الإمارات، الكويت، البحرين، قطر، عمان... إلخ).
- ملاحظة : عنوان الموقع سيظهر على الفواتير عندما تكون من على هذا الموقع.
ج) إنشاء حساب مخزون جديد من داخل شاشة الموقع
إذا لم يكن حساب المخزون المطلوب موجودًا، اختر "إضافة حساب جديد" من أعلى قائمة "حساب المخزون"، فتفتح نافذة منبثقة بعنوان "إنشاء حساب جديد" تحتوي على:
- حساب رئيسي * (الحساب الأب).
- طبيعة الحساب * (اختر من القائمة).
- كود التأجيل (اختياري).
- الاسم الانجليزي * و الاسم العربي *.
- الرمز * (كود الحساب، يقترحه النظام تلقائيًا ويمكن تعديله).
- الوصف (اختياري).
- زرّا "متابعة" و "إلغاء".
بعد "متابعة" يُنشأ الحساب ويُختار مباشرة لهذا الموقع دون مغادرة شاشة الموقع.
د) الحفظ
بعد تعبئة الحقول المطلوبة اضغط "حفظ". عند النجاح يُنشأ الموقع ويعود بك النظام إلى قائمة المواقع، ويظهر الموقع الجديد أعلى القائمة. زر "إلغاء" يُلغي العملية ويعيدك للقائمة دون حفظ.
4. الخيارات مقابل الموقع في قائمة المواقع
أ. عرض تفاصيل الموقع + تحركات المخزون
بالضغط على أيقونة العرض (العين) في صف الموقع في صفحة المواقع عند الدخول الى المنتجات والتكاليف ومن ثم المواقع , تفتح صفحة "تفاصيل الموقع" وتعرض:
- بيانات الموقع: الاسم، العنوان، المدينة.
- تبويب "تحركات المخزون": جدول بكل حركات الدخول والخروج للمنتجات في هذا الموقع، بالأعمدة التالية:
- التاريخ – تاريخ الحركة.
- المنتج – اسم المنتج (مع أيقونة بحث للانتقال لتفاصيله).
- المرجع – نوع المستند ورقمه الذي سبّب الحركة.
- الكمية – الكمية ووحدتها (تكون موجبة للداخل و سالبة للخروج).
- القيمة المتوسطة – متوسط تكلفة الوحدة (وفق التكلفة المتوسطة المرجّحة).
- قيمة الحركة – القيمة الإجمالية للحركة (الكمية × متوسط التكلفة).
- زر "تصدير": لتصدير جدول التحركات (يرسل الملف عبر البريد الالكتروني).
- فلاتر التحركات: فلتر بالمنتج (قائمة بكل منتجات المنشأة) + نطاق تاريخ (من/إلى) + زر بحث + إعادة تعيين.
- إذا كان عدد الحركات كبيرًا، فلن يعرضها النظام كلها في صفحة واحدة، بل يقسمها إلى عدة صفحات لتسهيل التصفح.
مصادر الحركات (أنواع المستندات التي تُنشئ حركة مخزون في الموقع):
- فاتورة مشتريات → إدخال كمية (+).
- فاتورة مبيعات → إخراج كمية (–).
- إشعار دائن → إرجاع/إدخال كمية (+).
- جرد المخزون → تسوية بالزيادة أو النقص (+/–).
- نقل المخزون → تحويل كميات بين المواقع (سالب في الموقع المُرسِل وموجب في المستقبِل).
- أوامر التصنيع (Production) → استهلاك المواد الخام (–) وإنتاج المنتج النهائي (+).
- قيد يدوي → يثبت الارصدة الافتتاحية.
ملاحظة : الجدول لا يعرض الكمية المتبقية بعد كل عملية ويمكنك الضغط على اسم المنتج ومن ثم سيحولك الى صفحة تفاصيل المنتج وبالضغط على اسم الموقع المطلوب يمكنك الاطلاع على تحركات المنتج داخل الموقع وستظهر لك الكمية المتبقية من المنتج داخل الموقع بعد كل حركة.
ب. تعديل موقع
بالضغط على أيقونة العرض (تعديل) في صف الموقع في صفحة المواقع عند الدخول الى المنتجات والتكاليف ومن ثم المواقع اضغط أيقونة التعديل (القلم) في صف الموقع لتفتح صفحة "تعديل موقع"، وهي مطابقة لصفحة الإنشاء مع تعبئة القيم الحالية مسبقًا.
- يمكن تعديل: الاسم الإنجليزي، الاسم العربي، ، وجميع تفاصيل العنوان.
- حساب المخزون (يمكن تعديله فقط بحال لا يوجد اي حركة على الموقع ) حيث بجانب حساب المخزون المختار تظهر علامة (×) لإزالة الاختيار الحالي واختيار حساب آخر.
- اضغط "حفظ" لحفظ التعديلات، أو "إلغاء" للتراجع.
ملاحظة : تغيير حساب المخزون لموقع عليه حركات سابقة غير ممكن حتى من طرف الفريق التقني لان التعديل سيُخلّ بسلامة القيود والتقارير المحاسبية المرتبطة.
