قوالب التأجيل في قيود
القسم 1: التعريف والمفهوم الأساسي
1.1 ما هي قوالب التأجيل؟
قوالب التأجيل هي أداة محاسبية في نظام قيود تتيح توزيع الإيراد أو المصروف على عدة فترات مستقبلية بشكل آلي، بدلاً من تسجيله دفعة واحدة في فترة واحدة.
الهدف هو مطابقة الإيراد/المصروف مع الفترة الزمنية الصحيحة التي يخصها (مبدأ الاستحقاق).
1.2 مثال توضيحي عملي
إذا دفع عميل اشتراكاً سنوياً بقيمة 12,000 ريال، فمن غير الصحيح تسجيل كامل المبلغ كإيراد في الشهر الأول.
باستخدام قالب تأجيل بعدد 12 فترة، يوزّع النظام المبلغ آلياً بواقع 1,000 ريال لكل شهر، وينشئ القيود الشهرية تلقائياً.
1.3 الفوائد الرئيسية للعميل
- تقارير مالية أدق لأن الإيرادات والمصروفات تظهر حسب الفترة الصحيحة.
- تقليل الأخطاء اليدوية.
- توفير الوقت بدل إنشاء قيود توزيع شهرية يدوياً.
- ضمان الالتزام بمبدأ الاستحقاق المحاسبي.
1.4 التوفّر
ميزة قوالب التأجيل متاحة لجميع الباقات في نظام قيود دون استثناء.
1.5 مسار الوصول
من القائمة الجانبية:
المحاسبة ← قوالب التأجيل.
القسم 2: شاشة قائمة قوالب التأجيل (الشاشة الرئيسية)
2.1 مكوّنات صفحة قوالب التأجيل
تعرض صفحة قوالب التأجيل عند الدخول اليها :
- زر "إنشاء قالب تأجيل جديد" في الأعلى.
- جدولاً بالقوالب الموجودة يحتوي الأعمدة التالية:
- المرجع (كود القالب مثل DEF001).
- اسم التأجيل.
- نوع التأجيل (مبيعات/مشتريات).
- طريقة الحساب (خط مستقيم).
- الحالة (نشط/غير نشط).
- الإجراءات.
2.2 عمود الإجراءات
يظهر أمام كل قالب أيقونتان فقط:
- أيقونة المعاينة (العين) لعرض تفاصيل القالب بوضع القراءة فقط.
- أيقونة تفعيل/إلغاء تفعيل (دائرة الإيقاف) لتغيير حالة القالب.
2.3 ملاحظة جوهرية عن الحذف
لا يوجد خيار حذف نهائي لقوالب التأجيل إطلاقاً.
لا تظهر أيقونة سلة/حذف في القائمة.
الطريقة الوحيدة لإيقاف استخدام قالب هي إلغاء تفعيله (تحويله إلى غير نشط).
هذا تصميم مقصود للحفاظ على سلامة القيود التاريخية المرتبطة بالقالب.
2.4 ملاحظة عن التعديل
لا تتوفر أيقونة "تعديل" مباشرة على القالب في القائمة.
المتاح هو:
- المعاينة (قراءة فقط).
- تغيير الحالة.
أي تغيير في السلوك يتم عبر إنشاء قالب جديد أو عبر ربط/فك ربط الحسابات من شجرة الحسابات.
القسم 3: نموذج بيانات القالب (الحقول وقيمها الفعلية) عند انشاء قالب جديد :
كل قالب تأجيل عند الانشاء يحتوي على الحقول التالية:
- المرجع (code):
- يُنشأ تلقائياً بالتسلسل (DEF001، DEF002…)، وقابل للتعديل.
- إلزامي
- الاسم بالعربية (name_ar):
- نص.
- إلزامي؟ نعم.
- الاسم بالإنجليزية (name_en):
- نص.
- إلزامي؟ نعم.
- الوصف (description):
- نص حر.
- إلزامي؟ لا (اختياري).
- نوع التأجيل (deferral_type):
- sales_deferral (تأجيل المبيعات).
- purchase_deferral (تأجيل المشتريات).
- إلزامي؟ نعم.
