جرد المخزون في نظام قيود
القسم الأول: ما هو جرد المخزون ومتى يُستخدم
جرد المخزون هو عملية مطابقة الرصيد الدفتري للمنتجات في النظام مع الكمية الفعلية الموجودة في المخزن على أرض الواقع، ثم تسجيل التسويات المحاسبية اللازمة للفروقات (الزيادة أو النقص).
يُستخدم في الحالات التالية:
- الجرد الدوري (شهري/سنوي).
- عند اكتشاف تلف أو فقد أو سرقة.
- عند تصحيح أخطاء إدخال.
- لضبط أرصدة المخزون قبل إعداد القوائم المالية.
الوصول
من القائمة المنسدلة المنتجات والتكاليف ← المنتجات والتكاليف ← من الخيارات العلوية يتم اختيار " جرد المخزون ".
لبدء جرد جديد من الخيارات العلوية اضغط إنشاء جرد مخزون، وللاستيراد الجماعي اضغط استيراد جرد المخزون.
القسم الثاني: قائمة حرد المخزون :
بعد الدخول الى صفحة جرد المخزون يتم عرض قائمة بجرد المخزون المضافة مسبقاً موضحة بالاعمدة التالية:
- الموقع.
- حسابات الإيراد.
- حسابات المصروف.
- التاريخ.
- الحالة.
- الخيارات " عرض , تحميل pdf , حذف , تعديل " للمسودة او بانتظار الموافقة " , اتمام العملية " للمسودة او بانتظار الموافقة ".
- الموقع (المخزن).
- حسابات الإيراد.
- حسابات المصروف.
- التاريخ من.
- التاريخ إلى.
- الحالة.
- الحقول الإضافية المخصصة.
كما تتوفر الأدوات التالية:
- زر بحث.
- زر إعادة تعيين.
- تحديد عدد النتائج في الصفحة.
- عرض التفاصيل.
- تصدير PDF (رابط بصيغة .pdf).
- التعديل (متاح للمسودات و بانتظار الموافقة فقط كما هو موضح لاحقاً).
- اتمام العملية (متاح للمسودات و بانتظار الموافقة فقط كما هو موضح لاحقاً).
القسم الثالث: حالات الجرد الثلاث
1. حالة جرد المخزون " مسودة "
الجرد محفوظ لكنه غير معتمد ولم يؤثر على المخزون أو الحسابات بعد.
يمكن:
- تعديله.
- حذفه.
- اعتماده لاحقاً.
يُستخدم عندما تريد إدخال الأرقام على مراحل.
2. حالة جرد المخزون " بإنتظار الموافقة "
الجرد مُرسل لمرحلة اعتماد (في المنشآت التي تُفعّل نظام الموافقات/الصلاحيات)، وينتظر موافقة مستخدم مخوّل قبل أن يُطبّق ويعتبر غير معتمد ولم يؤثر على المخزون أو الحسابات بعد ويمكن تعديله او حذفه او اعتماده لاحقاً.
3. حالة جرد المخزون " تمت العملية "
الجرد معتمد ونهائي.
تم:
- تطبيق التسويات على المخزون.
- إنشاء القيود المحاسبية.
الجرد بهذه الحالة لا يمكن تعديله (يجب إنشاء جرد جديد لأي تصحيح لاحق).
القسم الرابع: حقول صفحة إنشاء جرد المخزون :
1. الموقع (إلزامي) :
المخزن أو الفرع الذي تُجري فيه الجرد (مثل: Main الرئيسي، فرع محلي-2…).
عند اختياره يجلب النظام الكميات الحالية للمنتجات من رصيد هذا الموقع تحديداً ويجب اختياره لتتمكن من البدء باضافة المنتجات التي سيطبق عليها الجرد.
2. حساب الإيراد للكميات الزائدة (إلزامي) :
الحساب المحاسبي الذي تُسجّل فيه قيمة الزيادة عند وجود كميات فعلية أكثر من الدفترية (مثال: حساب إيرادات متنوعة) وتظهر فقط حسابات حقوق ملكية او ايرادات
رسالة الخطأ عند تركه:
«يجب اختيار حساب».
3. حساب التكلفة للكميات الناقصة (إلزامي) :
الحساب الذي تُسجّل فيه قيمة النقص/العجز عند وجود كميات فعلية أقل من الدفترية (مثال: بضاعة تالفة، تكلفة البضاعة المباعة) , وتظهر فقط حسابات المصاريف وحقوق الملكية.
رسالة الخطأ:
«يجب اختيار حساب».
4. التاريخ (إلزامي)
تاريخ الجرد، ويُعبّأ افتراضياً بتاريخ اليوم.
هو التاريخ الذي تُسجّل به التسوية محاسبياً.
