ربط أوامر الشراء بفواتير المشتريات وسندات الموردين

ربط أوامر الشراء بفواتير المشتريات وسندات الموردين

1. الصورة الكاملة لدورة المشتريات

في قيود، المشتريات تمر بثلاث مراحل مترابطة، كل مرحلة تُغذّي التي بعدها:

أمر الشراء ← فاتورة المشتريات ← سند المورد (الدفع)

بلغة العميل: أنت أولًا تطلب البضاعة (أمر شراء)، ثم تستلمها وتُسجّل الالتزام المالي (فاتورة)، ثم تدفع للمورد (سند صرف). أمر الشراء تعهد فقط ولا يؤثر ماليًا، بينما الفاتورة تنشئ الالتزام في الحسابات، والسند يسدّد هذا الالتزام , مع العلم يقدر العميل ينشأ فاتورة مشتريات مباشرة دون المرور باوامر الشراء.

2. الربط بين أمر الشراء وفاتورة المشتريات

كيف يتم التحويل

من قائمة أوامر الشراء، أي أمر بحالة "موافق عليه" تظهر له أيقونة "تحويل إلى فاتورة". بمجرد الضغط عليها:

يُنشئ النظام فاتورة مشتريات جديدة تلقائيًا وينقلك مباشرةً لصفحة تعديلها.
تُنقل جميع البيانات من الأمر إلى الفاتورة: المورد، المنتجات والكميات، الأسعار، الخصومات، الضرائب، الوصف، والموقع/الفرع.
يتغيّر رقم المرجع إلى مرجع فاتورة جديد (مثال مجرّب: من ORD000026 إلى Purch1-Jul-26).
تتحوّل حالة أمر الشراء تلقائيًا إلى "تمت الفوترة".

الربط المرجعي بين المستندين

في صفحة تفاصيل الفاتورة عند الضغط عل عرض مقابل فاتورة المشتريات في فواتير المشتريات يظهر حقل صريح "رقم أمر الشراء" يعرض رقم الأمر الأصلي (مثال مجرّب: ORD000026) ويكون في البيانات اعلى الصفحة أسفل الحالة ورقم المرجع , فيبقى الرابط واضحًا بين الفاتورة والأمر الذي وُلدت منه. هذا يسمح بتتبّع كل فاتورة إلى مصدرها.

الفروقات التي تضيفها فاتورة المشتريات عن أمر الشراء

الفاتورة تحتوي حقولًا وسلوكًا إضافيًا لا يوجد في أمر الشراء:

حقلان جديدان: تاريخ الاستحقاق وتاريخ التوريد (كلاهما إلزامي).
تظهر كمية المخزون المتاحة بجانب المنتج (مثال مجرّب: "جهاز جوال سامسونج A31 (998.0)")، لأن الفاتورة تؤثر على المخزون فعليًا عند اعتمادها، بخلاف أمر الشراء.
يظهر بند "المبلغ المستحق" في الإجماليات (مثال: 2,760.00 ريال) — وهو ما ستُسدّده لاحقًا عبر سند المورد.
تحتوي الفاتورة على قسم "السندات" القابل للطي (غير موجود في أمر الشراء) — وهو المكان الذي تظهر فيه سندات الدفع المرتبطة بالفاتورة.

حالات فاتورة المشتريات

مسودة، بإنتظار الموافقة، موافق عليه، دفعت، دفعت جزئيًا، متأخرة، تم الإلغاء.
عمود "الرصيد" في قائمة الفواتير يعرض المبلغ المتبقي غير المسدّد (مثال مجرّب: الرصيد 2,760.00 = الفاتورة كاملة لم تُدفع بعد). كلما دفعت جزءًا، ينقص هذا الرصيد وتتغير الحالة إلى "دفعت جزئيًا" ثم "دفعت" عند الاكتمال.

ملاحظات تشغيلية مهمة

الفاتورة المُنشأة من التحويل تُحفظ ابتداءً كـ "مسودة"، وتحتاج ضغط "موافقة" لاعتمادها وتفعيل أثرها المخزني والمحاسبي.

3. الربط بين فاتورة المشتريات وسند المورد (سندات الموردين)

سندات الموردين هي الأداة التي تُسدّد بها فواتير المشتريات (أو تُسجّل مبالغ مدفوعة/مقبوضة من المورد). موقعها: المشتريات ← سندات الموردين، ونموذج الإنشاء عبر "إنشاء سند مورد".

نوعا السند

صرف: دفعة نقدية/بنكية تخرج منك إلى المورد (لسداد فاتورة مشتريات) — وهو الأكثر استخدامًا في المشتريات.
قبض: مبلغ يُستلم من المورد (مثلًا استرداد أو مردودات).