- حساب التأجيل (plutus_account_id):
- حساب من شجرة الحسابات:
يجب أن يكون نوع الحساب مطابقًا لنوع التأجيل:-
- في حال كان نوع التأجيل: تأجيل مشتريات، يجب أن يكون نوع الحساب في شجرة الحسابات مصروفات مقدمة.
- في حال كان نوع التأجيل: تأجيل مبيعات، يجب أن يكون نوع الحساب في شجرة الحسابات الإيرادات المقدمة.
- لن تظهر أي حسابات لا تحمل نوع الحساب المطلوب ضمن الخيارات.
-
- إلزامي؟ نعم.
- حساب من شجرة الحسابات:
- عدد الفترات (number_of_periods):
- رقم صحيح (مثل 5، 6، 12).
- إلزامي؟ نعم.
- طريقة الحساب (calculation_method):
- straight_line (خط مستقيم) — الخيار الوحيد المتاح حالياً.
- إلزامي؟ نعم.
- أساس تاريخ البدء (start_date_basis):
- start_of_period (بداية الفترة).
- end_of_period (نهاية الفترة).
- إلزامي؟ نعم.
- وصف قيد الفترة (period_journal_description):
- نص حر يظهر في القيود الموزّعة.
- إلزامي؟ لا (اختياري).
- سلوك المرتجعات الافتراضي (default_return_behavior):
- create_reverse_adjustment (إنشاء قيد عكسي).
- أو لا تأثير على القيود السابقة.
- إلزامي؟ لا (اختياري).
- الحالة (status):
- active (نشط).
- inactive (غير نشط).
- إلزامي؟ نعم (افتراضياً نشط).
القسم 4: خطوات إنشاء قالب تأجيل جديد (خطوة بخطوة)
4.1 المسار
اضغط زر "إنشاء قالب تأجيل جديد" أعلى شاشة قوالب التأجيل، فتفتح نافذة منبثقة مقسّمة إلى قسمين:
- المعلومات العامة.
- تفاصيل التأجيل.
4.2 قسم المعلومات العامة
- حقل المرجع:
يظهر تلقائياً برقم متسلسل (مثل DEF007) ويمكن تعديله عند الحاجة. - حقل الاسم بالعربية (إلزامي).
- اسم الإنجليزية (إلزامي).
- الوصف (اختياري لتوضيح الغرض من القالب).
4.3 قسم تفاصيل التأجيل
- اختر نوع التأجيل (تأجيل المبيعات للإيرادات، أو تأجيل المشتريات للمصروفات).
- اختر حساب التأجيل (الحساب الوسيط الذي يحتجز المبلغ مؤقتاً، مثل الإيرادات المؤجلة أو المصروفات المدفوعة مقدماً) , لكي يظهر الحساب ضمن الخيارات يجب يجب أن يكون نوع الحساب في شجرة الحسابات مطابقًا لنوع التأجيل؛ حيث يجب أن يكون نوع الحساب مصروفات مقدمة في حال كان نوع التأجيل تأجيل مشتريات، وأن يكون نوع الحساب الإيرادات المقدمة في حال كان نوع التأجيل تأجيل مبيعات. ولن تظهر أي حسابات لا تحمل نوع الحساب المطلوب.
- أدخل عدد الفترات (عدد الأشهر/الفترات التي سيوزّع عليها المبلغ).
- اختر طريقة الحساب (خط مستقيم = توزيع متساوٍ على كل الفترات، وهي الطريقة الوحيدة المتاحة).
- اختر أساس تاريخ البدء (بداية الفترة أو نهايتها، ويحدّد متى يبدأ النظام أول قيد توزيع).
- أدخل وصف قيد الفترة إن رغبت (يظهر في كل قيد موزّع).
- اختر سلوك المرتجعات الافتراضي (سلوك النظام عند استرجاع عنصر مؤجل).
- حدّد الحالة (نشط لكي يصبح القالب قابلاً للاستخدام).
4.4 الحفظ
اضغط حفظ.
لإلغاء العملية اضغط إلغاء أو زر الإغلاق (×) في أعلى النافذة.
القسم 5: شرح تفصيلي لكل خيار ومتى يُستخدم (أفضل الممارسات)
5.1 نوع التأجيل
- اختر تأجيل المبيعات (sales_deferral) عندما تتلقى مبلغاً مقدماً مقابل خدمة/منتج سيُقدَّم لاحقاً (اشتراكات، عقود صيانة سنوية، إيرادات مقبوضة مقدماً).