5. الوصف (إلزامي) :
بيان توضيحي للجرد (مثل: «جرد دوري»).
رسالة الخطأ عند تركه:
«يجب إدخال الوصف».
6. المشروع :
يمكن ربط أسطر الجرد بمشروع محدد من خلال خيار ( ... ) بجوار كل بند ، وتظهر رسالة «اختر المشروع» عند الحاجة.
7. المرفقات :
يمكن رفع ملفات داعمة (تصفّح الملفات أو السحب والإفلات) مثل محضر الجرد اليدوي.
8. معلومات إضافية
قسم قابل للطي يحتوي حقولاً إضافية ( بحال تم اعداداها مسبقاً من خلال الاعدادات ومن ثم الحقول الاضافية ) وكذلك امكانية تخصيص عملية الجرد كاملة على مشروع او مهمة معينة.
القسم الخامس: جدول المنتجات في جرد المخزون
جدول الجرد يظهر فوراً بعد تحديد الموقع و يحتوي الأعمدة التالية، ولكل صف منتج:
1. المنتج :قائمة بحث لاختيار المنتج المراد جرده (بحث تلقائي أثناء الكتابة).
2. الكمية الحالية :
حقل للقراءة فقط.
يجلبه النظام تلقائياً من رصيد المخزون الدفتري للمنتج في الموقع المختار.
3. الكمية الفعلية :
الحقل الوحيد الذي تُدخله يدوياً، وهو ما عددته فعلياً في المخزن.
4. الفرق:
حقل للقراءة فقط.
يحسبه النظام تلقائياً:
الكمية الفعلية − الكمية الحالية.
القيمة الموجبة تعني زيادة، والسالبة تعني نقص.
5. القيمة المتوسطة :
يُعبّأ تلقائياً بمتوسط تكلفة الوحدة للمنتج ولا يمكن التعديل عليه.
النص الرسمي:
«اترك الحقل فارغاً لاستخدام القيمة المتوسطة الحالية للمنتج».
6. إضافة صفوف جديدة للحرد :
عبر زر إضافة المزيد لكل منتج، أو زر حذف الصف (X الأحمر) لإزالته.
7. المسح بواسطة الباركود
زر أعلى الشاشة يوضح لك طريقة إضافة المنتجات للجدول بسرعة عبر الماسح الضوئي بدلاً من البحث اليدوي , حيث يمكنك بعد توصيل قارئ الباركود بجهازك الضغط على " اضافة المزيد " او أو استخدم الاختصار (Shift+A) ومن ثم قم بمسح باركود العناصر واحدًا تلو الآخر و ستظهر العناصر الممسوحة تلقائيًا في قائمة الجرد.
و المسح بواسطة الباركود في جرد المخزون مفيد جداً للمخازن الكبيرة.
القسم السادس: أزرار الحفظ والفرق بينها
يوجد زرّان لحفظ جرد المخزون، والفرق بينهما جوهري :
1. خيار " حفظ كمسودة "يحفظ الجرد بحالة مسودة دون تطبيق أي تسوية على المخزون أو الحسابات.
يبقى قابلاً للتعديل والاعتماد لاحقاً.
2. خيار " حفظ وموافقة " وبحال لا يوجد صلاحية الموافقة للمستخدم سيظهر فقط " حفظ " بدون موافقة :
بحال تم الحفظ والموافقة يتم اعتماد الجرد مباشرة (حالة تمت العملية)، فيُعدّل أرصدة المخزون فوراً ويُنشئ القيود المحاسبية للفروقات , لا يمكن التراجع بالتعديل بعده, وبحال لم يملك المستخدم صلاحية الموافقة والضغط على " حفظ " سيتم حفظ جرد المخزون بحالة " بانتظار الموافقة " ولن يعتمد الا بعد الموافقة عليه من قبل مستخدم لديه صلاحية الموافقة.
القسم السابع: الأثر المحاسبي والمخزوني (مبني على معاينة جرد فعلي)
عند اعتماد الجرد، يحدث تأثيران متزامنان:
- تعديل كمية المخزون.
- إنشاء قيد محاسبي بقيمة الفرق (الفرق × القيمة المتوسطة).
مثال عملي : منتج «مشمش»
- كمية حالية: 9974.
- فعلية: 10000.
- فرق: +26 قطعة.
- متوسط: 79.97.
- التغير في القيمة: +2,079.24.
(زيادة تُقيّد لحساب الإيراد للكميات الزائدة).
منتج «بلوكات»
- كمية حالية: 796.
- فعلية: 790.
- فرق: -6 وحدة.
- متوسط: 40.
- التغير في القيمة: -240.00.
(نقص يُقيّد لحساب التكلفة للكميات الناقصة).