ج. حذف موقع
- يظهر زر الحذف (سلة المهملات) فقط للمواقع التي لا توجد عليها أي حركات مخزون (مثل موقع أُنشئ حديثًا ولم تُسجّل عليه أي عملية).
- عند الحذف تظهر نافذة تأكيد بعنوان "التأكيد" ونصها "هل أنت متأكد؟" مع زرّي "موافق" و "إلغاء". بعد "موافق" يُحذف الموقع فورًا ويقلّ عدّاد المواقع.
ملاحظة هامة : لا يمكن حذف موقع تمّت عليه أي حركة (شراء، بيع، جرد، نقل، أو تصنيع). في هذه الحالة لا يظهر زر الحذف أصلًا في القائمة — يظهر فقط زرّا العرض والتعديل. السبب: الحذف سيُخلّ بسلامة القيود والتقارير المحاسبية المرتبطة.
البديل عن الحذف عند تعذّره: إذا أراد العميل التوقف عن استخدام موقع عليه حركات، يمكنه إعادة تسميته (مثل إضافة كلمة "قديم/موقوف") وترك رصيده صفرًا وعدم استخدامه في العمليات الجديدة، بدلًا من محاولة حذفه.
5. البحث والفرز والفلترة
- البحث: اكتب اسم الموقع في حقل "الاسم" ثم "بحث". البحث يعمل بخاصية "يحتوي على" (جزئي) ويطابق الأسماء.
- الفرز: انقر عنوان أي عمود (الاسم الإنجليزي/العربي/العنوان/المدينة) للترتيب تصاعديًا أو تنازليًا.
- استمرار الفلتر في الجلسة (ملاحظة مهمة): البحث/الفرز المطبّق يُحفظ في الجلسة ويظل فعّالًا حتى بعد التنقل. إذا رأى العميل "عددًا ناقصًا من المواقع"، فالسبب غالبًا فلتر بحث سابق ما زال مفعّلًا. الحل: الضغط على "إعادة تعيين" لاستعادة عرض جميع المواقع او ان المستخدم هو مستخدم غير رئيسي وليس له صلاحية على الموقع.
6. رسائل الأخطاء والتحقق (Validation) وكيفية حلها
عند محاولة الحفظ بحقول ناقصة تظهر رسائل تحت الحقول المعنية اثناء انشاء الموقع:
- الاسم الانجليزي فارغ → الرسالة: "يجب إدخال اسم الموقع" → الحل: أدخل الاسم الإنجليزي.
- الاسم العربي فارغ → الرسالة: "يجب إدخال اسم الموقع" → الحل: أدخل الاسم العربي.
- حساب المخزون غير مختار → الرسالة: "يجب اختيار حساب المخزون" → الحل: اختر حسابًا أو أنشئ حسابًا جديدًا.
- يوجد موقع اخر بنفس الاسم → الرسالة: " تم استخدام اسم الموقع مسبقاً "
التحقق يعمل لكل حقل بشكل مستقل؛ إذا عبّأت اسمًا واحدًا وتركت الآخر فارغًا، يظهر الخطأ فقط على الحقل الفارغ.
تفاصيل العنوان (الشارع، رقم المبنى، المدينة، الحي، الرمز البريدي، الدولة) اختيارية ولا تُطلق أي رسالة خطأ عند تركها فارغة.
7. حالات استثنائية
- مشاركة حساب المخزون بين أكثر من موقع مسموحة: يمكن ربط أكثر من موقع بنفس حساب المخزون دون أي منع أو تحذير. لكن الأفضل تخصيص حساب مخزون منفصل لكل موقع/فرع لسهولة الفصل المحاسبي والتقارير.
- الموقع الجديد يظهر بلا أي حركات في تفاصيله (جدول التحركات فارغ) حتى تُسجّل عليه أول عملية.
- إمكانية الحذف = دالة على عدم وجود حركات: وجود زر الحذف في القائمة مؤشر مباشر على أن الموقع "فارغ من الحركات" وقابل للحذف.
8. تأثير المواقع على بقية أجزاء النظام (الترابط)
- الفواتير والمشتريات والمبيعات: عند إنشاء فاتورة مبيعات/مشتريات يُحدَّد الموقع الذي تخرج منه/تدخل إليه الكمية، فتُسجَّل حركة في تفاصيل ذلك الموقع.
- نقل المخزون: يعتمد كليًا على وجود موقعين على الأقل (من موقع إلى موقع)؛ وتظهر الحركة سالبة في المُرسِل وموجبة في المستقبِل.
- الجرد: يتم لكل موقع على حدة، وأي تسوية جرد تُسجَّل كحركة في الموقع.
- أوامر التصنيع: تستهلك المواد الخام من الموقع وتُدخل المنتج النهائي إلى نفس الموقع.
- التقارير المحاسبية: قيمة كل موقع مرتبطة بـ "حساب المخزون" المختار له في دليل الحسابات، وتنعكس على ميزان المراجعة والقوائم المالية.
9. أفضل الممارسات (Best Practices)
- عبّئ تفاصيل العنوان (خصوصًا المدينة والدولة) لتسهيل الشحن والتقارير الجغرافية حتى وإن كانت اختيارية.
- استخدم "إعادة تعيين" دائمًا إذا ظهرت القائمة ناقصة للتأكد من عدم وجود فلتر عالق.