- اختر تأجيل المشتريات (purchase_deferral) عندما تدفع مصروفاً مقدماً يخص فترات مستقبلية (إيجارات مدفوعة مقدماً، تأمين سنوي، اشتراكات، كهرباء مدفوعة مقدماً).
5.2 حساب التأجيل (الحساب الوسيط)
هذا الحساب الأهم في الفكرة.
عند الحفظ بالتأجيل يُحمَّل كامل المبلغ أولاً على هذا الحساب الوسيط (الإيرادات المؤجلة للمبيعات، أو المصروفات المدفوعة مقدماً للمشتريات)، ثم يقوم النظام بتفريغه تدريجياً على الحساب النهائي (الإيراد/المصروف الفعلي) حسب الفترات.
أفضل ممارسة:
-
استخدم حساباً مخصصاً واضحاً للتأجيل حتى تسهل مراجعته.
-
يجب أن يكون نوع الحساب في شجرة الحسابات مطابقًا لنوع التأجيل؛ حيث يجب أن يكون نوع الحساب مصروفات مقدمة في حال كان نوع التأجيل تأجيل مشتريات، وأن يكون نوع الحساب الإيرادات المقدمة في حال كان نوع التأجيل تأجيل مبيعات. ولن تظهر أي حسابات لا تحمل نوع الحساب المطلوب.
5.3 عدد الفترات
يمثّل عدد الأشهر التي سيوزَّع عليها المبلغ (12 لعقد سنوي، 6 لنصف سنوي… إلخ).
المبلغ لكل فترة = إجمالي القيد ÷ عدد الفترات.
5.4 طريقة الحساب
المتاح حالياً خط مستقيم فقط = توزيع متساوٍ بالتساوي على جميع الفترات.
لا توجد طرق أخرى (متناقص/متغير) في الوقت الحالي.
5.5 أساس تاريخ البدء
- بداية الفترة: يبدأ التوزيع من بداية الفترة التي يقع فيها تاريخ القيد.
- نهاية الفترة: يبدأ التوزيع اعتباراً من نهاية الفترة.
يُستخدم لضبط توقيت أول قيد توزيع بدقة حسب سياسة المنشأة المحاسبية.
5.6 وصف قيد الفترة
نص يظهر في كل قيد يُنشئه النظام تلقائياً في كل فترة.
أفضل ممارسة:
اكتب وصفاً واضحاً (مثل "توزيع إيراد اشتراك شهري") ليسهل تتبّع القيود في التقارير.
5.7 سلوك المرتجعات الافتراضي
يحدّد ماذا يفعل النظام عند استرجاع عنصر مؤجل.
الخيارات المتاحة:
-
create_reverse_adjustment (إنشاء قيد عكسي).
- لا تأثير على القيود السابقة.
مهم جداً:
استرجاع العنصر سيؤدي إلى إلغاء جميع قوالب التأجيل المستقبلية المرتبطة به (أي إيقاف القيود الموزّعة التي لم تُنشأ بعد).
اتركه فارغاً إذا لم ترغب بسلوك تلقائي عند المرتجعات.
5.8 الحالة
- نشط: القالب جاهز للربط والاستخدام.
- غير نشط: القالب معطّل ولا يمكن استخدامه في قيود جديدة (لكن قيوده السابقة تبقى محفوظة).
القسم 6: ربط القالب بحساب في شجرة الحسابات (خطوة أساسية لا غنى عنها)
القالب وحده لا يعمل حتى يُربط بحساب.
خطوات الربط:
- اذهب إلى المحاسبة ← شجرة الحسابات.
- اختر الحساب المطلوب (مثل "الإيرادات الأخرى" للإيرادات، أو حساب مصروف للمشتريات).
- اضغط تعديل بجواره.
- ثم في حقل "كود التأجيل" اختر القالب المناسب.
- ثم احفظ.
بعد هذا الربط يصبح الحساب مؤهلاً للتوزيع التلقائي عند إنشاء قيد يدوي.
ملاحظة عن أثر الربط:
بمجرد ربط القالب بحساب واحد أو أكثر، يصبح القالب مرتبطاً بحسابات ولا يمكن إيقاف تفعيله (انظر القسم 8).