قاعدة الاتجاه المحاسبي في جرد المخزون :
الزيادة ترفع قيمة المخزون وتُسجّل مقابلها في حساب الإيراد.
أما النقص فيخفض قيمة المخزون ويُسجّل مقابله في حساب التكلفة/المصروف.
في صفحة عرض الجرد المكتمل يوجد تبويبان مفيدان:
- جميع المنتجات.
- المنتجات بفروق متباينة فقط (لعرض العناصر التي بها فرق فقط).
بالإضافة إلى:
- سجل النشاطات (من أنشأ الجرد ومتى).
- إمكانية إضافة تعليقات ومنشنة زملاء عبر كتابة + قبل بريدهم.
القسم الثامن: استيراد الجرد بشكل جماعي عبر الضغط على " استيراد جرد المخزون " من الخيارات العلوية في صفحة جرد المخزون :
صفحة استيراد جرد المخزون تتيح إدخال جرد كبير عبر ملف Excel.
تحتوي نفس الحقول الإلزامية:
- حساب الإيراد للزائد.
- حساب التكلفة للناقص.
- التاريخ.
- الوصف.
كما تحتوي على رابط:
تحميل بصيغة Xlsx من هنا.
تملأ القالب بأرقام المنتجات والكميات الفعلية ثم ترفعه.
مناسب للمنشآت ذات آلاف الأصناف بدلاً من الإدخال اليدوي صفاً صفاً.
القسم التاسع: رسائل التحقق والأخطاء الشائعة وحلولها
لا استطيع اضافة منتج ضمن الجرد عند انشاء جرد مخزون
السبب: لم تختر الموقع أولاً.
الحل: اختر الموقع قبل إضافة المنتجات.
تنبيهات مهمة
- يجب اختيار الموقع أولاً قبل إضافة المنتجات، وإلا لن يستطيع النظام جلب الكميات الحالية.
- الكمية الحالية والفرق ومتوسط التكلفة في جرد المخزون حقول محسوبة تلقائياً؛ لا تحاول تعديلها يدوياً.
- بعد اعتماد الجرد (تمت العملية) لا يمكن تعديله؛ أي خطأ يُصحّح بجرد جديد.
القسم العاشر: أفضل الممارسات
- استخدم حفظ كمسودة أثناء العدّ الميداني الطويل ثم حفظ وموافقة عند اكتمال التأكد.
- أدخل وصفاً واضحاً ومؤرّخاً لكل جرد لتسهيل التتبع لاحقاً.
- اعتمد حسابات ثابتة ومتفق عليها مع المحاسب لتسويات الزيادة والنقص لضمان اتساق التقارير.
- استخدم المسح بالباركود أو الاستيراد بملف Excel للمخازن الكبيرة.
- راجع تبويب المنتجات بفروق متباينة فقط بعد الاعتماد للتركيز على العناصر التي تحتاج متابعة.
- أرفق محضر الجرد اليدوي في المرفقات كوثيقة داعمة.
القسم الحادي عشر: أسئلة شائعة متوقعة وإجاباتها
كيف يحسب النظام الفرق في جرد المخزون؟
تلقائياً = الكمية الفعلية − الكمية الحالية (الدفترية).
من أين تأتي الكمية الحالية في جرد المخزون ؟
يجلبها النظام تلقائياً من رصيد المخزون في الموقع المختار، وهي غير قابلة للتعديل.
ماذا أضع في «القيمة المتوسطة» في جرد المخزون ؟
اتركها ليستخدم النظام متوسط تكلفة المنتج تلقائياً
ما الفرق بين حفظ كمسودة وحفظ وموافقة في جرد المخزون؟
المسودة لا تؤثر على المخزون والحسابات وقابلة للتعديل، أما حفظ وموافقة فيعتمد الجرد ويطبّق التسويات فوراً ولا يمكن تعديله بعدها.
هل أستطيع تعديل جرد مخزون بعد اعتماده؟
لا؛ الجرد بحالة تمت العملية نهائي، صحّح الخطأ بجرد جديد.
لماذا لا تظهر لي المنتجات في الجدول في جرد المخزون؟
لأنك لم تختر الموقع بعد؛ اختره أولاً.
كيف أجري جرداً لآلاف الأصناف بسرعة؟
استخدم المسح بالباركود أو الاستيراد بملف Xlsx عبر القالب الجاهز.
أين تُسجّل الزيادة والنقص محاسبياً في جرد المخزون؟
الزيادة في حساب الإيراد للكميات الزائدة، والنقص في حساب التكلفة للكميات الناقصة، وكلاهما تحدده أنت في رأس الجرد.
هل يؤثر الجرد على تكلفة المنتج في جرد المخزون؟
الجرد يعدّل الكمية والقيمة الإجمالية للمخزون، ومتوسط التكلفة يبقى كما هو.