حقول صفحة انشاء سند المورد

رقم المرجع (تلقائي مثل REC35)، الجهة* (المورد)، الحساب* (الصندوق/البنك الذي يخرج/يدخل منه المبلغ)، النوع (صرف/قبض)، الوصف، التاريخ*، العملة، المبلغ*، الموقع، وخانة مهمة: "تخصيص السند تلقائيًا حسب أقدمية الفواتير"، بالإضافة إلى المرفقات والمعلومات الإضافية.

آلية التخصيص (Allocation) — جوهر الربط

"التخصيص" يعني ربط مبلغ السند بفاتورة مشتريات معيّنة لتسديدها كليًا أو جزئيًا. هناك طريقتان:

تخصيص تلقائي: بتفعيل خانة "تخصيص السند تلقائيًا حسب أقدمية الفواتير"، يوزّع النظام المبلغ على فواتير المورد المستحقة بدءًا من الأقدم فالأحدث.
تخصيص يدوي: تختار بنفسك أي فاتورة (أو فواتير) يُطبَّق عليها المبلغ والمقدار لكل منها.

حالة التخصيص للسند

كل سند له حالة تعكس مدى ارتباطه بالفواتير:

غير مستعمل: مبلغ السند لم يُخصَّص لأي فاتورة بعد (يظهر كامل المبلغ في عمود "المبلغ غير المخصص").
مستعمل جزئيًا: جزء من السند خُصِّص لفواتير وتبقّى منه رصيد (مثال مجرّب: سند REC32 بمبلغ 1,500 والمبلغ غير المخصص 87.95).
مستعمل: كامل مبلغ السند خُصِّص لفواتير (المبلغ غير المخصص = 0).

أعمدة قائمة سندات الموردين

الجهة (المورد)، رقم المرجع، النوع (صرف/قبض)، الحساب، الوصف، التاريخ، المبلغ، المبلغ غير المخصص، الحالة، الخيارات. وتتيح التصفية حسب النوع والحالة والسنة/الفترة المالية والعملة.

5. أسئلة شائعة إضافية حول اوامر الشراء وتحويلها الى فواتير مشتريات(FAQ)

س: أنشأت أمر شراء، فلماذا لا تظهر البضاعة في المخزون؟
ج: أمر الشراء لا يؤثر على المخزون ولا الحسابات — إنه طلب فقط. يجب تحويله إلى فاتورة مشتريات واعتمادها ليتأثر المخزون والالتزام المالي.

س: كيف أعرف من أي أمر شراء أُنشئت الفاتورة؟
ج: افتح تفاصيل الفاتورة وستجد حقل "رقم أمر الشراء" يعرض مرجع الأمر الأصلي.

س: حوّلت أمر الشراء لفاتورة لكن المورد لم يُدفع له بعد، أين أسدّد؟
ج: من سندات الموردين ← إنشاء سند مورد (نوع: صرف)، اختر المورد والحساب والمبلغ، ثم خصّصه للفاتورة (يدويًا أو تلقائيًا بأقدمية الفواتير).

س: ما الفرق بين حالة "غير مستعمل" و"مستعمل" في السند؟
ج: "غير مستعمل" يعني أن مبلغ السند لم يُربط بأي فاتورة بعد، و"مستعمل" يعني أنه خُصِّص بالكامل لفواتير. "مستعمل جزئيًا" يعني أن جزءًا منه ما زال متاحًا للتخصيص.

س: دفعت مبلغًا أكبر من الفاتورة، ماذا يحدث؟
ج: يبقى الفائض كـ "مبلغ غير مخصص" في السند (حالته مستعمل جزئيًا)، ويمكنك تخصيصه لاحقًا لفاتورة أخرى لنفس المورد.

س: هل يمكنني دفع عدة فواتير بسند واحد؟
ج: نعم، السند الواحد يمكن تخصيصه على أكثر من فاتورة لنفس الجهة، إما تلقائيًا حسب الأقدمية أو يدويًا بتحديد المقدار لكل فاتورة.

س: ما الفرق بين "صرف" و"قبض" في سندات الموردين؟
ج: "صرف" مبلغ يخرج منك إلى المورد (سداد مشتريات)، و"قبض" مبلغ تستلمه من المورد (استرداد/مردودات).

س: لماذا تحتاج الفاتورة تاريخ استحقاق وتاريخ توريد بينما أمر الشراء لا؟
ج: لأن الفاتورة التزام مالي فعلي؛ تاريخ الاستحقاق يحدد موعد السداد (وتصبح "متأخرة" إن تجاوزته)، وتاريخ التوريد يوثّق استلام البضاعة فعليًا.