القسم 7: إنشاء قيد يدوي مع التأجيل (تدفق العمل الكامل)
7.1 المسار
من المحاسبة ← قيود محاسبية يدوية ← قيد يدوي جديد
7.2 حقول القيد اليدوي
- نوع الحساب (حسابات دفتر الأستاذ / دفعة من العميل / دفعة للمورد).
- الوصف (إلزامي).
- الموقع (اختياري حسب الفروع).
- التاريخ (إلزامي).
- ثم بنود القيد (الحساب، مدين، دائن، التعليقات).
- كما توجد خانات للمرفقات ومعلومات إضافية.
7.3 إدخال القيد
أدخل بنود القيد بحيث يشمل الحساب المربوط بالقالب.
مثال للإيراد:
من حساب الصندوق (مدين) ← إلى حساب الإيرادات الأخرى المربوط بالقالب (دائن).
تأكد أن مجموع المدين يساوي مجموع الدائن.
7.4 معاينة التوزيع قبل الحفظ
يمكنك الاطلاع على طريقة التوزيع قبل الحفظ بالضغط على أيقونة العين "عرض" المقابلة للحساب المربوط بالقالب في سطر القيد، فيعرض النظام جدول القيود الموزّعة المتوقعة عبر الفترات.
ملاحظة : لن تظهر ايقونة " العين " مقابل البند بحال لم يكن الحساب مرتبط بقالب تأجيل.
7.5 الحفظ مع التأجيل
اضغط زر "حفظ مع التأجيل" (وهو زر موجود فعلاً في شاشة القيد اليدوي بجانب زر إلغاء).
عندها:
- النظام يحمّل القيد بالكامل أولاً على حساب التأجيل الوسيط الذي تم اختياره في القالب.
- ثم يوزّع المبلغ على الحساب النهائي (الإيرادات الأخرى) حسب عدد الفترات.
- وينشئ القيود الدورية تلقائياً في تواريخها.
القسم 8: الحالات الاستثنائية والقيود والتنبيهات المهمة
8.1 منع إيقاف القوالب المرتبطة
عند محاولة إلغاء تفعيل قالب مرتبط بحساب واحد أو أكثر، يكون زر التفعيل معطّلاً، وتظهر رسالة عند مرور المؤشر عليه:
"لا يمكن تغيير الحالة - القالب مرتبط بحسابات أو ليس لديك صلاحيات الكتابة"
الحل:
- فك ارتباطه من جميع الحسابات في شجرة الحسابات.
- إزالة كود التأجيل من الحساب/الحسابات.
- بعدها يصبح زر التفعيل قابلاً للاستخدام.
- أو التأكد من امتلاك المستخدم للصلاحيات اللازمة.
8.2 رسالة تأكيد تغيير الحالة
عند الضغط على زر تفعيل/إيقاف قالب غير مرتبط، تظهر نافذة تأكيد:
"تأكيد تغيير الحالة – هل أنت متأكد من أنك تريد إلغاء التفعيل قالب التأجيل '[اسم القالب]'؟"
مع زرّي إلغاء وتأكيد.
عند التفعيل تظهر:
"هل أنت متأكد من أنك تريد تفعيل قالب التأجيل '[اسم القالب]'؟"
بعد التأكيد تظهر رسالة نجاح:
"تم تحديث الحالة بنجاح".
8.3 رسائل التحقق عند ترك الحقول فارغة
عند الضغط على "حفظ" مع ترك حقول إلزامية فارغة، تتلوّن الحقول بإطار أحمر وتظهر أسفل كل حقل رسالة:
"هذا الحقل مطلوب."
الحقول التي تُظهر هذه الرسالة هي:
- الاسم بالعربية.
- الاسم بالإنجليزية.
- نوع التأجيل.
- حساب التأجيل.
- عدد الفترات.
- طريقة الحساب.
- أساس تاريخ البدء.
أما المرجع والوصف ووصف قيد الفترة وسلوك المرتجعات فليست إلزامية.
8.4 أثر استرجاع العنصر المؤجل
عند استرجاع عنصر مرتبط بتأجيل، ووفقاً لسلوك المرتجعات المحدّد، يُلغي النظام جميع قوالب/قيود التأجيل المستقبلية التي لم تُرحّل بعد، وقد يُنشئ قيداً عكسياً حسب الإعداد.
انتبه لهذا الأثر قبل تنفيذ المرتجعات.
8.5 توزيع الضريبة (تنبيه مهم جداً)
افتراضياً لا تُوزَّع الضريبة على الفترات؛ تُثبَّت كاملة في القيد الأصلي.
لتوزيع الضريبة أيضاً على الفترات:
- اربط حساب الضريبة بقالب تأجيل من شجرة الحسابات.
- تعديل حساب الضريبة.
- اختيار القالب في حقل "كود التأجيل".
- حفظ.
بدون هذا الربط ستبقى الضريبة كاملة في القيد الأصلي وغير موزّعة.
8.6 توازن القيد
يجب أن يكون القيد اليدوي متوازناً (مجموع المدين = مجموع الدائن) قبل الحفظ مع التأجيل، وإلا لن يُقبل الحفظ.
القسم 9: الأسئلة الشائعة المتوقعة وإجاباتها (FAQ)
- س: هل أستطيع حذف قالب تأجيل نهائياً؟
- ج: لا. لا يوجد حذف نهائي لقوالب التأجيل. الخيار المتاح هو إلغاء تفعيله فقط، للحفاظ على سلامة القيود التاريخية.
- س: لماذا لا أستطيع إيقاف تفعيل قالب معيّن؟
- ج: لأن القالب مرتبط بحساب أو أكثر في شجرة الحسابات، أو لأنك لا تملك صلاحيات. افصل الربط من الحسابات أولاً ثم أعد المحاولة.
- س: أنشأت القالب لكن التوزيع لا يحدث. ما السبب؟
- ج: الأرجح أنك لم تربط القالب بالحساب في شجرة الحسابات عبر حقل "كود التأجيل"، أو أنك حفظت القيد بزر "حفظ" العادي بدل "حفظ مع التأجيل".
- س: ما الفرق بين تأجيل المبيعات وتأجيل المشتريات؟
- ج: تأجيل المبيعات لتوزيع الإيرادات المقبوضة مقدماً، وتأجيل المشتريات لتوزيع المصروفات المدفوعة مقدماً.
- س: هل توزّع الضريبة تلقائياً؟
- ج: لا افتراضياً. يجب ربط حساب الضريبة بقالب تأجيل لتوزيعها، وإلا تُثبّت كاملة في القيد الأصلي.
- س: أين أرى شكل التوزيع قبل الحفظ؟
- ج: اضغط أيقونة "عرض" المقابلة للحساب المربوط بالقالب داخل سطر القيد اليدوي.
- س: هل الميزة متاحة في باقتي؟
- ج: نعم، قوالب التأجيل متاحة لجميع الباقات.
- س: ماذا يحدث لحساب التأجيل الوسيط؟
- ج: يُحمَّل عليه كامل المبلغ عند الحفظ ثم يُفرَّغ تدريجياً على الحساب النهائي عبر القيود الدورية التلقائية.
- س: هل يمكن تعديل عدد الفترات بعد إنشاء القالب؟
- ج: لا يتوفر تعديل مباشر عبر القائمة؛ الأفضل إنشاء قالب جديد بالإعدادات الصحيحة وربطه بالحساب.
- س: ماذا يحدث عند استرجاع عنصر مؤجل؟
- ج: يُلغي النظام قيود التأجيل المستقبلية غير المرحّلة وقد يُنشئ قيداً عكسياً حسب "سلوك المرتجعات الافتراضي".
القسم 10: ملخص أفضل الممارسات
- سمِّ القالب باسم واضح ومطابق للغرض (مثل "اشتراكات سنوية – إيراد").
- اربط القالب دائماً بالحساب الصحيح في شجرة الحسابات قبل إنشاء القيد.
- تحقق من عدد الفترات وأساس تاريخ البدء قبل الحفظ.
- استخدم أيقونة "عرض" لمعاينة التوزيع قبل الحفظ مع التأجيل.
- اربط حساب الضريبة بقالب إذا رغبت بتوزيعها.
- لا تحاول حذف القالب — فقط عطّله بعد فك ارتباطه.
- وثّق "وصف قيد الفترة" لتسهيل تتبّع القيود في التقارير.